輸血科文檔管理制度

輸血科文檔管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)輸血科文檔管理，確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于輸血科全體工作人員。3.定義本制度所稱文檔，是指輸血科在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動中形成的各種文字、圖表、聲像等資料，包括但不限于輸血申請單、輸血記錄單、血型鑒定報(bào)告、交叉配血報(bào)告、血液出入庫記錄、質(zhì)量管理文件、科研資料、人員檔案等。4.管理原則文檔管理遵循集中統(tǒng)一、分級負(fù)責(zé)、分類管理、安全保密的原則。二、文檔管理職責(zé)1.輸血科主任職責(zé)全面負(fù)責(zé)輸血科文檔管理工作，制定和修訂文檔管理制度。定期檢查文檔管理工作，確保制度的有效執(zhí)行。對重要文檔進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。2.文檔管理員職責(zé)負(fù)責(zé)輸血科文檔的收集、整理、歸檔、保管和借閱等工作。建立文檔管理臺賬，對文檔的出入庫情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。定期對文檔進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保文檔的安全和完整。協(xié)助科室工作人員查閱和使用文檔。3.科室工作人員職責(zé)負(fù)責(zé)及時(shí)將本科室形成的文檔資料整理后交予文檔管理員。嚴(yán)格遵守文檔管理制度，正確使用和保管文檔。按照規(guī)定的程序和要求查閱和借閱文檔。三、文檔的分類與編號1.分類醫(yī)療文書類：包括輸血申請單、輸血記錄單、血型鑒定報(bào)告、交叉配血報(bào)告等。質(zhì)量管理類：如質(zhì)量管理文件、內(nèi)部審核報(bào)告、不合格項(xiàng)整改記錄等。血液管理類：血液出入庫記錄、庫存血液盤點(diǎn)記錄、血液報(bào)廢記錄等。科研教學(xué)類：科研項(xiàng)目申請書、科研論文、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)課件等。人員檔案類：員工個(gè)人簡歷、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。其他類：如科室會議記錄、設(shè)備維護(hù)記錄、辦公用品采購記錄等。2.編號文檔編號采用“年份+類別代碼+流水號”的格式。年份：用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示，如“23”表示2023年。類別代碼：根據(jù)文檔分類設(shè)置，如“YL”表示醫(yī)療文書類，“ZL”表示質(zhì)量管理類等。流水號：按照文檔形成的先后順序依次編排，從001開始。示例：23YL001表示2023年形成的第一份醫(yī)療文書類文檔。四、文檔的收集與整理1.收集科室工作人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將各自產(chǎn)生的文檔資料收集齊全，不得遺漏。對于外來文件，如上級部門下發(fā)的通知、法規(guī)文件等，由文檔管理員負(fù)責(zé)及時(shí)收集。2.整理文檔管理員對收集到的文檔資料進(jìn)行分類整理，按照編號規(guī)則進(jìn)行編號。對每份文檔進(jìn)行核對，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。去除文檔中的金屬物，如訂書釘、回形針等，保持文檔的整潔。將整理好的文檔資料按照類別順序排列，放入相應(yīng)的文件夾或檔案盒中。五、文檔的歸檔1.歸檔時(shí)間醫(yī)療文書類文檔應(yīng)在輸血完成后一周內(nèi)歸檔。質(zhì)量管理類文檔應(yīng)在相關(guān)工作完成后及時(shí)歸檔。血液管理類文檔應(yīng)每日歸檔?？蒲薪虒W(xué)類文檔應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或?qū)W期結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。人員檔案類文檔應(yīng)隨時(shí)歸檔。其他類文檔應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔。2.歸檔要求歸檔的文檔應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠真實(shí)反映輸血科的工作情況。歸檔的文檔應(yīng)按照分類和編號順序排列，便于查找和利用。歸檔的文檔應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案盒或文件夾，并在盒面或文件夾上標(biāo)明類別、年份、起止編號等信息。歸檔的文檔應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨文檔一起保存，一份單獨(dú)成冊，便于查閱。六、文檔的保管1.保管場所輸血科應(yīng)設(shè)立專門的文檔保管室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。文檔保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.保管方式文檔應(yīng)按照類別和年份分別存放，不同類別的文檔之間應(yīng)留有一定的間隔，便于查找。對重要的文檔應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用電子存儲或紙質(zhì)復(fù)印等，備份文檔應(yīng)與原件分開保管。定期對文檔進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.保管期限醫(yī)療文書類文檔的保管期限為10年。質(zhì)量管理類文檔的保管期限為5年。血液管理類文檔的保管期限為3年?？蒲薪虒W(xué)類文檔的保管期限根據(jù)項(xiàng)目或教學(xué)活動的性質(zhì)確定，一般不少于3年。人員檔案類文檔應(yīng)長期保管。其他類文檔的保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般不少于1年。七、文檔的借閱1.借閱范圍因工作需要，輸血科內(nèi)部工作人員可以借閱本科室的文檔資料。外單位人員因特殊原因需要借閱輸血科文檔資料的，須經(jīng)輸血科主任批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。2.借閱手續(xù)借閱人應(yīng)填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。科室內(nèi)部人員借閱文檔，由文檔管理員審核后，報(bào)科室主任批準(zhǔn)。外單位人員借閱文檔，需持單位介紹信或工作證，經(jīng)輸血科主任批準(zhǔn)后，由文檔管理員辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在《文檔借閱登記表》上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取借閱的文檔資料。3.借閱期限科室內(nèi)部人員借閱文檔的期限一般不超過一周，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。外單位人員借閱文檔的期限一般不超過三天，特殊情況需延長借閱期限的，須經(jīng)輸血科主任批準(zhǔn)。4.借閱要求借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文檔資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文檔上涂改、污損、圈劃、抽取、撤換等。借閱人應(yīng)按時(shí)歸還借閱的文檔資料，如不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人歸還文檔時(shí)，文檔管理員應(yīng)認(rèn)真核對文檔的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、文檔的查閱1.查閱范圍輸血科內(nèi)部工作人員因工作需要可以查閱本科室的文檔資料。外單位人員因工作需要查閱輸血科文檔資料的，須經(jīng)輸血科主任批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。2.查閱手續(xù)查閱人應(yīng)填寫《文檔查閱申請表》，注明查閱文檔的名稱、編號、查閱目的等信息?？剖覂?nèi)部人員查閱文檔，由文檔管理員審核后，報(bào)科室主任批準(zhǔn)。外單位人員查閱文檔，需持單位介紹信或工作證，經(jīng)輸血科主任批準(zhǔn)后，由文檔管理員辦理查閱手續(xù)。查閱人應(yīng)在《文檔查閱登記表》上簽字確認(rèn)，在文檔管理員指定的地點(diǎn)查閱文檔。3.查閱要求查閱人應(yīng)遵守文檔查閱場所的規(guī)定，保持安靜，不得大聲喧嘩。查閱人不得擅自將文檔帶出查閱場所，如需復(fù)印或摘抄文檔內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)文檔管理員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱人查閱完畢后，應(yīng)將文檔資料歸還原位，不得隨意亂放。九、文檔的保密1.保密范圍輸血科文檔中涉及患者個(gè)人隱私、醫(yī)療技術(shù)秘密、科研項(xiàng)目內(nèi)容等信息屬于保密范圍。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得泄露文檔中的保密信息。2.保密措施文檔管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對文檔的保管和借閱情況進(jìn)行保密。借閱和查閱文檔的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將文檔中的保密信息泄露給無關(guān)人員。對涉及保密信息的文檔，應(yīng)在文檔上標(biāo)明“保密”字樣，并采取加密存儲、限制訪問等措施。定期對文檔管理人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識。十、文檔的銷毀1.銷毀范圍超過保管期限且無保存價(jià)值的文檔資料。因保管不善導(dǎo)致?lián)p壞、變質(zhì)無法使用的文檔資料。經(jīng)批準(zhǔn)不再需要保存的文檔資料。2.銷毀程序文檔管理員定期對需要銷毀的文檔進(jìn)行清理和登記，填寫《文檔銷毀申請表》，注明文檔的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。《文檔銷毀申請表》經(jīng)輸血科主任審核批準(zhǔn)后，由文檔管理員組織實(shí)施銷毀。銷毀文檔時(shí)，應(yīng)至少有兩名工作人員在場監(jiān)督，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《文檔銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。對銷毀的文檔應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等信息，記錄應(yīng)保存三年。十一、文檔管理的信息化1.建立文檔管理信息系統(tǒng)輸血科應(yīng)建立文檔管理信息系統(tǒng)，將文檔資料進(jìn)行電子化存儲，實(shí)現(xiàn)文檔的信息化管理。文檔管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備文檔的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，方便工作人員使用。2.數(shù)據(jù)備份與