2025合同管理規(guī)章：公章、資質(zhì)、合同及其它證書的使用與保管辦法VIP

2025合同管理規(guī)章：公章、資質(zhì)、合同及其它證書的使用與保管辦法第一章總則第一條為規(guī)范公司公章、資質(zhì)、合同及其它證書的使用與保管，確保公司業(yè)務經(jīng)營活動的合法性、合規(guī)性及安全性，根據(jù)相關法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本辦法。第二條本辦法適用于公司及其分支機構(gòu)（以下簡稱“公司”）對公章、資質(zhì)、合同及其它證書的使用、保管、審批及監(jiān)督管理工作。第三條本辦法所稱公章，是指公司依法刻制并使用的行政公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人名章等；資質(zhì)，是指公司依法取得的各類行政許可、批準文件、認證證書等；合同，是指公司與其他主體簽訂的具有法律效力的書面協(xié)議；其它證書，是指公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證、銀行開戶許可證等。第四條公章、資質(zhì)、合同及其它證書的使用和保管必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保其合法、合規(guī)、安全使用，防止濫用、丟失或損壞。第二章公章管理第五條公章的刻制與啟用（一）公章的刻制必須由公司辦公室統(tǒng)一負責，嚴格按照國家有關公章管理的規(guī)定執(zhí)行。公章刻制完成后，必須在公安機關備案，并領取備案證明。（二）公章啟用前，必須由公司法定代表人簽署啟用通知，并明確公章的使用范圍和審批程序。第六條公章的使用（一）公章的使用必須嚴格遵循公司批準的使用范圍，不得超范圍使用。具體使用范圍由公司辦公室另行制定。（二）公章的使用必須實行審批制度。使用公章時，需填寫《公章使用審批表》，列明使用事由、文件內(nèi)容、使用人姓名及聯(lián)絡方式，并經(jīng)相關負責人審批后方可使用。（三）公章的使用必須嚴格登記，使用人必須在《公章使用登記簿》上如實填寫使用日期、使用事由和文件名稱，留存?zhèn)洳?。第七條公章的保管（一）公章必須由專人負責保管，保管人員必須具備高度的責任心和法律意識，不得將公章隨意交他人使用或保管。（二）公章必須存放在安全的場所，如保險柜或鎖柜中，確保公章的安全性。非工作時間，公章必須妥善保管，防止丟失或被盜用。（三）保管人員調(diào)崗或離職時，必須辦理公章交接手續(xù)，由公司辦公室監(jiān)交，并簽署《公章交接登記表》。第八條公章的停用與銷毀（一）公章因磨損、更換或公司名稱變更等原因需停用時，必須由公司辦公室提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準后方可停用。（二）停用的公章必須及時封存，不得繼續(xù)使用。如需銷毀，必須經(jīng)公司法定代表人批準，并由公司辦公室統(tǒng)一銷毀，做好銷毀記錄。第三章資質(zhì)管理第九條資質(zhì)的取得與使用（一）資質(zhì)的取得必須由公司相關部門按照國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定執(zhí)行，確保資質(zhì)的合法性和有效性。（二）資質(zhì)的使用必須嚴格按照其核定范圍和有效期限使用，不得超范圍或超期限使用。第十條資質(zhì)的審驗與更新（一）相關資質(zhì)到期前，公司相關部門必須及時向發(fā)證機關提出審驗申請，確保資質(zhì)的有效性。（二）資質(zhì)審驗通過后，公司相關部門必須及時更新資質(zhì)信息，并將新資質(zhì)文件存檔備查。第十一條資質(zhì)的變更與注銷（一）公司名稱、地址、法定代表人等信息發(fā)生變更時，相關部門必須及時向發(fā)證機關申請資質(zhì)變更，并更新資質(zhì)文件。（二）資質(zhì)因公司解散、破產(chǎn)等原因需注銷時，相關部門必須及時向發(fā)證機關申請注銷，并做好相關記錄。第四章合同管理第十二條合同的訂立（一）合同的訂立必須遵循平等、自愿、誠實信用的原則，符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度。（二）合同的訂立必須經(jīng)過公司相關部門的審核，并由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽署。第十三條合同的登記與歸檔（一）合同訂立后，使用部門必須及時將合同文本及相關資料送交公司辦公室登記，并建立合同檔案。（二）合同檔案必須包括合同文本、審批記錄、簽署憑證等，由公司辦公室統(tǒng)一保管，確保檔案的安全性和完整性。第十四條合同的履行與變更（一）合同履行過程中，相關部門必須嚴格按照合同約定履行義務，并及時跟蹤合同履行情況。（二）合同履行過程中如需變更，必須經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議，經(jīng)公司相關部門審核后方可生效。第十五條合同的終止與解除（一）合同履行完畢或因故終止時，相關部門必須及時辦理合同終止手續(xù)，并做好相關記錄。（二）合同解除后，相關部門必須及時將合同文本及相關資料送交公司辦公室歸檔，不得隨意丟棄或遺失。第五章其它證書管理第十六條其它證書的使用與保管（一）其它證書包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證、銀行開戶許可證等，必須由公司辦公室統(tǒng)一保管，并確保其合法性和有效性。（二）其它證書的使用必須嚴格按照其核定范圍和有效期限使用，不得超范圍或超期限使用。第十七條其它證書的更新與審驗（一）其它證書到期前，公司辦公室必須及時向相關部門提出更新申請，確保證書的有效性。（二）其它證書審驗通過后，公司辦公室必須及時更新證書信息，并將新證書存檔備查。第六章監(jiān)督檢查第十八條公司辦公室負責對公司公章、資質(zhì)、合同及其它證書的使用與保管情況進行監(jiān)督檢查，確保其符合本辦法的規(guī)定。第十九條公司審計部門或外部審計機構(gòu)應對公章、資質(zhì)、合同及其它證書的使用與保管情況進行定期或不定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。第七章法律責任第二十條違反本辦法規(guī)定，造成公章、資質(zhì)、合同及其它證書濫用、丟失或損壞的，將依法依規(guī)追究相關責任人的責任。第二十一條因公