常見物品使用管理制度VIP

常見物品使用管理制度一、總則（一）目的為了加強公司常見物品的管理，規(guī)范物品的使用流程，提高物品的使用效率，降低公司運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工對常見物品的使用管理。（三）基本原則1.節(jié)約原則：鼓勵員工節(jié)約使用物品，避免浪費。2.規(guī)范原則：明確物品的使用流程和標準，確保使用規(guī)范。3.責(zé)任原則：明確物品使用過程中的責(zé)任，做到責(zé)任到人。二、常見物品分類及定義（一）辦公文具類包括但不限于筆、筆記本、文件夾、訂書機、膠水、計算器等用于日常辦公的文具。（二）辦公設(shè)備類如電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、投影儀等辦公自動化設(shè)備。（三）辦公家具類辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等。（四）耗材類打印機墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、傳真紙等消耗性材料。（五）其他類包括但不限于綠植、清潔用品、飲用水等。三、物品采購管理（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)工作需要，定期或不定期填寫《物品采購申請表》，詳細注明所需物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。2.緊急需求可通過口頭或郵件形式向行政部門提出，但事后需及時補辦書面申請手續(xù)。（二）采購審批1.《物品采購申請表》由部門負責(zé)人簽字審核后，提交至行政部門。2.行政部門根據(jù)物品的金額、性質(zhì)等進行分類審批：金額較?。╗具體金額標準]以下）的物品采購申請，由行政部門負責(zé)人審批。金額較大（[具體金額標準]及以上）的物品采購申請，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及固定資產(chǎn)采購的，還需按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行審批。（三）采購實施1.行政部門根據(jù)審批后的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。2.采購人員應(yīng)遵循貨比三家的原則，在保證物品質(zhì)量的前提下，爭取最優(yōu)惠的價格。3.采購過程中，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。（四）采購驗收1.物品到貨后，行政部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否與采購合同或申請一致。3.對于辦公設(shè)備類物品，需進行試用，確保設(shè)備正常運行。4.驗收合格后，驗收人員應(yīng)在《物品驗收單》上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，直至驗收合格。四、物品領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用流程1.員工需憑已審批的《物品領(lǐng)用申請表》到行政部門領(lǐng)取物品。2.行政部門根據(jù)申請表發(fā)放物品，并在《物品領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。3.員工在領(lǐng)取物品時，應(yīng)仔細核對物品的數(shù)量和質(zhì)量，如有問題當(dāng)場提出。（二）領(lǐng)用標準1.辦公文具類：根據(jù)員工崗位和工作需求，按一定周期發(fā)放，如每月或每季度。2.辦公設(shè)備類：員工因工作需要可申請領(lǐng)用，但需經(jīng)部門負責(zé)人和行政部門批準，并簽訂《設(shè)備領(lǐng)用責(zé)任書》，明確使用期限、保管責(zé)任等。3.辦公家具類：原則上不予個人領(lǐng)用，特殊情況需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。4.耗材類：根據(jù)實際使用情況進行發(fā)放，如打印紙、復(fù)印紙等，可按部門用量進行限額領(lǐng)用。（三）借用管理1.員工因工作需要借用公司物品的，需填寫《物品借用申請表》，注明借用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用期限、歸還日期等信息。2.借用申請經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到行政部門辦理借用手續(xù)。3.借用期限一般不得超過[具體期限]，如需延長借用期限，應(yīng)提前向行政部門申請。4.借用人員應(yīng)妥善保管借用物品，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作用途。如因保管不善造成物品損壞或丟失的，應(yīng)照價賠償。五、物品使用管理（一）辦公文具使用1.員工應(yīng)節(jié)約使用辦公文具，避免浪費。如發(fā)現(xiàn)文具損壞或無法正常使用，應(yīng)及時更換。2.禁止使用辦公文具進行與工作無關(guān)的事項，如私人書寫、繪畫等。（二）辦公設(shè)備使用1.員工應(yīng)按照設(shè)備操作規(guī)程正確使用辦公設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置。2.定期對辦公設(shè)備進行清潔和維護，確保設(shè)備正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時向行政部門報修，并填寫《設(shè)備維修申請表》。3.辦公設(shè)備的使用人員應(yīng)妥善保管設(shè)備及相關(guān)資料，不得擅自將設(shè)備帶出公司或外借他人使用。4.對于共享的辦公設(shè)備，使用后應(yīng)及時清理，保持設(shè)備整潔。（三）辦公家具使用1.員工應(yīng)愛護辦公家具，不得隨意損壞或拆卸。2.如需對辦公家具進行調(diào)整或移動，應(yīng)提前通知行政部門，由專業(yè)人員進行操作。（四）耗材使用1.嚴格控制耗材的使用量，根據(jù)工作實際需求合理領(lǐng)用。2.打印、復(fù)印文件時，應(yīng)盡量雙面使用紙張，以節(jié)約用紙。3.及時清理打印機、復(fù)印機等設(shè)備的廢粉、廢紙，保持設(shè)備清潔。六、物品保管管理（一）行政部門保管職責(zé)1.行政部門負責(zé)公司常見物品的統(tǒng)一保管和存放，建立物品保管臺賬，詳細記錄物品的出入庫情況。2.根據(jù)物品的性質(zhì)和特點，合理安排存放位置，確保物品安全、整齊、有序存放。3.定期對保管的物品進行盤點，做到賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時查明原因并進行處理。（二）部門保管職責(zé)1.各部門負責(zé)本部門領(lǐng)用物品的保管，指定專人負責(zé)物品的管理。2.部門保管人員應(yīng)定期對本部門的物品進行清查，發(fā)現(xiàn)問題及時向行政部門報告。3.對于貴重物品或易損物品，部門應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，確保物品安全。七、物品維修與報廢管理（一）維修管理1.辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時填寫《設(shè)備維修申請表》，注明設(shè)備名稱、型號、故障現(xiàn)象、故障發(fā)生時間等信息，并提交至行政部門。2.行政部門根據(jù)設(shè)備情況，聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。維修人員維修后，應(yīng)填寫《設(shè)備維修記錄單》，注明維修內(nèi)容、維修時間、維修費用等信息。3.維修費用在[具體金額標準]以下的，由行政部門負責(zé)人審批；維修費用超過[具體金額標準]的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）報廢管理1.物品因損壞、老化等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門或保管人員應(yīng)填寫《物品報廢申請表》，詳細說明報廢原因、物品名稱、規(guī)格、型號、購置時間、已使用年限等信息。2.《物品報廢申請表》經(jīng)部門負責(zé)人簽字審核后，提交至行政部門。3.行政部門組織相關(guān)人員對申請報廢的物品進行鑒定，確認是否符合報廢條件。對于符合報廢條件的物品，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準報廢的物品，行政部門應(yīng)及時進行處理，可采用變賣、捐贈等方式，處理所得款項應(yīng)上繳公司財務(wù)。5.報廢物品處理后，行政部門應(yīng)在物品保管臺賬中進行核銷記錄。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責(zé)對常見物品的使用管理情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.物品采購、領(lǐng)用、使用、保管等環(huán)節(jié)的流程執(zhí)行情況。2.物品的使用效率和節(jié)約情況。3.物品的維修與報廢管理情況。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門每月或每季度對公司常見物品的使用管理情況進行全面檢查。2.不定期抽查：行政部門根據(jù)實際情況，不定期對各部門的物品使用管理情況進行抽查。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時向相關(guān)部門或人員發(fā)出《整改通知書》，要求限期整改。2.整改責(zé)任人應(yīng)按照《整改通知書》的要求，制定整改措施并認真落實。整改完成后，向行政部門提交整改報