公司會(huì)議室管理制度VIP

公司會(huì)議室管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)議室的使用管理，提高會(huì)議室的使用效率，確保各類會(huì)議、活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議室的使用管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理：公司會(huì)議室由行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)配。2.合理安排：根據(jù)會(huì)議需求和重要性，合理安排會(huì)議室，優(yōu)先保障重要會(huì)議和緊急會(huì)議的使用。3.高效利用：鼓勵(lì)充分利用會(huì)議室資源，提高使用效率，避免資源浪費(fèi)。二、會(huì)議室分類及設(shè)施（一）會(huì)議室分類1.大型會(huì)議室：可容納[X]人以上，配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、會(huì)議桌椅等設(shè)施，適用于公司全體員工大會(huì)、大型培訓(xùn)、重要外部會(huì)議等。2.中型會(huì)議室：可容納[X][X]人，配備投影儀、音響、麥克風(fēng)、會(huì)議桌椅等，常用于部門會(huì)議、業(yè)務(wù)討論、小型培訓(xùn)等。3.小型會(huì)議室：可容納[X][X]人，配備投影儀（或電視）、簡(jiǎn)單音響設(shè)備、會(huì)議桌椅等，適用于小組討論、一對(duì)一溝通、小型頭腦風(fēng)暴等。4.洽談室：一般容納[X][X]人，設(shè)施較為簡(jiǎn)潔，主要用于商務(wù)洽談、客戶接待等。（二）設(shè)施配備1.基本設(shè)施：各會(huì)議室均配備會(huì)議桌椅、書寫板、垃圾桶等基本設(shè)施。2.電子設(shè)備：根據(jù)會(huì)議室規(guī)模配備相應(yīng)的投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、電腦、電視等電子設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，滿足會(huì)議需求。3.其他設(shè)備：部分會(huì)議室可根據(jù)實(shí)際需要配備飲水機(jī)、空調(diào)、燈光控制系統(tǒng)等設(shè)備。三、會(huì)議室使用申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.使用人提前[X]個(gè)工作日填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》：詳細(xì)說(shuō)明會(huì)議主題、時(shí)間、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)、參會(huì)人數(shù)、是否需要特殊設(shè)備等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至行政部門：行政部門負(fù)責(zé)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核和安排。（二）審批權(quán)限1.部門內(nèi)部會(huì)議：由部門負(fù)責(zé)人審批。2.跨部門會(huì)議：需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同審批，涉及公司高層領(lǐng)導(dǎo)出席的會(huì)議，還需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.重要外部會(huì)議：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）申請(qǐng)注意事項(xiàng)1.申請(qǐng)信息務(wù)必準(zhǔn)確完整：以便行政部門合理安排會(huì)議室，并提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。2.若遇到多個(gè)申請(qǐng)時(shí)間沖突：行政部門將根據(jù)會(huì)議的重要性、參會(huì)人員范圍等因素進(jìn)行協(xié)調(diào)安排，必要時(shí)由申請(qǐng)部門自行協(xié)商解決。3.特殊設(shè)備需求：如額外的音響設(shè)備、投影儀幕布等，需在申請(qǐng)表中注明，以便行政部門提前安排調(diào)試。四、會(huì)議室使用安排（一）行政部門根據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行會(huì)議室安排1.通過(guò)郵件或其他方式通知使用人：告知會(huì)議室地點(diǎn)、使用時(shí)間等信息，并提醒使用人提前做好會(huì)議準(zhǔn)備。2.對(duì)于重要會(huì)議或大型活動(dòng)：行政部門將安排專人協(xié)助會(huì)議組織工作，確保會(huì)議順利進(jìn)行。（二）使用人應(yīng)按照安排準(zhǔn)時(shí)使用會(huì)議室1.提前到達(dá)會(huì)議室進(jìn)行準(zhǔn)備工作：如調(diào)試設(shè)備、擺放資料等，確保會(huì)議按時(shí)開(kāi)始。2.若因特殊情況需要變更使用時(shí)間或會(huì)議室：需提前至少[X]小時(shí)告知行政部門，經(jīng)同意后方可變更。（三）會(huì)議室使用時(shí)間1.原則上每次使用時(shí)長(zhǎng)不超過(guò)[X]小時(shí)：如有特殊情況需延長(zhǎng)使用時(shí)間，需提前向行政部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可繼續(xù)使用。2.若連續(xù)使用會(huì)議室：不同會(huì)議之間應(yīng)預(yù)留[X]分鐘的清理和準(zhǔn)備時(shí)間。五、會(huì)議室使用規(guī)范（一）使用前1.保持會(huì)議室整潔：使用人在會(huì)議開(kāi)始前應(yīng)清理會(huì)議室，將桌椅擺放整齊，帶走與會(huì)議無(wú)關(guān)的物品。2.檢查設(shè)備運(yùn)行情況：如發(fā)現(xiàn)投影儀、音響等設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知行政部門安排維修人員進(jìn)行處理。3.根據(jù)會(huì)議需要調(diào)整燈光和空調(diào)：確保會(huì)議室環(huán)境舒適。（二）使用中1.愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備：不得隨意拆卸、損壞設(shè)備，如有損壞應(yīng)照價(jià)賠償。2.保持會(huì)議室安靜：參會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議室內(nèi)大聲喧嘩、接聽(tīng)電話。3.如需在會(huì)議室用餐：應(yīng)提前告知行政部門，并使用一次性餐具，用餐后清理干凈，保持會(huì)議室整潔。4.會(huì)議結(jié)束后：使用人應(yīng)及時(shí)關(guān)閉設(shè)備電源、空調(diào)、燈光等，整理會(huì)議資料，帶走垃圾。（三）使用后1.行政部門安排專人對(duì)會(huì)議室進(jìn)行檢查和清理：確保會(huì)議室恢復(fù)整潔狀態(tài)，設(shè)備正常歸位。2.對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間未使用的會(huì)議室：行政部門將定期進(jìn)行清潔和設(shè)備維護(hù)，保證會(huì)議室隨時(shí)可用。六、會(huì)議室設(shè)備管理（一）設(shè)備維護(hù)1.行政部門定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)：確保設(shè)備正常運(yùn)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問(wèn)題。2.對(duì)于重要設(shè)備：如投影儀、音響系統(tǒng)等，行政部門將安排專業(yè)人員進(jìn)行定期保養(yǎng)和維修，建立設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)備維護(hù)情況。（二）設(shè)備報(bào)修1.使用人在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障：應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)通知行政部門。2.行政部門接到報(bào)修通知后：應(yīng)盡快安排維修人員進(jìn)行維修，對(duì)于緊急故障應(yīng)優(yōu)先處理，確保不影響會(huì)議正常進(jìn)行。3.維修人員維修后：應(yīng)填寫《設(shè)備維修記錄單》，詳細(xì)記錄故障原因、維修過(guò)程及維修結(jié)果。（三）設(shè)備更新1.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步：行政部門將根據(jù)實(shí)際情況，適時(shí)對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行更新和升級(jí)，以滿足會(huì)議需求。2.設(shè)備更新計(jì)劃由行政部門提出：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，更新后的設(shè)備應(yīng)及時(shí)做好驗(yàn)收和登記工作。七、會(huì)議室衛(wèi)生管理（一）日常衛(wèi)生維護(hù)1.使用人在會(huì)議結(jié)束后：應(yīng)清理會(huì)議室桌面、地面、垃圾桶等，確保會(huì)議室整潔干凈。2.行政部門定期安排專人對(duì)會(huì)議室進(jìn)行全面清潔：包括擦拭桌椅、清掃地面、清潔門窗等，保持會(huì)議室環(huán)境良好。（二）特殊情況衛(wèi)生處理1.若會(huì)議室內(nèi)有飲品或食物灑落：使用人應(yīng)及時(shí)清理干凈，如造成地面、桌面等污染嚴(yán)重，行政部門應(yīng)安排清潔人員進(jìn)行深度清潔。2.對(duì)于傳染病疫情等特殊時(shí)期：行政部門將加強(qiáng)會(huì)議室的衛(wèi)生消毒工作，增加消毒頻次，確保參會(huì)人員的健康安全。八、會(huì)議室安全管理（一）消防安全1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的消防器材：如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其處于正?？捎脿顟B(tài)。2.嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)吸煙和使用明火：禁止私拉亂接電線，防止火災(zāi)事故發(fā)生。3.行政部門應(yīng)定期組織會(huì)議室人員進(jìn)行消防安全培訓(xùn)：提高消防安全意識(shí)，掌握基本的消防知識(shí)和應(yīng)急處理技能。（二）人員安全1.會(huì)議室地面應(yīng)保持干燥：防止人員滑倒摔傷。2.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備和物品擺放應(yīng)整齊有序：避免阻礙通道，確保人員通行安全。3.對(duì)于大型會(huì)議或活動(dòng)：行政部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)秩序維護(hù)，保障人員安全。九、會(huì)議室費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.會(huì)議室使用一般不收取費(fèi)用：但如因特殊情況需要使用外部會(huì)議場(chǎng)地或設(shè)備租賃等產(chǎn)生的費(fèi)用，將根據(jù)實(shí)際發(fā)生額由相關(guān)部門承擔(dān)。2.對(duì)于使用會(huì)議室產(chǎn)生的水電費(fèi)：由行政部門統(tǒng)一核算后，按照公司相關(guān)規(guī)定分?jǐn)偟礁鞑块T。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.涉及會(huì)議室費(fèi)用的報(bào)銷：應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的要求，填寫相應(yīng)的報(bào)銷單據(jù)，并附上相關(guān)費(fèi)用明細(xì)和審批文件。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行審核：審核無(wú)誤后予以報(bào)銷。十、違規(guī)處理（一）對(duì)違反本制度的行為：行政部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，處理方式包括但不限于口頭警告、書面警告、罰款等。（二）因個(gè)人原因造成會(huì)議室設(shè)施設(shè)備損壞：由責(zé)任人照價(jià)賠償；若故意損壞會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，除賠償損失外，還將給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（三）未經(jīng)