企業(yè)文檔管理制度

企業(yè)文檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司文檔管理，確保公司各類文檔的規(guī)范、完整、安全與有效利用，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司，適用于公司所有部門及全體員工在工作中形成、使用、保管的各類文檔。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司文檔管理工作實行集中統(tǒng)一領導，由行政部門歸口管理，確保文檔管理的規(guī)范性和一致性。2.分級負責原則：各部門負責本部門文檔的收集、整理、保管和利用工作，并指定專人負責文檔管理工作，接受行政部門的指導和監(jiān)督。3.及時準確原則：文檔的形成、處理和傳遞應及時、準確，確保信息的時效性和有效性。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司保密制度，確保文檔的安全與保密，防止文檔的泄露、丟失和損壞。二、文檔分類與編號（一）文檔分類1.行政公文類：包括公司發(fā)布的各類通知、通報、報告、請示、批復、決定、命令等。2.人事檔案類：包括員工個人檔案、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料等。3.財務檔案類：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務合同類：包括銷售合同、采購合同、租賃合同、技術合同等。5.項目文檔類：包括項目立項報告、可行性研究報告、項目計劃、項目總結(jié)等。6.技術文檔類：包括產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件、技術標準、技術方案等。7.市場文檔類：包括市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、宣傳資料等。8.其他文檔類：包括公司規(guī)章制度、會議紀要、大事記、榮譽證書等。（二）文檔編號1.行政公文類：按照公司公文管理規(guī)定進行編號，編號格式為[年份][發(fā)文序號]，如[2023]001號。2.人事檔案類：員工個人檔案編號格式為[部門代碼][員工編號]，如HR001；勞動合同編號格式為[年份][合同序號]，如[2023]001。3.財務檔案類：按照財務檔案管理規(guī)定進行編號，編號格式為[年份][檔案類別代碼][檔案序號]，如[2023]K001。4.業(yè)務合同類：編號格式為[年份][合同類別代碼][合同序號]，如[2023]S001。5.項目文檔類：編號格式為[項目編號][文檔類別代碼][文檔序號]，如[XM2023001]P001。6.技術文檔類：編號格式為[產(chǎn)品型號][文檔類別代碼][文檔序號]，如[P100]T001。7.市場文檔類：編號格式為[年份][文檔類別代碼][文檔序號]，如[2023]M001。8.其他文檔類：根據(jù)文檔性質(zhì)和內(nèi)容進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。三、文檔形成與收集（一）文檔形成1.公司員工在工作中應按照公司規(guī)定的格式和要求及時形成各類文檔，確保文檔內(nèi)容真實、準確、完整。2.文檔形成過程中應注意字跡清晰、頁面整潔、格式規(guī)范，如有修改應在修改處加蓋印章或簽字確認。（二）文檔收集1.各部門應指定專人負責本部門文檔的收集工作，定期將本部門形成的文檔收集整理，移交至行政部門。2.對于跨部門協(xié)作項目形成的文檔，由項目負責人負責收集整理，按照項目文檔管理要求進行分類歸檔。3.行政部門應定期對各部門文檔收集情況進行檢查和督促，確保文檔收集工作的及時、準確。四、文檔整理與歸檔（一）文檔整理1.行政部門收到各部門移交的文檔后，應及時進行整理，按照文檔分類和編號規(guī)則進行分類、排序、編目。2.對于紙質(zhì)文檔，應去除金屬物、裁剪整齊、折疊規(guī)范，確保文檔的平整和美觀；對于電子文檔，應進行格式轉(zhuǎn)換、命名規(guī)范，并建立相應的索引目錄。3.文檔整理過程中應認真核對文檔內(nèi)容，確保文檔的準確性和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關部門或人員溝通協(xié)調(diào)。（二）文檔歸檔1.整理后的文檔應及時歸檔至公司文檔管理系統(tǒng)或檔案庫房，按照檔案保管期限進行分類存放。2.對于重要文檔和長期保存的檔案，應進行備份存儲，確保檔案的安全性和可靠性。3.歸檔后的文檔應建立詳細的檔案目錄，便于查詢和利用。五、文檔保管與借閱（一）文檔保管1.公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、通風、干燥，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。3.行政部門應定期對檔案進行檢查和盤點，確保檔案的完整和安全，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（二）文檔借閱1.公司員工因工作需要借閱文檔時，應填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、編號、借閱用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交行政部門審批。2.行政部門根據(jù)借閱申請進行審核，對于重要文檔和涉及公司機密的文檔，應報公司領導審批。3.借閱人憑審批后的《文檔借閱申請表》到檔案庫房辦理借閱手續(xù)，借閱檔案時應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應妥善保管借閱的文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文檔上圈劃、批注、污損，借閱期滿后應及時歸還檔案。6.行政部門應定期對文檔借閱情況進行統(tǒng)計和清理，對于逾期未還的文檔，應及時催還，并記錄相關情況。六、文檔利用與保密（一）文檔利用1.公司員工可根據(jù)工作需要，通過公司文檔管理系統(tǒng)或檔案庫房查閱、利用公司文檔。2.查閱重要文檔和涉及公司機密的文檔時，應經(jīng)公司領導批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。3.公司應鼓勵員工充分利用文檔資源，為公司的決策、管理和業(yè)務發(fā)展提供支持和服務。（二）文檔保密1.公司員工應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司機密的文檔進行保密。2.涉及公司機密的文檔包括但不限于公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財務數(shù)據(jù)、技術秘密、客戶信息等，未經(jīng)公司領導批準，不得擅自向外披露。3.在文檔形成、處理、傳遞、保管和利用過程中，應采取必要的保密措施，防止文檔泄露。4.對于違反公司保密制度的行為，公司將依法追究相關人員的責任。七、文檔銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文檔。2.因工作失誤、業(yè)務變更等原因形成的重復、無效文檔。3.涉及公司機密的文檔，在經(jīng)過審批后，按照公司保密制度進行銷毀。（二）銷毀程序1.行政部門定期對檔案進行清理，確定需要銷毀的文檔清單，并填寫《文檔銷毀申請表》，注明文檔名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文檔銷毀申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報公司領導審批。3.經(jīng)公司領導批準后，行政部門組織專人對需要銷毀的文檔進行銷毀，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.對于涉及公司機密的文檔，應采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進行銷毀，確保文檔信息無法恢復。5.銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。八、文檔信息化管理（一）文檔數(shù)字化1.公司應逐步推進文檔數(shù)字化工作，將紙質(zhì)文檔掃描成電子文檔，建立電子檔案庫，實現(xiàn)文檔的信息化管理。2.文檔數(shù)字化過程中應確保掃描圖像清晰、完整，與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致，并按照文檔分類和編號規(guī)則進行命名和存儲。（二）文檔管理系統(tǒng)建設1.公司應建立完善的文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔的在線存儲、檢索、借閱、審批等功能，提高文檔管理的效率和便捷性。2.文檔管理系統(tǒng)應具備權(quán)限管理功能，根據(jù)員工的工作職責和權(quán)限，設置不同的訪問級別，確保文檔的安全與保密。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復1.公司應定期對文檔管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備