本地采購組織管理制度

本地采購組織管理制度總則目的為規(guī)范本地采購組織的運作，確保采購活動的高效、有序進行，保障公司利益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內部負責本地采購業(yè)務的所有部門、團隊及相關工作人員?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.效益原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公平公正原則：對待所有供應商一視同仁，確保采購過程的公平、公正，維護公司良好形象。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。采購組織架構及職責采購部門設置公司設立采購部，采購部下設采購經理、采購主管、采購專員等崗位。各崗位職責1.采購經理全面負責采購部的日常管理工作，制定采購部工作計劃和目標，并組織實施。建立和完善采購管理制度、流程和標準，確保采購工作規(guī)范、高效進行。負責供應商的開發(fā)、評估、選擇和管理，建立供應商檔案，維護良好的供應商合作關系。審核采購訂單，控制采購成本和交貨期，確保采購任務按時、按質、按量完成。協(xié)調采購部與其他部門之間的工作關系，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。定期向上級領導匯報采購工作情況，提供采購數(shù)據分析和建議。2.采購主管協(xié)助采購經理開展采購部日常管理工作，負責具體采購項目的組織和實施。按照采購計劃，篩選和確定供應商，進行商務談判，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調供應商解決交貨過程中出現(xiàn)的問題，確保貨物按時交付。負責采購成本的控制和分析，提出降低采購成本的建議和措施。收集市場信息，了解行業(yè)動態(tài)，為采購決策提供參考依據。協(xié)助采購經理管理采購團隊，指導和培訓采購專員工作。3.采購專員根據采購計劃和任務，負責具體采購項目的詢價、比價、議價工作。協(xié)助采購主管與供應商溝通協(xié)調，跟進采購訂單的下達、執(zhí)行和驗收等環(huán)節(jié)。整理和歸檔采購相關文件、資料，建立采購臺賬。協(xié)助采購主管進行采購成本核算和分析，提供采購數(shù)據支持。完成上級領導交辦的其他臨時性工作任務。采購流程采購需求提出1.各部門根據工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交至采購部。2.《采購申請表》需經部門負責人審核簽字后生效，對于金額較大或重要的采購項目，還需報上級領導審批。采購計劃制定1.采購部收到《采購申請表》后，采購專員對采購需求進行匯總和分析。2.根據采購需求和公司庫存情況，采購主管制定采購計劃，明確采購物品或服務的采購時間、采購方式、預算金額等內容。3.采購計劃經采購經理審核后，報上級領導批準。供應商選擇與評估1.采購專員根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，收集其公司資質、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面的信息。3.采購主管組織相關人員對篩選后的供應商進行實地考察或評估，填寫《供應商評估表》。評估內容包括供應商的生產能力、質量管理體系、財務狀況、信譽等方面。4.根據評估結果，選擇合適的供應商，并建立供應商檔案。供應商檔案應包括供應商基本信息、評估記錄、合作歷史、交易記錄等內容。采購合同簽訂1.采購主管與選定的供應商就采購物品或服務的價格、質量、交貨期、付款方式等條款進行商務談判。2.談判達成一致后，采購專員起草采購合同，明確雙方的權利和義務。3.采購合同經采購經理審核后，報上級領導審批。審批通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂采購合同。采購訂單下達1.采購專員根據采購合同，填寫《采購訂單》，明確采購物品或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點、付款方式等信息。2.《采購訂單》經采購主管審核后，發(fā)送給供應商，并要求供應商簽字確認。采購訂單跟蹤與催貨1.采購專員負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應商的生產進度、發(fā)貨情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應商可能無法按時交貨，采購專員應及時與供應商溝通協(xié)調，了解原因，并要求供應商采取措施確保按時交貨。3.對于重要或緊急的采購訂單，采購專員應定期向采購主管匯報訂單執(zhí)行情況，必要時可到供應商現(xiàn)場進行催貨。貨物驗收1.采購物品或服務到貨前，采購專員應通知相關部門做好驗收準備工作。2.貨物到貨后，由采購專員、使用部門人員等組成驗收小組，按照采購合同和相關標準對貨物進行驗收。3.驗收內容包括貨物的數(shù)量、質量、規(guī)格、型號等方面。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，驗收小組應及時與供應商溝通協(xié)商解決辦法，并做好記錄。4.驗收合格后，驗收小組填寫《驗收報告》，經使用部門負責人簽字確認后，采購專員將驗收結果反饋給財務部門，作為付款的依據。采購付款1.采購專員根據采購合同和驗收報告，填寫《付款申請單》，注明采購物品或服務的名稱、金額、付款方式、付款時間等信息。2.《付款申請單》經采購主管審核后，報財務部門審核。財務部門審核通過后，報上級領導審批。3.審批通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間向供應商支付貨款。采購成本控制成本預算編制1.采購部在制定采購計劃時，應同時編制采購成本預算。采購成本預算應包括采購物品或服務的價格、運輸費用、稅費、檢驗檢測費用等各項費用。2.采購成本預算經采購經理審核后，報上級領導批準。成本控制措施1.采購人員應通過市場調研、詢價、比價、議價等方式，選擇性價比高的供應商和采購物品或服務，降低采購價格。2.優(yōu)化采購批量，根據公司的生產經營需求和庫存情況，合理確定采購批量，降低采購成本。3.加強與供應商的溝通與合作，爭取更有利的付款方式、交貨期等條款，降低采購成本。4.嚴格控制采購過程中的各項費用支出，如運輸費用、檢驗檢測費用等，確保費用支出合理合規(guī)。5.定期對采購成本進行分析和評估，總結經驗教訓，不斷改進采購成本控制措施。供應商管理供應商開發(fā)1.采購部應根據公司業(yè)務發(fā)展需要，制定供應商開發(fā)計劃，積極尋找新的供應商。2.供應商開發(fā)途徑包括網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦、參加行業(yè)展會等。3.對新開發(fā)的供應商進行初步篩選和評估，收集其公司資質、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面的信息。供應商評估與考核1.采購部定期對供應商進行評估和考核，評估周期為[具體周期]。2.評估內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態(tài)度等方面。評估方式包括實地考察、問卷調查、數(shù)據分析等。3.根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優(yōu)秀供應商，給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策；對于不合格供應商，及時采取措施進行整改或淘汰。供應商關系維護1.采購部應與供應商保持密切溝通與合作，定期回訪供應商，了解其生產經營情況和需求，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.建立供應商投訴處理機制，對于供應商的投訴和建議，及時進行處理和反饋，維護良好的供應商合作關系。3.組織供應商參加培訓和交流活動，促進供應商提高產品質量和服務水平。采購風險管理風險識別與評估1.采購部應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，風險識別范圍包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。2.采用定性和定量相結合的方法對風險進行評估，確定風險等級。對于高風險事項，應制定相應的風險應對措施。風險應對措施1.市場風險應對措施密切關注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動、供求關系變化等信息，為采購決策提供參考依據。建立市場價格預警機制，當市場價格出現(xiàn)異常波動時，及時調整采購策略。2.供應商風險應對措施加強供應商管理，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商合作。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，降低供應商違約風險。建立供應商備用機制，當主要供應商出現(xiàn)問題時，能夠及時切換到備用供應商，確保采購業(yè)務的連續(xù)性。3.質量風險應對措施加強采購物品或服務的質量檢驗檢測工作，嚴格按照相關標準和合同要求進行驗收。要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾，確保采購物品或服務的質量符合要求。建立質量問題反饋和處理機制，對于出現(xiàn)的質量問題，及時與供應商溝通協(xié)商解決辦法，并追究相關責任。4.合同風險應對措施加強采購合同管理，確保合同條款明確、合法、合規(guī)，避免合同糾紛。對采購合同進行審核和審批，確保合同的簽訂和履行符合公司利益。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時了解合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。5.法律風險應對措施加強采購人員的法律法規(guī)培訓，提高法律意識，確保采購活動合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，咨詢公司法律顧問，對合同條款進行法律審核，避免法律風險。關注國家法律法規(guī)政策變化，及時調整采購策略和合同條款，確保公司采購活動符合法律法規(guī)要求。信息管理采購信息收集1.采購人員應通過多種渠道收集采購相關信息，包括市場價格信息、供應商信息、產品質量信息、行業(yè)動態(tài)信息等。2.建立采購信息收集渠道清單，明確信息來源、收集方式、收集頻率等內容。采購信息整理與分析1.采購專員負責對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數(shù)據庫。2.定期對采購信息進行分析，提取有價值的信息，為采購決策提供支持。分析內容包括市場價格走勢、供應商績效評估、采購成本分析等方面。采購信息共享1.采購部應建立采購信息共享機制，確保采購信息在部門內部和相關部門之間及時、準確地傳遞和共享。2.對于重要的采購信息，應及時向上級領導匯報，為公司決策提供參考依據。監(jiān)督與審計內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對采購業(yè)務進行審計，檢查采購活動是否符合公司制度和流程要求，采