機關(guān)部門用印管理制度

機關(guān)部門用印管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范機關(guān)部門印章的使用與管理，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護公司正常的辦公秩序和合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機關(guān)各部門印章的使用與管理。（三）印章種類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的重要標(biāo)志。2.公司合同專用章：專門用于簽訂各類合同。3.公司財務(wù)專用章：用于財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)財務(wù)事務(wù)。4.部門印章：各部門根據(jù)工作需要設(shè)立的印章，用于部門內(nèi)部文件、資料等的蓋章確認(rèn)。（四）印章管理原則1.專人負(fù)責(zé)原則：指定專人負(fù)責(zé)印章的保管和使用，確保印章使用過程的可追溯性。2.審批登記原則：嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程，對每一次用印進(jìn)行詳細(xì)登記。3.安全保密原則：采取必要的安全措施，確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用或濫用。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章的刻制，由公司行政部門根據(jù)公司設(shè)立、變更等相關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。2.部門印章的刻制，由各部門提出申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報行政部門統(tǒng)一刻制。（二）印章啟用1.新刻制的印章啟用前，需由行政部門填寫《印章啟用申請表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、啟用日期、使用范圍等信息，并報公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.印章啟用時，行政部門應(yīng)留存印模，并將印模分發(fā)給相關(guān)部門和人員備案。同時，應(yīng)將印章啟用情況在公司內(nèi)部進(jìn)行公告。三、印章的保管（一）保管人員1.公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章由行政部門指定專人保管。2.部門印章由各部門指定專人保管。（二）保管要求1.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章保管規(guī)定，確保印章安全。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。3.印章保管人員不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自將印章帶出辦公區(qū)域。如因工作需要帶出，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。4.印章保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)措施。四、印章的使用（一）用印審批流程1.填寫《用印申請表》：使用印章前，申請人應(yīng)詳細(xì)填寫《用印申請表》，注明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期、申請人姓名等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批：申請人所在部門負(fù)責(zé)人對用印事項進(jìn)行審核，簽署審批意見。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：涉及重要事項、合同協(xié)議等用印，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.主要領(lǐng)導(dǎo)審批：對于重大事項、涉及公司核心利益等用印，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）用印范圍1.公司公章：用于以公司名義對外發(fā)布的文件、信函、合同協(xié)議、證明材料等。2.公司合同專用章：專門用于簽訂各類合同。3.公司財務(wù)專用章：用于財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)財務(wù)事務(wù)。4.部門印章：用于部門內(nèi)部文件、資料、報表等的蓋章確認(rèn)，不得用于對外簽訂合同、協(xié)議等重要文件。（三）用印方式1.原則上應(yīng)在公司辦公區(qū)域內(nèi)用印，如遇特殊情況需在公司外部用印，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由印章保管人員親自前往。2.用印時，印章保管人員應(yīng)認(rèn)真核對用印文件內(nèi)容與《用印申請表》一致，確保用印準(zhǔn)確無誤。3.用印后，印章保管人員應(yīng)在《用印申請表》上加蓋“已用印”章，并將用印文件留存一份歸檔。五、印章的停用與銷毀（一）印章停用1.因公司機構(gòu)調(diào)整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由行政部門填寫《印章停用申請表》，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.印章停用后，行政部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，并將停用印章收回妥善保管。（二）印章銷毀1.對于已停用的印章，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，填寫《印章銷毀申請表》，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.印章銷毀時，應(yīng)至少有兩名以上人員在場監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。3.印章銷毀后，應(yīng)將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀登記表》等相關(guān)資料存檔保存。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對機關(guān)部門印章的使用與管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章存放是否安全，保管人員是否嚴(yán)格遵守保管規(guī)定。2.用印審批情況：檢查用印是否按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，審批意見是否齊全。3.用印登記情況：檢查用印登記是否詳細(xì)、準(zhǔn)確，是否與用印文件一致。4.印章使用情況：檢查印章使用是否符合規(guī)定的用印范圍，是否存在違規(guī)用印行為。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.如因違規(guī)用印給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司