文件資料歸類管理制度

文件資料歸類管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文件資料的規(guī)范化管理，提高文件資料的利用效率，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各崗位在工作中形成的各類文件資料的歸類管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司文件資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負(fù)責(zé)歸口管理。2.分類科學(xué)原則：根據(jù)文件資料的來源、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和使用。3.便于利用原則：文件資料的歸類管理應(yīng)充分考慮實(shí)際工作需要，方便員工查閱和利用。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件資料的安全與保密。二、文件資料的分類（一）行政文件1.公司決議：包括董事會(huì)決議、總經(jīng)理辦公會(huì)決議等，記錄公司重大決策和事項(xiàng)。2.公司制度：涵蓋公司各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法、操作流程等。3.行政公文：如通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)等，用于公司內(nèi)部及與外部單位的溝通協(xié)調(diào)。4.會(huì)議文件：各類會(huì)議的通知、議程、紀(jì)要、報(bào)告等相關(guān)資料。5.工作計(jì)劃與總結(jié)：公司年度、季度、月度工作計(jì)劃和總結(jié)，部門及個(gè)人的工作計(jì)劃與總結(jié)。（二）人事文件1.招聘文件：招聘計(jì)劃、招聘啟事、應(yīng)聘人員簡歷、面試評(píng)估表、錄用通知等。2.培訓(xùn)文件：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核資料等。3.績效考核文件：績效考核方案、考核指標(biāo)、考核結(jié)果、績效反饋記錄等。4.薪酬福利文件：薪酬體系文件、工資表、福利政策、獎(jiǎng)金分配方案等。5.員工檔案：員工個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、崗位變動(dòng)記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。（三）財(cái)務(wù)文件1.財(cái)務(wù)制度：財(cái)務(wù)管理制度、會(huì)計(jì)核算制度、財(cái)務(wù)審批流程等。2.預(yù)算文件：年度預(yù)算報(bào)告、預(yù)算執(zhí)行情況分析報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表。4.費(fèi)用報(bào)銷文件：費(fèi)用報(bào)銷申請單、發(fā)票、報(bào)銷審批記錄等。5.稅務(wù)文件：納稅申報(bào)資料、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)優(yōu)惠申請文件等。（四）業(yè)務(wù)文件1.市場調(diào)研文件：市場調(diào)研報(bào)告、行業(yè)分析報(bào)告、競爭對(duì)手分析報(bào)告等。2.銷售文件：銷售合同、銷售訂單、銷售報(bào)表、客戶資料等。3.采購文件：采購計(jì)劃、采購訂單、供應(yīng)商資料、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等。4.生產(chǎn)文件：生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等。5.研發(fā)文件：研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、研發(fā)報(bào)告、技術(shù)文檔、專利申請資料等。（五）其他文件1.資質(zhì)證書文件：公司營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、行業(yè)資質(zhì)證書等。2.榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)文件：公司獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等相關(guān)資料。3.對(duì)外合作文件：合作協(xié)議、合作項(xiàng)目文件、合作成果報(bào)告等。4.法律文件：合同糾紛處理文件、訴訟文件、法律咨詢意見等。5.其他臨時(shí)性文件：根據(jù)實(shí)際工作需要臨時(shí)產(chǎn)生的文件資料。三、文件資料的編號(hào)（一）編號(hào)規(guī)則1.行政文件：以“XZ”開頭，后面依次為年份、月份、文件序號(hào)，如“XZ202305001”。2.人事文件：以“RS”開頭，后面依次為年份、月份、文件序號(hào)，如“RS202305002”。3.財(cái)務(wù)文件：以“CW”開頭，后面依次為年份、月份、文件序號(hào)，如“CW202305003”。4.業(yè)務(wù)文件：以“YW”開頭，根據(jù)業(yè)務(wù)類型細(xì)分編號(hào)，如市場調(diào)研文件以“YWSC”開頭，銷售文件以“YWXS”開頭等，后面依次為年份、月份、文件序號(hào)，如“YWSC202305004”、“YWXS202305005”。5.其他文件：以“QT”開頭，后面依次為年份、月份、文件序號(hào)，如“QT202305006”。（二）編號(hào)管理1.文件資料編號(hào)由歸口管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一編制，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)應(yīng)在文件資料形成時(shí)及時(shí)賦予，并在文件資料的首頁或封面顯著位置標(biāo)注。3.如有文件資料的修訂、補(bǔ)充或廢止，原編號(hào)保持不變，在文件資料上注明修訂版本號(hào)及修訂日期。四、文件資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.文件資料形成后，承辦人員應(yīng)及時(shí)將文件資料原件或復(fù)印件提交給部門文件資料收集人員。3.對(duì)于外來文件資料，如上級(jí)部門文件、合作單位文件等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)簽收，并及時(shí)傳遞給文件資料收集人員。（二）整理要求1.文件資料收集人員應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行初步分類整理。2.對(duì)每份文件資料進(jìn)行核對(duì)，確保文件資料的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.去除文件資料上的訂書釘、回形針等金屬物品，對(duì)破損或褪色的文件資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)印。4.按照文件資料的編號(hào)順序，將文件資料排列整齊，并在文件資料首頁右上角空白處加蓋“文件資料章”，注明文件資料名稱、編號(hào)、日期、頁碼等信息。五、文件資料的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.一般文件資料應(yīng)在次年第一季度內(nèi)完成歸檔。2.重要文件資料、緊急文件資料應(yīng)及時(shí)歸檔，不得拖延。（二）歸檔流程1.文件資料整理完畢后，由部門文件資料收集人員填寫《文件資料歸檔清單》，詳細(xì)列出文件資料的名稱、編號(hào)、日期、份數(shù)等信息。2.將《文件資料歸檔清單》及整理好的文件資料一并提交給公司文件資料歸口管理部門。3.公司文件資料歸口管理部門對(duì)提交的文件資料進(jìn)行審核，核對(duì)文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和分類合理性。審核無誤后，在《文件資料歸檔清單》上簽字確認(rèn)，并將文件資料存入檔案柜或電子檔案系統(tǒng)。（三）歸檔存儲(chǔ)1.文件資料應(yīng)按照分類存放于專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)貼上明顯的標(biāo)識(shí)，注明存放的文件資料類別。2.對(duì)于電子文件資料，應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并按照分類建立文件夾進(jìn)行管理。電子文件資料應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止文件資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。六、文件資料的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱文件資料，可向文件資料歸口管理部門提出申請。2.查閱涉及公司機(jī)密的文件資料，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位因工作需要查閱公司文件資料，需提前向公司提出書面申請，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱人填寫《文件資料查閱申請表》，注明查閱文件資料的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.將《文件資料查閱申請表》提交給文件資料歸口管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過后，查閱人在文件資料歸口管理部門工作人員的陪同下，在指定地點(diǎn)查閱文件資料。查閱人不得擅自將文件資料帶出指定地點(diǎn)，不得在文件資料上涂改、標(biāo)記、損壞。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將文件資料歸還文件資料歸口管理部門，并在《文件資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司員工因工作需要借閱文件資料，可向文件資料歸口管理部門提出申請。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱涉及公司機(jī)密的文件資料，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂《文件資料借閱保密協(xié)議》。3.外部單位因工作需要借閱公司文件資料，需提前向公司提出書面申請，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，同時(shí)簽訂《文件資料借閱保密協(xié)議》。（四）借閱流程1.借閱人填寫《文件資料借閱申請表》，注明借閱文件資料的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱目的等信息。2.將《文件資料借閱申請表》提交給文件資料歸口管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過后，借閱人在文件資料歸口管理部門工作人員處辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取文件資料，并在《文件資料借閱登記表》上簽字確認(rèn)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播文件資料內(nèi)容。如因保管不善造成文件資料丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)將文件資料歸還文件資料歸口管理部門，并在《文件資料借閱登記表》上注明歸還日期。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、文件資料的保管與保密（一）保管責(zé)任1.文件資料歸口管理部門負(fù)責(zé)文件資料的日常保管工作，確保文件資料的安全與完整。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)文件資料進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。（二）保密措施1.嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)具備良好的保密意識(shí)，不得泄露文件資料的內(nèi)容。3.在文件資料的查閱、借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件資料的泄露。4.對(duì)于不再使用或已過期的文件資料，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保文件資料的徹底銷毀。八、文件資料的清理與銷毀（一）清理期限1.定期對(duì)文件資料進(jìn)行清理，一般每[X]年進(jìn)行一次全面清理。2.對(duì)于已超過保管期限或已無保存價(jià)值的文件資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理。（二）清理流程1.文件資料歸口管理部門制定文件資料清理計(jì)劃，明確清理范圍、清理時(shí)間、清理方式等。2.檔案管理人員按照清理計(jì)劃，對(duì)文件資料進(jìn)行逐一核對(duì)，確定需要清理的文件資料清單。3.將需要清理的文件資料清單提交給公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批通過后，按照公司規(guī)定的銷毀