對子公司采購管理制度

對子公司采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范子公司的采購行為，確保采購活動的合法性、合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和有效性，保障子公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，實現(xiàn)資源的合理配置，降低采購成本，提高公司整體經(jīng)濟(jì)效益。2.適用范圍本制度適用于公司下屬各子公司及其所屬各部門的采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類物資和服務(wù)的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，充分考慮采購成本，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購價格，提高采購效益。有效性原則：采購的物資和服務(wù)應(yīng)符合公司質(zhì)量要求和生產(chǎn)經(jīng)營實際需要，確保采購活動能夠有效支持公司業(yè)務(wù)發(fā)展。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查，確保采購信息的真實性和透明度。誠信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，嚴(yán)格履行采購合同，維護(hù)公司信譽(yù)。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)子公司應(yīng)設(shè)立采購決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對重大采購事項進(jìn)行決策。采購決策機(jī)構(gòu)成員應(yīng)包括子公司管理層、財務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員，其職責(zé)如下：審議采購戰(zhàn)略和政策：制定子公司采購戰(zhàn)略和政策，確保采購活動與公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)相一致。審批重大采購項目：對金額較大、涉及重要物資或服務(wù)的采購項目進(jìn)行審批，確保采購決策的科學(xué)性和合理性。監(jiān)督采購過程：對采購活動進(jìn)行監(jiān)督，確保采購過程符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。協(xié)調(diào)采購中的重大問題：協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題，如供應(yīng)商糾紛、合同執(zhí)行問題等。2.采購執(zhí)行部門子公司應(yīng)設(shè)立專門的采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作。采購執(zhí)行部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，其職責(zé)如下：制定采購計劃：根據(jù)子公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和需求預(yù)測，制定詳細(xì)的采購計劃，明確采購物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、交貨時間等要求。選擇供應(yīng)商：通過市場調(diào)研、供應(yīng)商評估等方式，選擇合格的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。組織采購談判：與供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，確定采購價格、交貨方式、付款條件等合同條款，簽訂采購合同。采購訂單下達(dá)與跟蹤：根據(jù)采購合同下達(dá)采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。采購驗收與結(jié)算：組織采購物資的驗收工作，確保物資符合質(zhì)量要求。根據(jù)驗收結(jié)果辦理采購結(jié)算手續(xù)，支付采購款項。采購數(shù)據(jù)分析與報告：定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)采購工作經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)建議，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作情況。3.相關(guān)部門職責(zé)需求部門：提出采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購物資的使用效果負(fù)責(zé)。質(zhì)量部門：參與采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收工作，確保采購物資符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同付款條款，辦理采購款項的支付結(jié)算，對采購成本進(jìn)行核算和控制。審計部門：對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購行為的合法性、合規(guī)性和效益性。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計交貨時間等信息，并提交給采購執(zhí)行部門。采購申請表應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保采購需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要的采購申請，還應(yīng)提交子公司采購決策機(jī)構(gòu)審批。2.采購計劃制定采購執(zhí)行部門收到采購申請表后，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的具體規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。采購計劃應(yīng)報采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核，確保采購計劃的科學(xué)性和可行性。審核通過后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)。3.供應(yīng)商選擇與評估采購執(zhí)行部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集供應(yīng)商的基本信息，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面，并進(jìn)行整理和分析。組織對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解供應(yīng)商的實際生產(chǎn)經(jīng)營情況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等，評估供應(yīng)商的綜合實力。建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。4.采購談判與合同簽訂采購執(zhí)行部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購物資的價格、交貨方式、付款條件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取達(dá)成雙方滿意的合作協(xié)議。采購談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解市場行情和供應(yīng)商情況，掌握談判技巧，維護(hù)公司利益。談判結(jié)果應(yīng)形成談判紀(jì)要，作為采購合同的附件。根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同應(yīng)報采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核，重大采購合同還應(yīng)提交子公司采購決策機(jī)構(gòu)審批。采購合同審核通過后，由采購執(zhí)行部門與供應(yīng)商簽訂正式合同。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。5.采購訂單下達(dá)采購執(zhí)行部門根據(jù)采購合同，及時下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購物資的具體規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解采購要求。采購訂單下達(dá)后，采購執(zhí)行人員應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解生產(chǎn)進(jìn)度、運輸情況等，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為或可能影響交貨的問題，應(yīng)及時采取措施解決，并向采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人匯報。6.采購驗收采購物資到貨前，采購執(zhí)行部門應(yīng)通知質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。采購物資到貨時，采購執(zhí)行部門組織質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格的物資，由驗收人員在驗收報告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，確保公司利益不受損失。對于因供應(yīng)商原因造成的損失，公司有權(quán)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。7.采購結(jié)算采購物資驗收合格后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時整理采購發(fā)票、驗收報告、采購合同等相關(guān)資料，提交給財務(wù)部門辦理采購結(jié)算手續(xù)。財務(wù)部門根據(jù)采購合同和相關(guān)規(guī)定，審核采購發(fā)票的真實性、合法性和準(zhǔn)確性，核對采購物資的數(shù)量、金額、付款條件等信息，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。審核通過后，財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理采購款項的支付手續(xù)。對于預(yù)付款項的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)在供應(yīng)商發(fā)貨并驗收合格后，按照合同約定支付剩余款項。四、采購預(yù)算管理1.采購預(yù)算編制采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)子公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和采購計劃，編制采購預(yù)算草案。采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購物資的種類、數(shù)量、價格、預(yù)計采購金額等內(nèi)容，并詳細(xì)說明各項采購預(yù)算的編制依據(jù)和計算方法。采購預(yù)算草案應(yīng)報采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。審核通過后的采購預(yù)算草案提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門結(jié)合子公司年度財務(wù)預(yù)算，對采購預(yù)算草案進(jìn)行綜合平衡和審核。審核后的采購預(yù)算報子公司采購決策機(jī)構(gòu)審批。經(jīng)審批后的采購預(yù)算作為子公司年度采購活動的控制依據(jù)，采購執(zhí)行部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得隨意突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。2.采購預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控采購執(zhí)行部門應(yīng)建立采購預(yù)算執(zhí)行臺賬，對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行實時記錄和監(jiān)控。定期將采購預(yù)算執(zhí)行情況與預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行對比分析，及時發(fā)現(xiàn)偏差并采取措施進(jìn)行調(diào)整。財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，定期向子公司管理層匯報采購預(yù)算執(zhí)行情況。對于超預(yù)算采購的項目，財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，并要求采購執(zhí)行部門說明原因。如因特殊原因需要超預(yù)算采購，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。采購決策機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行審查，評估采購預(yù)算的執(zhí)行效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為下一年度采購預(yù)算的編制提供參考依據(jù)。五、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場價格波動風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。針對識別出的風(fēng)險因素，采購執(zhí)行部門應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險評估，評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。2.風(fēng)險應(yīng)對措施對于市場價格波動風(fēng)險，采購執(zhí)行部門可以采取套期保值、簽訂長期合同、建立價格預(yù)警機(jī)制等措施，降低價格波動對采購成本的影響。對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，采購執(zhí)行部門應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立供應(yīng)商信用檔案，定期評估供應(yīng)商信用狀況。在簽訂采購合同時，明確違約責(zé)任條款，要求供應(yīng)商提供擔(dān)?；虮ＷC金。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約跡象，應(yīng)及時采取措施，如暫停付款、要求供應(yīng)商提供整改方案等，確保公司利益不受損失。對于質(zhì)量風(fēng)險，采購執(zhí)行部門應(yīng)加強(qiáng)對采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收工作，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。如發(fā)現(xiàn)采購物資質(zhì)量問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取退換貨、補(bǔ)貨、賠償損失等措施。對于法律風(fēng)險，采購執(zhí)行部門應(yīng)加強(qiáng)對采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購活動合法合規(guī)。在簽訂采購合同前，應(yīng)審核合同條款的合法性和完整性，避免合同糾紛。如發(fā)生法律糾紛，應(yīng)及時咨詢公司法律顧問，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警采購執(zhí)行部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。根據(jù)風(fēng)險監(jiān)控結(jié)果，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時發(fā)出風(fēng)險預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對措施。對于風(fēng)險等級較高的風(fēng)險事件，應(yīng)制定專項應(yīng)對方案，確保風(fēng)險得到有效控制。六、采購信息管理1.采購信息收集采購執(zhí)行部門應(yīng)建立采購信息收集渠道，廣泛收集市場價格信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品質(zhì)量信息等與采購活動相關(guān)的信息。采購人員應(yīng)定期關(guān)注市場動態(tài)，通過網(wǎng)絡(luò)、行業(yè)媒體、供應(yīng)商溝通等方式，及時了解市場價格變化、新產(chǎn)品信息、供應(yīng)商動態(tài)等情況，并將收集到的信息進(jìn)行整理和分析。采購執(zhí)行部門應(yīng)建立采購信息數(shù)據(jù)庫，將收集到的采購信息進(jìn)行分類存儲，方便查詢和使用。采購信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和時效性。2.采購信息共享與利用采購執(zhí)行部門應(yīng)將采購信息及時共享給需求部門、財務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門，以便各部門更好地了解采購情況，協(xié)同開展工作。需求部門可以根據(jù)采購信息，合理調(diào)整采購需求，優(yōu)化采購計劃。財務(wù)部門可以根據(jù)采購信息，進(jìn)行采購成本分析和預(yù)算控制。質(zhì)量部門可以根據(jù)采購信息，對采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核和調(diào)整。采購執(zhí)行部門應(yīng)充分利用采購信息，為采購決策提供支持。通過對采購信息的分析和研究，選擇合適的供應(yīng)商，制定合理的采購策略，降低采購成本，提高采購效益。七、采購績效評估1.評估指標(biāo)設(shè)定采購績效評估應(yīng)建立科學(xué)合理的評估指標(biāo)體系，包括采購成本、采購質(zhì)量、交貨期、供應(yīng)商管理、采購效率等方面的指標(biāo)。采購成本指標(biāo)：主要評估采購價格的合理性、采購成本的節(jié)約情況等?？梢酝ㄟ^計算采購價格與市場平均價格的差異率、采購成本降低率等指標(biāo)來進(jìn)行評估。采購質(zhì)量指標(biāo)：主要評估采購物資的質(zhì)量合格率、退貨率等?？梢酝ㄟ^統(tǒng)計采購物資的驗收合格數(shù)量與總采購數(shù)量的比例、退貨數(shù)量與總采購數(shù)量的比例等指標(biāo)來進(jìn)行評估。交貨期指標(biāo)：主要評估供應(yīng)商的交貨準(zhǔn)時率、交貨延遲天數(shù)等。可以通過計算按時交貨的訂單數(shù)量與總訂單數(shù)量的比例、交貨延遲的天數(shù)總和等指標(biāo)來進(jìn)行評估。供應(yīng)商管理指標(biāo)：主要評估供應(yīng)商的開發(fā)數(shù)量、供應(yīng)商的合作滿意度、供應(yīng)商的違約次數(shù)等。可以通過統(tǒng)計新開發(fā)供應(yīng)商的數(shù)量、對供應(yīng)商進(jìn)行滿意度調(diào)查的得分、供應(yīng)商違約的次數(shù)等指標(biāo)來進(jìn)行評估。采購效率指標(biāo)：主要評估采購周期的長短、采購訂單處理的及時性等?？梢酝ㄟ^計算采購訂單從下達(dá)至交貨的平均天數(shù)、采購訂單處理的平均時間等指標(biāo)來進(jìn)行評估。2.評估方法與頻率采購績效評估可以采用定量評估與定性評估相結(jié)合的方法。定量評估主要通過計算各項評估指標(biāo)的數(shù)值來進(jìn)行評估，定性評估主要通過對采購人員的工作表現(xiàn)、團(tuán)隊協(xié)作、溝通能力等方面進(jìn)行評價來進(jìn)行評估。采購績效評估應(yīng)定期進(jìn)行，一般每季度或每半年進(jìn)行一次。評估結(jié)果應(yīng)及時反饋給采購執(zhí)行部門和采購人員，以便他們了解自己的工作表現(xiàn)