公司辦公物資管理制度

公司辦公物資管理制度總則一、目的為規(guī)范公司辦公物資的管理，提高辦公物資的使用效率，降低辦公成本，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工及各部門(mén)。二、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公物資由行政部統(tǒng)一管理，各部門(mén)配合行政部做好辦公物資的管理工作。2.節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)員工節(jié)約使用辦公物資，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。3.責(zé)任到人原則：明確各部門(mén)及員工在辦公物資管理中的職責(zé)，確保辦公物資的安全和有效使用。4.定期盤(pán)點(diǎn)原則：行政部定期對(duì)公司辦公物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)掌握辦公物資的庫(kù)存情況和使用情況。三、管理職責(zé)1.行政部（1）負(fù)責(zé)公司辦公物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、出庫(kù)、保管、盤(pán)點(diǎn)等日常管理工作。（2）制定公司辦公物資的采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（3）建立公司辦公物資的管理制度和流程，監(jiān)督各部門(mén)及員工遵守辦公物資管理制度。（4）負(fù)責(zé)公司辦公物資的調(diào)配和調(diào)撥，滿足各部門(mén)的辦公需求。（5）對(duì)公司辦公物資的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，提出改進(jìn)建議。2.各部門(mén)（1）負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公物資的需求申請(qǐng)，填寫(xiě)《辦公物資申請(qǐng)單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后交行政部。（2）按照公司辦公物資管理制度的要求，合理使用辦公物資，做好辦公物資的保管和維護(hù)工作。（3）及時(shí)歸還借用的辦公物資，如有損壞或丟失，應(yīng)按規(guī)定賠償。（4）配合行政部進(jìn)行辦公物資的盤(pán)點(diǎn)和清查工作。四、辦公物資的分類(lèi)1.低值易耗品：指單位價(jià)值較低、使用期限較短、容易損耗的辦公物資，如筆、紙、文件夾、訂書(shū)機(jī)等。2.固定資產(chǎn)：指單位價(jià)值較高、使用期限較長(zhǎng)、不易損耗的辦公物資，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。五、辦公物資的采購(gòu)1.采購(gòu)計(jì)劃行政部根據(jù)各部門(mén)的辦公物資需求申請(qǐng)和庫(kù)存情況，制定公司每月的辦公物資采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.采購(gòu)流程（1）采購(gòu)申請(qǐng)：各部門(mén)需要采購(gòu)辦公物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《辦公物資申請(qǐng)單》，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后交行政部。（2）采購(gòu)審批：行政部根據(jù)各部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)，編制采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（3）供應(yīng)商選擇：行政部根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作，確定供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格。（4）簽訂合同：行政部與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。（5）物資驗(yàn)收：供應(yīng)商交貨后，行政部應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行物資驗(yàn)收，核對(duì)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合合同要求。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系處理。（6）付款結(jié)算：行政部根據(jù)采購(gòu)合同和物資驗(yàn)收單，辦理付款結(jié)算手續(xù)。六、辦公物資的入庫(kù)1.物資入庫(kù)前，行政部應(yīng)核對(duì)采購(gòu)合同、發(fā)票、物資驗(yàn)收單等相關(guān)資料，確保資料齊全、準(zhǔn)確。2.物資入庫(kù)時(shí)，行政部應(yīng)填寫(xiě)《辦公物資入庫(kù)單》，注明物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、供應(yīng)商等信息，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。3.物資入庫(kù)后，行政部應(yīng)將物資分類(lèi)存放，做好物資的保管和維護(hù)工作。七、辦公物資的出庫(kù)1.各部門(mén)需要領(lǐng)用辦公物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《辦公物資領(lǐng)用單》，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后交行政部。2.行政部根據(jù)《辦公物資領(lǐng)用單》，辦理物資出庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《辦公物資出庫(kù)單》，注明物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、領(lǐng)用部門(mén)等信息，并由領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。3.物資出庫(kù)后，行政部應(yīng)及時(shí)更新物資庫(kù)存臺(tái)賬，確保物資庫(kù)存信息的準(zhǔn)確性。八、辦公物資的保管1.行政部應(yīng)建立辦公物資臺(tái)賬，記錄物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、入庫(kù)日期、出庫(kù)日期等信息，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和核對(duì)。2.辦公物資應(yīng)分類(lèi)存放，擺放整齊，便于查找和使用。3.辦公物資應(yīng)定期進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，延長(zhǎng)物資的使用壽命。4.嚴(yán)禁將辦公物資挪作他用或私自贈(zèng)送他人。九、辦公物資的盤(pán)點(diǎn)1.行政部應(yīng)定期對(duì)公司辦公物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)時(shí)間一般為每季度末或年末。2.盤(pán)點(diǎn)前，行政部應(yīng)通知各部門(mén)做好物資的整理和準(zhǔn)備工作，確保物資的賬實(shí)相符。3.盤(pán)點(diǎn)時(shí)，行政部應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)公司辦公物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對(duì)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息，填寫(xiě)《辦公物資盤(pán)點(diǎn)表》。4.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，行政部應(yīng)根據(jù)《辦公物資盤(pán)點(diǎn)表》，編制《辦公物資盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，分析盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，提出改進(jìn)措施。十、辦公物資的報(bào)廢1.辦公物資達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)或無(wú)法修復(fù)時(shí)，應(yīng)辦理報(bào)廢手續(xù)。2.辦公物資報(bào)廢時(shí)，應(yīng)由使用部門(mén)填寫(xiě)《辦公物資報(bào)廢申請(qǐng)單》，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后交行政部。3.行政部應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行鑒定，確認(rèn)報(bào)廢物資的報(bào)廢原因和價(jià)值，并填寫(xiě)《辦公物資報(bào)廢鑒定表》。4.行政部根據(jù)《辦公物資報(bào)廢申請(qǐng)單》和《辦公物資報(bào)廢鑒定表》，辦理報(bào)廢物資的處置手續(xù)，如變賣(mài)、報(bào)廢等。十一、辦公物資的借用1.公司員工因工作需要借用辦公物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《辦公物資借用單》，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、借用期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后交行政部。2.行政部應(yīng)根據(jù)《辦公物資借用單》，辦理物資借用手續(xù)，填寫(xiě)《辦公物資借用登記表》，注明物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、借用部門(mén)、借用人員、借用期限等信息，并由借用人員簽字確認(rèn)。3.借用人員應(yīng)妥善保管借用的辦公物資，不得損壞或丟失。如因工作需要延長(zhǎng)借用期限，應(yīng)及時(shí)辦理延期手續(xù)。4.借用人員在借用期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還借用的辦公物資，如因工作需要繼續(xù)借用，應(yīng)重新辦理借用手續(xù)。十二、附則