建筑公司證照管理制度

建筑公司證照管理制度一、總則1.目的為加強公司證照管理，規(guī)范證照的申請、領取、使用、保管、年檢、變更、注銷等行為，確保公司證照的安全與有效使用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、項目部涉及的各類資質證書、營業(yè)執(zhí)照、安全生產許可證、施工許可證、稅務登記證、組織機構代碼證等各類證照的管理。3.職責分工綜合管理部：作為公司證照管理的歸口部門，負責證照的統(tǒng)一登記、保管、年檢、變更、注銷等工作，并建立證照管理臺賬；指導、監(jiān)督各部門正確使用證照；協(xié)調與政府相關部門的關系，辦理證照相關事宜。各業(yè)務部門：負責本部門所需證照的申請、領取、歸還等工作，并指定專人負責與綜合管理部對接；按照規(guī)定正確使用證照，確保證照使用的合規(guī)性和安全性。財務部門：負責配合綜合管理部提供證照年檢所需的財務資料，協(xié)助辦理相關手續(xù)。二、證照的申請與領取1.申請流程各業(yè)務部門根據(jù)工作需要，確定需申請的證照類型，并填寫《證照申請表》，詳細說明申請證照的名稱、用途、申請原因等信息?！蹲C照申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至綜合管理部。綜合管理部對申請表進行審核，審核通過后，安排專人負責向政府相關部門提交申請材料。2.領取要求證照領取人應在接到綜合管理部通知后，及時前往指定地點領取證照。領取時需攜帶有效身份證件，并在《證照領取登記表》上簽字確認。如因特殊原因無法本人領取，需委托他人代領的，代領人應提供委托人的授權委托書及雙方有效身份證件。領取證照后，領取人應立即將證照交至綜合管理部進行登記保管，不得私自留存或使用。三、證照的使用1.使用范圍公司證照僅限在公司經營活動、項目投標、工程施工、辦理相關業(yè)務等范圍內使用，不得用于其他任何非法或違規(guī)目的。嚴禁將公司證照外借、出租、轉讓給其他單位或個人使用。2.使用流程各部門因工作需要使用證照時，應填寫《證照使用申請表》，注明使用證照的名稱、用途、使用期限、使用地點等信息?！蹲C照使用申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至綜合管理部。綜合管理部對申請表進行審核，審核通過后，在《證照使用登記表》上登記相關信息，并將證照交予申請人。申請人應按照申請表上注明的用途、期限、地點等要求正確使用證照，使用完畢后應及時歸還綜合管理部。歸還時，綜合管理部應對證照進行檢查，確保證照完好無損。3.復印件使用規(guī)定如因工作需要使用證照復印件，應在復印件上注明“此復印件僅用于[具體用途]，再次復印無效”字樣，并加蓋公司公章。復印件使用部門應將復印件使用情況記錄在《證照復印件使用登記表》上，注明復印件的用途、使用時間、使用人等信息。四、證照的保管1.保管方式綜合管理部應設立專門的證照保管柜，對公司各類證照進行分類存放，并指定專人負責保管。證照保管人員應具備高度的責任心和保密意識，確保證照的安全與完整。2.保管要求證照保管人員應定期對證照進行檢查，確保證照無損壞、遺失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時報告綜合管理部，并采取相應措施進行處理。嚴禁在證照保管柜內存放與證照無關的物品，確保保管環(huán)境整潔、干燥、安全。如因工作需要暫時借出證照，應按照本制度規(guī)定的使用流程辦理相關手續(xù)，并在規(guī)定時間內歸還。借出期間，保管人員應跟蹤證照使用情況，確保按時收回。證照保管人員離職時，應將所保管的證照全部交接給接替人員，并辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應包括證照清單、交接時間、交接雙方簽字等內容。五、證照的年檢1.年檢要求綜合管理部應提前了解各類證照的年檢時間、要求及所需材料，制定證照年檢計劃，并通知各相關部門。各部門應按照年檢計劃的要求，及時準備好年檢所需材料，并提交至綜合管理部。綜合管理部對各部門提交的年檢材料進行審核，審核通過后，安排專人負責辦理證照年檢手續(xù)。2.年檢流程辦理年檢手續(xù)時，應按照政府相關部門的要求，填寫年檢申請表，提交年檢所需材料，并繳納年檢費用。如年檢過程中發(fā)現(xiàn)問題或需要補充材料，綜合管理部應及時與相關部門溝通協(xié)調，確保年檢工作順利完成。年檢完成后，綜合管理部應及時將年檢結果通知各相關部門，并將年檢后的證照妥善保管。六、證照的變更與注銷1.變更情形公司名稱、法定代表人、經營范圍、注冊資本等登記事項發(fā)生變更時，應及時辦理相關證照的變更手續(xù)。公司地址、聯(lián)系方式等信息發(fā)生變更時，應在規(guī)定時間內通知相關部門，并辦理證照上相應信息的變更手續(xù)。2.變更流程各業(yè)務部門根據(jù)變更事項，填寫《證照變更申請表》，并提交相關證明材料?！蹲C照變更申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至綜合管理部。綜合管理部對申請表及證明材料進行審核，審核通過后，安排專人負責向政府相關部門提交變更申請材料，并辦理變更手續(xù)。變更手續(xù)辦理完成后，綜合管理部應及時更新證照管理臺賬，并將變更后的證照妥善保管。3.注銷情形公司因合并、分立、破產、解散等原因終止經營時，應按照規(guī)定辦理相關證照的注銷手續(xù)。公司不再從事相關業(yè)務活動，需要注銷特定證照時，應按照規(guī)定辦理注銷手續(xù)。4.注銷流程各業(yè)務部門根據(jù)注銷事項，填寫《證照注銷申請表》，并提交相關證明材料。《證照注銷申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至綜合管理部。綜合管理部對申請表及證明材料進行審核，審核通過后，安排專人負責向政府相關部門提交注銷申請材料，并辦理注銷手續(xù)。注銷手續(xù)辦理完成后，綜合管理部應及時在證照管理臺賬上注明注銷情況，并將注銷后的證照妥善保管或按照規(guī)定進行銷毀。七、證照的遺失與補辦1.遺失報告如發(fā)現(xiàn)公司證照遺失，證照使用部門或保管人員應立即向綜合管理部報告，并說明遺失的時間、地點、證照名稱等信息。綜合管理部接到報告后，應及時采取措施，防止證照被非法使用。同時，應向政府相關部門掛失，并申請補辦。2.補辦流程綜合管理部根據(jù)遺失證照的類型，準備補辦所需材料，并填寫補辦申請表。補辦申請表經公司領導審批簽字后，提交至政府相關部門。政府相關部門對補辦申請進行審核，審核通過后，頒發(fā)新的證照。綜合管理部領取新的證照后，應及時更新證照管理臺賬，并將新證照妥善保管。八、監(jiān)督與檢查1.定期檢查綜合管理部應定期對公司證照的管理情況進行檢查，檢查內容包括證照的登記、保管、使用、年檢、變更、注銷等環(huán)節(jié)。檢查人員應填寫《證照管理檢查記錄表》，詳細記錄檢查情況及發(fā)現(xiàn)的問題。2.不定期抽查公司領導及相關部門可根據(jù)工作需要，對公司證照的管理情況進行不定期抽查。抽查發(fā)現(xiàn)問題的，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。3.責任追究對于違反本制度規(guī)定，導致公司證照遺失、損壞、外借、非法使用等情況的，公司將追究相關責任人的責任。因證照管理不善給公司造成經濟損