教育機(jī)構(gòu)私章管理制度

教育機(jī)構(gòu)私章管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范教育機(jī)構(gòu)私章的使用與管理，保障機(jī)構(gòu)運(yùn)營的合法性、安全性和規(guī)范性，維護(hù)機(jī)構(gòu)及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育機(jī)構(gòu)內(nèi)所有涉及私章使用的部門、崗位及人員。（三）定義本制度所稱私章，是指教育機(jī)構(gòu)以自身名義對(duì)外使用的各類印章，包括但不限于機(jī)構(gòu)公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法定代表人章等。二、私章的刻制與啟用（一）刻制1.私章的刻制必須嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。由指定的部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)辦理刻章手續(xù)，提供刻章所需的合法證明文件，如營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明等。2.選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制，確保印章的質(zhì)量和安全性。3.在刻制過程中，應(yīng)明確印章的樣式、規(guī)格、材質(zhì)等具體要求，并與刻章單位簽訂詳細(xì)的刻章合同，約定雙方的權(quán)利義務(wù)。（二）啟用1.私章刻制完成后，由專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收。檢查印章的外觀是否清晰、完整，文字是否準(zhǔn)確無誤，材質(zhì)是否符合要求等。2.驗(yàn)收合格后，填寫《私章啟用申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄私章的名稱、編號(hào)、啟用日期、使用范圍等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。3.經(jīng)審批通過后，在《私章使用登記簿》上進(jìn)行首次登記，正式啟用私章。同時(shí)，將私章的印模留存?zhèn)浒福员闳蘸蠛藢?duì)。三、私章的保管（一）保管原則1.實(shí)行專人專管原則，每枚私章必須指定專人負(fù)責(zé)保管，不得隨意交由他人代管。2.確保私章保管的安全性，保管人員應(yīng)將私章存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、帶鎖的抽屜等，并妥善保管鑰匙。3.嚴(yán)格保密原則，保管人員應(yīng)對(duì)私章的保管情況嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露私章的存放位置、使用情況等信息。（二）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)私章的日常保管，確保私章的安全存放，防止私章被盜、遺失或損壞。2.按照規(guī)定的使用流程和審批權(quán)限，正確使用私章，對(duì)每一次私章的使用進(jìn)行詳細(xì)登記。3.定期對(duì)私章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)私章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并申請(qǐng)更換。4.在離職或崗位變動(dòng)時(shí)，將私章交接給指定的接替人員，并辦理詳細(xì)的交接手續(xù)。（三）保管地點(diǎn)1.機(jī)構(gòu)公章、法定代表人章等重要私章應(yīng)保管在機(jī)構(gòu)總部的安全區(qū)域，由專人負(fù)責(zé)。2.財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等應(yīng)分別由財(cái)務(wù)部門和合同管理部門指定專人保管，存放于各自部門的保險(xiǎn)柜內(nèi)。3.如因工作需要，私章需臨時(shí)帶出機(jī)構(gòu)辦公區(qū)域的，必須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施，確保私章的安全。四、私章的使用（一）使用范圍1.機(jī)構(gòu)公章：用于教育機(jī)構(gòu)對(duì)外發(fā)布的各類文件、通知、公告、合同協(xié)議、證明材料等，代表機(jī)構(gòu)的正式意思表示。2.財(cái)務(wù)專用章：用于機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)收支、結(jié)算、票據(jù)開具等與財(cái)務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.合同專用章：用于簽訂各類合同協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。4.法定代表人章：用于特定的法律文件、授權(quán)委托書等需要法定代表人簽字確認(rèn)的場合。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用私章前，必須填寫《私章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用私章的事項(xiàng)、用途、使用時(shí)間、使用份數(shù)等信息，并由申請(qǐng)人簽字。2.審批：根據(jù)私章的使用范圍和審批權(quán)限，將申請(qǐng)表提交給相應(yīng)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和必要性，簽署審批意見。3.登記：經(jīng)審批通過后，保管人員在《私章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄私章使用的日期、申請(qǐng)人、申請(qǐng)事項(xiàng)、審批人、使用份數(shù)等信息。4.用?。罕９苋藛T按照審批意見，在規(guī)定的文件或材料上加蓋私章，并確保印章清晰、端正、完整。5.存檔：用印完成后，將《私章使用申請(qǐng)表》和相關(guān)文件材料一并存檔，以備查閱。（三）審批權(quán)限1.一般事項(xiàng)的私章使用，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要文件、合同協(xié)議、涉及金額較大的財(cái)務(wù)事項(xiàng)等私章使用，需經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。3.法定代表人章的使用，必須經(jīng)法定代表人本人簽字同意。（四）禁止使用情況1.未經(jīng)審批擅自使用私章。2.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋私章。3.將私章用于與教育機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)無關(guān)的事項(xiàng)。4.超越私章使用范圍使用私章。五、私章的更換與廢止（一）更換1.私章因磨損、損壞、遺失等原因無法正常使用時(shí)，保管人員應(yīng)及時(shí)填寫《私章更換申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明更換原因，并附上原私章的印模。2.經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，按照刻制私章的程序重新刻制新章，并辦理啟用手續(xù)。3.新章啟用后，原私章即行廢止，由保管人員將其交回機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管或按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）廢止1.因機(jī)構(gòu)名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章樣式調(diào)整等原因，需要廢止私章的，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，填寫《私章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明廢止原因。2.經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批后，將廢止的私章交回機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。3.對(duì)于廢止的私章，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、熔化等，并在《私章使用登記簿》上記錄銷毀情況。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.機(jī)構(gòu)內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)私章的使用與管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查私章的保管是否安全、使用是否規(guī)范、審批流程是否執(zhí)行到位等。2.審計(jì)人員通過查閱《私章使用登記簿》、相關(guān)文件材料、與保管人員和使用人員進(jìn)行訪談等方式進(jìn)行審計(jì)，并出具審計(jì)報(bào)告。（二）日常檢查1.機(jī)構(gòu)行政部門或相關(guān)管理部門不定期對(duì)私章的保管和使用情況進(jìn)行日常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.檢查內(nèi)容包括私章的存放位置是否安全、保管人員是否嚴(yán)格履行職責(zé)、使用流程是否合規(guī)等。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用私章的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因私章使用不當(dāng)給教育機(jī)構(gòu)造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法