公司法人印章管理制度VIP

公司法人印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司法人印章的管理，規(guī)范印章的使用流程，確保印章使用的安全性、合法性和嚴(yán)肅性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司涉及法人印章的使用與管理。（三）印章定義本制度所指公司法人印章是指公司法定代表人的姓名章或公司公章，具有代表公司行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的法律效力。二、印章的刻制與啟用（一）刻制申請(qǐng)1.因公司設(shè)立、變更登記或其他需要刻制法人印章的，由相關(guān)部門（如行政部、法務(wù)部等）填寫《法人印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明刻制印章的原因、名稱、規(guī)格等信息。2.《法人印章刻制申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至行政部統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。（二）刻制流程1.行政部根據(jù)審批通過(guò)的《法人印章刻制申請(qǐng)表》，選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。2.印章刻制完成后，行政部應(yīng)及時(shí)將印章取回，并組織相關(guān)人員對(duì)印章的規(guī)格、樣式、文字等進(jìn)行核對(duì)，確保與申請(qǐng)內(nèi)容一致。（三）印章啟用1.核對(duì)無(wú)誤的法人印章，由行政部填寫《法人印章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、使用范圍等信息。2.《法人印章啟用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，法人印章正式啟用。3.行政部應(yīng)將法人印章啟用的相關(guān)信息以書(shū)面形式通知公司各部門，并在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行公告。三、印章的保管（一）保管原則法人印章由專人負(fù)責(zé)保管，實(shí)行“專人專管、誰(shuí)保管誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，確保印章安全存放，防止印章被盜用、丟失或損壞。（二）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)法人印章的日常保管，確保印章存放安全，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將印章帶出公司或交予他人保管。2.嚴(yán)格按照印章使用流程和審批權(quán)限使用印章，對(duì)每一次印章使用進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄使用時(shí)間、用途、申請(qǐng)人等信息。3.定期對(duì)保管的法人印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部，并按規(guī)定申請(qǐng)更換印章。4.妥善保管印章使用登記臺(tái)賬，以備查閱和審計(jì)。（三）保管地點(diǎn)法人印章應(yīng)存放在公司指定的安全保管地點(diǎn)，配備必要的安全設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、密碼鎖等。存放印章的保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼應(yīng)由保管人員分別掌握，不得將兩者交予同一人保管。四、印章的使用（一）使用范圍法人印章主要用于公司對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、文件，辦理各類證照、資質(zhì)申請(qǐng)，以及其他需要代表公司行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的事項(xiàng)。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用法人印章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《法人印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、份數(shù)等信息，并簽字確認(rèn)。2.審核：《法人印章使用申請(qǐng)表》由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核用印事項(xiàng)是否符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求，申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。初審?fù)ㄟ^(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重大事項(xiàng)或涉及金額較大的用印申請(qǐng)，還需經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批。3.登記：經(jīng)審批同意使用法人印章的，保管人員應(yīng)在《法人印章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用印時(shí)間、申請(qǐng)人、用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、份數(shù)、審批人等信息。4.用?。罕９苋藛T根據(jù)審批后的《法人印章使用申請(qǐng)表》，在指定位置加蓋法人印章，并確保印章清晰、端正。用印完成后，應(yīng)將印章及時(shí)收回妥善保管。5.文件存檔：用印后的文件、資料等由申請(qǐng)部門或個(gè)人負(fù)責(zé)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔保管，以備查閱。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無(wú)法提前辦理用印審批手續(xù)的，使用部門或個(gè)人應(yīng)通過(guò)電話、短信等方式向公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理報(bào)告，經(jīng)同意后可先行用印，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.因工作需要攜帶法人印章外出使用的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由保管人員陪同前往。外出期間，印章應(yīng)始終處于保管人員的視線范圍內(nèi)，使用完畢后立即帶回公司妥善保管。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.公司名稱變更、法人變更等原因?qū)е路ㄈ擞≌虏辉龠m用的。2.因印章?lián)p壞、遺失等原因需要更換新印章的，原印章應(yīng)予以停用。3.根據(jù)公司規(guī)定或業(yè)務(wù)需求，法人印章不再使用的。（二）停用流程1.行政部根據(jù)印章停用情形，填寫《法人印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因、印章名稱等信息。2.《法人印章停用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，法人印章正式停用。3.行政部應(yīng)將法人印章停用的相關(guān)信息以書(shū)面形式通知公司各部門，并在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行公告。（三）印章銷毀1.停用的法人印章由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，定期進(jìn)行清理。對(duì)于需要銷毀的印章，行政部應(yīng)填寫《法人印章銷毀申請(qǐng)表》，注明印章名稱、停用時(shí)間、銷毀原因等信息。2.《法人印章銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，由行政部會(huì)同法務(wù)部等相關(guān)部門共同進(jìn)行印章銷毀。3.印章銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、印章名稱等信息。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。六、印章使用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對(duì)法人印章的使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查印章使用流程是否合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全、登記記錄是否完整等。2.行政部負(fù)責(zé)對(duì)法人印章的保管和使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用法人印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)使用法人印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、附則（