公司發(fā)貨單據(jù)管理制度

公司發(fā)貨單據(jù)管理制度總則一、目的為規(guī)范公司發(fā)貨單據(jù)的管理，確保發(fā)貨流程的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和可追溯性，提高工作效率，保障公司的利益，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有產(chǎn)品的發(fā)貨單據(jù)管理，包括原材料、半成品、成品等各類貨物的發(fā)貨單據(jù)。三、管理原則1.準(zhǔn)確性原則：發(fā)貨單據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確記錄發(fā)貨信息，包括發(fā)貨日期、客戶名稱、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。2.及時(shí)性原則：發(fā)貨單據(jù)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)、傳遞和歸檔，確保發(fā)貨信息能夠及時(shí)反饋給相關(guān)部門和人員，便于公司的運(yùn)營(yíng)管理和決策。3.完整性原則：發(fā)貨單據(jù)應(yīng)包含所有必要的信息，不得遺漏或涂改，如有特殊情況需要更改，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和備案。4.可追溯性原則：發(fā)貨單據(jù)應(yīng)具有可追溯性，能夠追溯到每一筆發(fā)貨的具體情況，包括發(fā)貨人員、審核人員、客戶簽收等信息，便于公司的質(zhì)量追溯和責(zé)任追究。四、管理職責(zé)1.銷售部門（1）負(fù)責(zé)填寫(xiě)發(fā)貨單據(jù)，確保發(fā)貨信息的準(zhǔn)確性和完整性。（2）負(fù)責(zé)將發(fā)貨單據(jù)傳遞給物流部門，確保單據(jù)的及時(shí)傳遞。（3）負(fù)責(zé)與客戶溝通發(fā)貨事宜，及時(shí)反饋發(fā)貨信息給客戶。2.物流部門（1）負(fù)責(zé)接收發(fā)貨單據(jù)，核對(duì)發(fā)貨信息的準(zhǔn)確性。（2）負(fù)責(zé)安排貨物的運(yùn)輸和配送，確保貨物的安全和及時(shí)到達(dá)。（3）負(fù)責(zé)將貨物的運(yùn)輸信息反饋給銷售部門和客戶，便于雙方的跟蹤和查詢。3.財(cái)務(wù)部門（1）負(fù)責(zé)審核發(fā)貨單據(jù)的金額和稅費(fèi)等信息，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（2）負(fù)責(zé)根據(jù)發(fā)貨單據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理，及時(shí)記錄銷售收入和應(yīng)收賬款等信息。（3）負(fù)責(zé)與銷售部門和物流部門核對(duì)發(fā)貨單據(jù)的信息，確保數(shù)據(jù)的一致性。4.質(zhì)檢部門（1）負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)貨的貨物進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保貨物符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（2）如發(fā)現(xiàn)貨物質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知銷售部門和物流部門，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。5.綜合管理部門（1）負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)貨單據(jù)的管理進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保管理制度的執(zhí)行情況。（2）負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)貨單據(jù)的歸檔和保管，建立完善的檔案管理制度。發(fā)貨單據(jù)的填寫(xiě)與審核一、發(fā)貨單據(jù)的種類1.銷售出庫(kù)單：用于記錄銷售產(chǎn)品的發(fā)貨信息，是銷售部門與物流部門之間的交接憑證。2.調(diào)撥出庫(kù)單：用于記錄公司內(nèi)部不同部門或倉(cāng)庫(kù)之間的貨物調(diào)撥信息，是物流部門內(nèi)部的交接憑證。3.退貨入庫(kù)單：用于記錄客戶退貨的信息，是銷售部門與物流部門之間的交接憑證。二、發(fā)貨單據(jù)的填寫(xiě)要求1.銷售出庫(kù)單（1）發(fā)貨日期：填寫(xiě)貨物實(shí)際發(fā)貨的日期，應(yīng)與物流部門的發(fā)貨日期一致。（2）客戶名稱：填寫(xiě)客戶的全稱，不得縮寫(xiě)或簡(jiǎn)寫(xiě)。（3）貨物名稱：填寫(xiě)貨物的具體名稱，應(yīng)與合同或訂單中的名稱一致。（4）規(guī)格：填寫(xiě)貨物的規(guī)格型號(hào)，應(yīng)與合同或訂單中的規(guī)格一致。（5）數(shù)量：填寫(xiě)貨物的實(shí)際發(fā)貨數(shù)量，應(yīng)與合同或訂單中的數(shù)量一致。（6）單價(jià)：填寫(xiě)貨物的單價(jià)，應(yīng)與合同或訂單中的單價(jià)一致。（7）金額：填寫(xiě)貨物的總金額，應(yīng)等于數(shù)量乘以單價(jià)。（8）發(fā)貨人員：填寫(xiě)負(fù)責(zé)發(fā)貨的人員姓名。（9）審核人員：填寫(xiě)對(duì)發(fā)貨單據(jù)進(jìn)行審核的人員姓名。（10）備注：填寫(xiě)與發(fā)貨相關(guān)的其他信息，如特殊要求、包裝方式等。2.調(diào)撥出庫(kù)單（1）調(diào)撥日期：填寫(xiě)貨物實(shí)際調(diào)撥的日期，應(yīng)與物流部門的調(diào)撥日期一致。（2）調(diào)出部門：填寫(xiě)貨物調(diào)出的部門名稱。（3）調(diào)入部門：填寫(xiě)貨物調(diào)入的部門名稱。（4）貨物名稱：填寫(xiě)貨物的具體名稱，應(yīng)與合同或訂單中的名稱一致。（5）規(guī)格：填寫(xiě)貨物的規(guī)格型號(hào)，應(yīng)與合同或訂單中的規(guī)格一致。（6）數(shù)量：填寫(xiě)貨物的實(shí)際調(diào)撥數(shù)量，應(yīng)與調(diào)撥計(jì)劃中的數(shù)量一致。（7）單價(jià)：填寫(xiě)貨物的單價(jià)，應(yīng)與成本核算中的單價(jià)一致。（8）金額：填寫(xiě)貨物的總金額，應(yīng)等于數(shù)量乘以單價(jià)。（9）調(diào)撥人員：填寫(xiě)負(fù)責(zé)調(diào)撥的人員姓名。（10）審核人員：填寫(xiě)對(duì)調(diào)撥出庫(kù)單進(jìn)行審核的人員姓名。（11）備注：填寫(xiě)與調(diào)撥相關(guān)的其他信息，如特殊要求、運(yùn)輸方式等。3.退貨入庫(kù)單（1）退貨日期：填寫(xiě)貨物實(shí)際退貨的日期，應(yīng)與物流部門的退貨日期一致。（2）客戶名稱：填寫(xiě)退貨客戶的全稱，不得縮寫(xiě)或簡(jiǎn)寫(xiě)。（3）貨物名稱：填寫(xiě)退貨貨物的具體名稱，應(yīng)與銷售出庫(kù)單中的名稱一致。（4）規(guī)格：填寫(xiě)退貨貨物的規(guī)格型號(hào)，應(yīng)與銷售出庫(kù)單中的規(guī)格一致。（5）數(shù)量：填寫(xiě)退貨貨物的實(shí)際數(shù)量，應(yīng)與客戶退貨單中的數(shù)量一致。（6）單價(jià)：填寫(xiě)退貨貨物的單價(jià)，應(yīng)與銷售出庫(kù)單中的單價(jià)一致。（7）金額：填寫(xiě)退貨貨物的總金額，應(yīng)等于數(shù)量乘以單價(jià)。（8）退貨人員：填寫(xiě)負(fù)責(zé)退貨的人員姓名。（9）審核人員：填寫(xiě)對(duì)退貨入庫(kù)單進(jìn)行審核的人員姓名。（10）備注：填寫(xiě)與退貨相關(guān)的其他信息，如退貨原因、處理意見(jiàn)等。三、發(fā)貨單據(jù)的審核流程1.銷售部門填寫(xiě)發(fā)貨單據(jù)后，應(yīng)先進(jìn)行自查，確保發(fā)貨信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.銷售部門將發(fā)貨單據(jù)傳遞給物流部門，物流部門應(yīng)核對(duì)發(fā)貨信息的準(zhǔn)確性，如有疑問(wèn)應(yīng)及時(shí)與銷售部門溝通。3.物流部門將核對(duì)無(wú)誤的發(fā)貨單據(jù)傳遞給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核發(fā)貨單據(jù)的金額和稅費(fèi)等信息，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與銷售部門和物流部門溝通。4.財(cái)務(wù)部門將審核無(wú)誤的發(fā)貨單據(jù)傳遞給質(zhì)檢部門，質(zhì)檢部門應(yīng)對(duì)發(fā)貨的貨物進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，如有質(zhì)量問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知銷售部門和物流部門。5.質(zhì)檢部門將檢驗(yàn)結(jié)果反饋給銷售部門和物流部門，銷售部門和物流部門應(yīng)根據(jù)質(zhì)檢結(jié)果采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。6.銷售部門、物流部門、財(cái)務(wù)部門和質(zhì)檢部門應(yīng)在發(fā)貨單據(jù)上簽字或蓋章，確認(rèn)單據(jù)的真實(shí)性和有效性。發(fā)貨單據(jù)的傳遞與歸檔一、發(fā)貨單據(jù)的傳遞流程1.銷售部門填寫(xiě)發(fā)貨單據(jù)后，應(yīng)將單據(jù)傳遞給物流部門。2.物流部門核對(duì)發(fā)貨信息后，應(yīng)將單據(jù)傳遞給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門審核發(fā)貨單據(jù)后，應(yīng)將單據(jù)傳遞給質(zhì)檢部門。4.質(zhì)檢部門檢驗(yàn)貨物后，應(yīng)將單據(jù)傳遞給銷售部門和物流部門。5.銷售部門和物流部門應(yīng)將單據(jù)歸檔保存。二、發(fā)貨單據(jù)的歸檔要求1.發(fā)貨單據(jù)應(yīng)按照年度、月份進(jìn)行歸檔，每年歸檔一次。2.發(fā)貨單據(jù)應(yīng)按照客戶名稱、發(fā)貨日期等進(jìn)行分類歸檔，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。3.發(fā)貨單據(jù)應(yīng)裝訂成冊(cè)，封面應(yīng)注明年度、月份、客戶名稱等信息。4.發(fā)貨單據(jù)應(yīng)保存至少五年，如涉及法律糾紛或質(zhì)量追溯等情況，應(yīng)延長(zhǎng)保存期限。附則