機關(guān)檔案收集管理制度

機關(guān)檔案收集管理制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)檔案收集工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，確保檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案在機關(guān)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關(guān)各部門在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案收集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機關(guān)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.完整準確原則。確保收集到的檔案全面反映機關(guān)工作的真實面貌，內(nèi)容準確無誤。3.及時收集原則。各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料移交綜合檔案室，不得積壓。二、檔案收集范圍（一）文書檔案1.上級機關(guān)來文，包括命令、決定、指示、通知、通報、報告、批復(fù)等。2.機關(guān)制發(fā)的文件，如決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函等。3.機關(guān)內(nèi)部形成的各種文件材料，如工作計劃、總結(jié)、會議記錄、紀要、統(tǒng)計報表、簡報等。（二）科技檔案1.基本建設(shè)項目檔案，包括項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等。2.設(shè)備儀器檔案，包括設(shè)備儀器的申購、驗收、安裝調(diào)試、使用維護、報廢等文件材料。3.科研項目檔案，包括項目立項、研究實驗、成果鑒定、推廣應(yīng)用等文件材料。（三）會計檔案1.會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證。2.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬等。3.財務(wù)報告，包括月度、季度、年度財務(wù)報表等。4.其他會計資料，如銀行對賬單、稅務(wù)申報表、審計報告等。（四）人事檔案1.干部職工的履歷表、登記表、任免審批表等。2.考核、考察、鑒定材料。3.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）評聘材料。4.黨團材料、獎勵處分材料等。（五）聲像檔案1.機關(guān)重大活動、重要會議的照片、錄音、錄像等。2.反映機關(guān)工作成果、風(fēng)貌的照片、錄音、錄像等。3.其他具有保存價值的聲像資料。（六）電子檔案1.機關(guān)制發(fā)的電子文件，如電子公文、電子報表等。2.掃描、數(shù)字化的紙質(zhì)檔案。3.其他電子數(shù)據(jù)。三、檔案收集職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.制定檔案收集工作計劃和制度，并組織實施。2.負責(zé)接收、整理、保管機關(guān)各部門移交的檔案。3.對檔案收集工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.定期對檔案收集情況進行統(tǒng)計分析，向上級主管部門報告。（二）各部門職責(zé)1.明確一名檔案收集責(zé)任人，負責(zé)本部門文件材料的收集、整理和移交工作。2.按照檔案收集范圍和要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各種文件材料，并進行初步整理。3.定期將整理好的文件材料移交綜合檔案室，辦理交接手續(xù)。四、檔案收集程序（一）平時收集1.各部門檔案收集責(zé)任人應(yīng)隨時收集本部門形成的文件材料，做到隨辦隨歸。2.對重要文件材料應(yīng)及時進行登記，并妥善保管，防止丟失、損壞。（二）定期移交1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的文件材料整理好，移交綜合檔案室。2.移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認，各執(zhí)一份。（三）專項收集1.對于機關(guān)重大活動、重要會議、重點項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時進行專項收集。2.專項收集時，相關(guān)部門應(yīng)指定專人負責(zé)，確保檔案的齊全、完整、準確。五、檔案整理要求（一）分類標準1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類。2.科技檔案按照項目專業(yè)階段進行分類。3.會計檔案按照年度類別進行分類。4.人事檔案按照干部職工個人進行分類。5.聲像檔案按照載體形式年度內(nèi)容進行分類。6.電子檔案按照類別年度保管期限進行分類。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號采用“年度+保管期限代碼+機構(gòu)（問題）代碼+件號”的形式。2.科技檔案編號采用“項目代號+專業(yè)代碼+階段代碼+案卷號”的形式。3.會計檔案編號采用“年度+類別代碼+案卷號”的形式。4.人事檔案編號采用個人檔案編號。5.聲像檔案編號采用“載體形式代碼+年度+內(nèi)容代碼+順序號”的形式。6.電子檔案編號采用“類別代碼+年度+保管期限代碼+順序號”的形式。（三）裝訂要求1.文書檔案一般以件為單位進行裝訂，采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.科技檔案、會計檔案等應(yīng)按照檔案整理規(guī)范進行裝訂。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.目錄應(yīng)填寫準確、完整，字跡清晰，便于查找利用。六、檔案保管（一）庫房建設(shè)1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥、滅火器、防盜門、防盜窗、窗簾等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.不同載體形式的檔案應(yīng)分開存放，避免相互影響。（三）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責(zé)。2.庫房管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.嚴格控制庫房的溫濕度，保持適宜的環(huán)境條件。4.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。七、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則。檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和機關(guān)的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)為本原則。以服務(wù)機關(guān)工作和社會利用為宗旨，充分發(fā)揮檔案的作用。3.安全保密原則。在檔案利用過程中，應(yīng)確保檔案的安全保密，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.機關(guān)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.公民因個人需要查閱涉及本人權(quán)益的檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.機關(guān)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍和內(nèi)容，經(jīng)機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到綜合檔案室查閱。3.公民查閱涉及本人權(quán)益的檔案，應(yīng)持有效身份證件，經(jīng)綜合檔案室審核同意后，查閱相關(guān)檔案。（四）利用方式1.查閱。利用者可在綜合檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱。因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.復(fù)制。利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定進行登記。（五）利用登記1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、查閱日期、查閱目的、查閱范圍、查閱內(nèi)容、檔案去向等。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則。綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進行鑒定，一般每[具體時間]進行一次。2.全面審查原則。對檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進行全面審查。3.準確判定原則。根據(jù)審查結(jié)果，準確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對檔案逐件進行審查，分析其保存價值。2.參考檔案保管期限表。根據(jù)檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合檔案實際情況進行鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等。2.檔案銷毀清冊經(jīng)機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由綜合檔案室組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案收集制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集范圍的落實情況。3.檔案整理質(zhì)量。4.檔案保管條件。5.檔案利用情況。6.檔案鑒定與銷毀工作。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。綜合檔案室定期對各部門檔案收集管理情況進行檢查。2.不定期抽查。機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或上級主管部門不定期對檔案工