監(jiān)理公司合同部管理制度

監(jiān)理公司合同部管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)監(jiān)理公司合同部的管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于監(jiān)理公司合同部及與合同管理相關(guān)的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策。2.公平公正原則：在合同簽訂和履行過(guò)程中，要保障雙方的合法權(quán)益，遵循公平、公正的原則。3.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。4.分級(jí)管理原則：根據(jù)合同的重要程度和金額大小，實(shí)行分級(jí)管理。二、合同部職責(zé)（一）合同起草與審核1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，起草各類(lèi)監(jiān)理合同文本。2.對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、公平、合理，避免潛在風(fēng)險(xiǎn)。（二）合同簽訂管理1.組織合同談判，參與與客戶(hù)就合同條款的協(xié)商。2.負(fù)責(zé)合同的簽訂工作，確保合同簽訂手續(xù)齊全、程序規(guī)范。（三）合同履行跟蹤1.對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握合同執(zhí)行進(jìn)度。2.協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保合同順利履行。（四）合同變更與終止管理1.審核合同變更申請(qǐng)，辦理合同變更手續(xù)。2.對(duì)合同終止事宜進(jìn)行審核，妥善處理合同終止后的相關(guān)事宜。（五）合同檔案管理1.負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔和保管。2.建立合同臺(tái)賬，記錄合同的簽訂、履行、變更、終止等情況。（六）合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.識(shí)別、評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.對(duì)重大合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)警和報(bào)告，提出防范建議。三、合同起草與審核（一）合同起草1.合同部應(yīng)根據(jù)監(jiān)理業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和要求，參照相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司示范文本，起草合同文本。2.合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、監(jiān)理服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、費(fèi)用及支付方式、違約責(zé)任等主要條款。（二）合同審核1.合同部起草的合同文本應(yīng)提交部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，初審主要審查合同條款的完整性、準(zhǔn)確性、合法性等。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，合同文本應(yīng)提交公司法律顧問(wèn)進(jìn)行法律審核，法律顧問(wèn)重點(diǎn)審查合同的法律合規(guī)性，提出法律意見(jiàn)和建議。3.根據(jù)法律顧問(wèn)的意見(jiàn)，合同部對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審，終審?fù)ㄟ^(guò)后方可簽訂合同。四、合同簽訂管理（一）合同談判1.對(duì)于重大或復(fù)雜的監(jiān)理合同，合同部應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行合同談判。2.談判人員應(yīng)熟悉業(yè)務(wù)情況，了解對(duì)方需求，掌握談判技巧，爭(zhēng)取有利的合同條款。3.談判過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要，作為合同簽訂的參考依據(jù)。（二）合同簽訂1.合同經(jīng)審核通過(guò)后，由合同部負(fù)責(zé)與對(duì)方簽訂合同。2.簽訂合同前，應(yīng)確保對(duì)方主體資格合法有效，合同簽訂手續(xù)齊全，包括加蓋雙方公章、法定代表人或授權(quán)代表簽字等。3.合同簽訂后，合同部應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)和人員，以便各部門(mén)做好履行合同的準(zhǔn)備工作。五、合同履行跟蹤（一）建立合同履行臺(tái)賬合同部應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的履行情況，包括合同執(zhí)行進(jìn)度、服務(wù)成果交付、費(fèi)用支付等信息。（二）定期跟蹤檢查1.合同部應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握合同執(zhí)行進(jìn)度。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施加以解決，確保合同順利履行。（三）協(xié)調(diào)解決問(wèn)題1.在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)爭(zhēng)議或糾紛，合同部應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行處理。2.對(duì)于重大爭(zhēng)議或糾紛，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，按照公司的決策意見(jiàn)進(jìn)行處理。六、合同變更與終止管理（一）合同變更1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，合同變更申請(qǐng)應(yīng)由合同履行部門(mén)提出。2.合同變更申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等，并提交相關(guān)證明材料。3.合同部收到變更申請(qǐng)后，應(yīng)按照合同審核程序進(jìn)行審核，審核通過(guò)后辦理合同變更手續(xù)。（二）合同終止1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時(shí)，合同部應(yīng)及時(shí)辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止后，合同部應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)評(píng)價(jià)，清理合同檔案，妥善處理合同終止后的相關(guān)事宜。七、合同檔案管理（一）檔案收集合同簽訂后，合同部應(yīng)及時(shí)收集合同文本、相關(guān)附件、談判紀(jì)要、履行記錄等資料，確保檔案資料的完整性。（二）檔案整理1.合同部應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的合同資料進(jìn)行分類(lèi)整理，編制檔案目錄。2.檔案整理應(yīng)做到資料齊全、分類(lèi)準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。（三）檔案歸檔整理好的合同檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，存入公司檔案室，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。（四）檔案保管1.檔案室應(yīng)建立健全檔案保管制度，確保合同檔案的安全保管。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。（五）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。八、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.合同部應(yīng)定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析合同可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)因素，如法律風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同等級(jí)的合同風(fēng)險(xiǎn)，合同部應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如加強(qiáng)合同審核、要求對(duì)方提供擔(dān)保、購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)等。2.對(duì)于重大合同風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，共同研究制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案。（三）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與報(bào)告1.合同部應(yīng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和預(yù)警。2.當(dāng)發(fā)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)達(dá)到預(yù)警級(jí)別時(shí)，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并提出風(fēng)險(xiǎn)防范建議。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同部的合同管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)審查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）考核評(píng)價(jià)1.人力資源部門(mén)應(yīng)將合同部的合同管理工作納入績(jī)效考核體系，對(duì)合同部及相關(guān)人員的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)應(yīng)包