保管發(fā)放管理制度VIP

保管發(fā)放管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司物資的保管與發(fā)放管理，規(guī)范物資保管和發(fā)放流程，確保公司物資的安全、完整，合理使用，降低成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物資的保管、發(fā)放管理，包括但不限于辦公用品、原材料、半成品、成品、設(shè)備及工具等。3.職責(zé)分工倉庫管理部門：負(fù)責(zé)物資的入庫驗(yàn)收、存儲(chǔ)保管、庫存盤點(diǎn)、發(fā)放等工作。采購部門：負(fù)責(zé)物資的采購計(jì)劃制定、采購實(shí)施，確保所采購物資符合公司要求，并及時(shí)通知倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)。使用部門：負(fù)責(zé)提出物資需求計(jì)劃，配合倉庫管理部門做好物資的領(lǐng)用、使用監(jiān)督等工作，確保物資合理使用。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)物資采購、保管、發(fā)放等環(huán)節(jié)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督，確保物資管理符合財(cái)務(wù)規(guī)定。4.基本原則準(zhǔn)確性原則：物資保管和發(fā)放數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，保證賬實(shí)相符。及時(shí)性原則：物資的出入庫操作及時(shí)，不影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)。安全性原則：采取有效措施確保物資安全，防止物資損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。節(jié)約性原則：合理控制物資庫存，避免積壓浪費(fèi)，提高物資使用效率。二、物資入庫管理1.入庫申請(qǐng)與審批使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，提前填寫《物資需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交給采購部門。采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的《物資需求申請(qǐng)表》制定采購計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.到貨驗(yàn)收物資到貨前，采購部門應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。物資到貨時(shí)，倉庫管理部門會(huì)同采購部門、使用部門按照采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。對(duì)于重要物資或技術(shù)要求較高的物資，需邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或質(zhì)量檢驗(yàn)人員參與驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《物資入庫單》一式三聯(lián)，倉庫管理部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門各執(zhí)一聯(lián)。如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格等問題，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。對(duì)不合格物資，應(yīng)單獨(dú)存放，并做好標(biāo)識(shí)，嚴(yán)禁入庫。3.入庫手續(xù)辦理倉庫管理人員根據(jù)驗(yàn)收合格的《物資入庫單》，辦理物資入庫手續(xù)。按照物資的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并建立物資臺(tái)賬，記錄物資的入庫日期、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。物資入庫后，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)更新庫存系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保庫存信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。三、物資保管管理1.倉庫規(guī)劃與布局根據(jù)物資的特性、用途、出入庫頻率等因素，合理規(guī)劃倉庫布局，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、辦公用品區(qū)、設(shè)備工具區(qū)等。對(duì)易燃易爆、有毒有害等特殊物資，應(yīng)設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。2.物資存儲(chǔ)要求按照物資的存儲(chǔ)條件要求進(jìn)行存放，如防潮、防雨、防曬、防火、防盜、防蟲等。對(duì)于有溫度、濕度要求的物資，應(yīng)配備相應(yīng)的溫濕度控制設(shè)備。物資應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰。同類物資應(yīng)按照規(guī)格型號(hào)、批次等順序排列，便于查找和管理。對(duì)貴重物資、易損物資、危險(xiǎn)物資等應(yīng)單獨(dú)存放，重點(diǎn)保管，并建立專門的臺(tái)賬進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.庫存盤點(diǎn)倉庫管理部門應(yīng)定期進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)分為日常盤點(diǎn)、月度盤點(diǎn)、年度盤點(diǎn)。日常盤點(diǎn)由倉庫管理人員自行進(jìn)行，對(duì)當(dāng)日出入庫物資進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。月度盤點(diǎn)由倉庫管理部門負(fù)責(zé)人組織實(shí)施，全面盤點(diǎn)倉庫物資。盤點(diǎn)結(jié)束后，填寫《月度庫存盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。年度盤點(diǎn)由公司財(cái)務(wù)部門牽頭，會(huì)同倉庫管理部門、采購部門、使用部門等相關(guān)人員共同進(jìn)行。對(duì)全年物資的收發(fā)存情況進(jìn)行全面清查，編制《年度庫存盤點(diǎn)報(bào)告》。如盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，屬于計(jì)量錯(cuò)誤、出入庫手續(xù)錯(cuò)誤等原因造成的，應(yīng)及時(shí)調(diào)整賬目；屬于物資損壞、丟失、被盜等原因造成的，應(yīng)查明責(zé)任，按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。4.庫存安全管理倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施和消防器材，并定期進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保其性能良好。倉庫管理人員應(yīng)熟悉物資的特性及安全防范知識(shí)，掌握消防器材的使用方法。嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)吸煙、使用明火，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。加強(qiáng)倉庫的防盜措施，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保倉庫物資安全。對(duì)倉庫門窗、門鎖等設(shè)施定期檢查，發(fā)現(xiàn)損壞及時(shí)修復(fù)。四、物資發(fā)放管理1.發(fā)放原則遵循“先進(jìn)先出、急用先供”的原則，確保物資的合理使用。嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的物資需求計(jì)劃發(fā)放物資，嚴(yán)禁超計(jì)劃發(fā)放。2.發(fā)放流程使用部門填寫《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給倉庫管理部門。倉庫管理人員根據(jù)《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，核對(duì)庫存情況，如庫存充足，按照規(guī)定辦理物資發(fā)放手續(xù)，填寫《物資出庫單》一式三聯(lián)，倉庫管理部門留存一聯(lián)，財(cái)務(wù)部門一聯(lián)，使用部門一聯(lián)。倉庫管理人員按照《物資出庫單》上注明的物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等進(jìn)行發(fā)放，并在物資臺(tái)賬上記錄物資的發(fā)放日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用數(shù)量等信息，同時(shí)更新庫存系統(tǒng)數(shù)據(jù)。如庫存不足，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購部門補(bǔ)貨，并在《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》上注明情況反饋給使用部門。3.特殊物資發(fā)放對(duì)于貴重物資、危險(xiǎn)物資、管制物資等特殊物資的發(fā)放，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)。使用部門除填寫《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》外，還需提交詳細(xì)的使用方案或說明，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可發(fā)放。倉庫管理部門對(duì)特殊物資的發(fā)放過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，確保物資發(fā)放符合規(guī)定要求。同時(shí)，對(duì)特殊物資的領(lǐng)用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便追溯。4.借用與歸還管理因工作需要借用物資的，使用部門應(yīng)填寫《物資借用申請(qǐng)表》，注明借用物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、借用期限、借用用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交給倉庫管理部門。倉庫管理部門根據(jù)庫存情況及借用申請(qǐng)進(jìn)行審批，同意借用的，辦理物資借用手續(xù)，填寫《物資借用單》一式三聯(lián)，倉庫管理部門、借用部門、財(cái)務(wù)部門各執(zhí)一聯(lián)。借用部門應(yīng)在規(guī)定的借用期限內(nèi)歸還借用物資。歸還時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，如物資完好無損，辦理歸還手續(xù)，核銷《物資借用單》；如發(fā)現(xiàn)物資損壞或丟失，借用部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。五、廢舊物資管理1.廢舊物資界定廢舊物資是指公司內(nèi)已不再使用或已損壞、報(bào)廢的各類物資，包括但不限于原材料、半成品、成品、設(shè)備及工具、辦公用品等。2.廢舊物資回收各部門在工作中產(chǎn)生的廢舊物資，應(yīng)及時(shí)整理分類，并交至倉庫管理部門指定的存放地點(diǎn)。倉庫管理部門定期對(duì)廢舊物資進(jìn)行集中清理、盤點(diǎn)，核實(shí)廢舊物資的種類、數(shù)量等情況，并建立廢舊物資臺(tái)賬。3.廢舊物資處理對(duì)于可回收利用的廢舊物資，倉庫管理部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定，聯(lián)系有資質(zhì)的回收公司進(jìn)行回收處理，回收所得款項(xiàng)上繳公司財(cái)務(wù)部門。對(duì)于不可回收利用的廢舊物資，如危險(xiǎn)廢棄物等，應(yīng)按照國家有關(guān)環(huán)保規(guī)定，委托具備相應(yīng)資質(zhì)的環(huán)保處理單位進(jìn)行無害化處理。處理過程需進(jìn)行記錄，確保符合環(huán)保要求。廢舊物資處理前，倉庫管理部門應(yīng)填寫《廢舊物資處理申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明廢舊物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、處理方式等，經(jīng)相關(guān)部門審核及公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施處理。六、信息化管理1.物資管理系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)建立完善的物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購、入庫、保管、發(fā)放、盤點(diǎn)等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，能夠?qū)崟r(shí)反映物資的庫存動(dòng)態(tài)和收發(fā)存情況。2.數(shù)據(jù)維護(hù)與更新倉庫管理部門負(fù)責(zé)物資管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的日常維護(hù)和更新工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。采購部門、使用部門等相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將物資采購、領(lǐng)用等信息錄入系統(tǒng)，以便倉庫管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與倉庫管理部門核對(duì)物資管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)物資保管發(fā)放情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查物資采購、驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放、盤點(diǎn)、廢舊物資處理等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。倉庫管理部門應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以整改。對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，相關(guān)部門應(yīng)限期整改，并將整改情況反饋給監(jiān)督檢查部門。2.考核評(píng)價(jià)建立物資保管發(fā)放工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)倉庫管理部門、采購部門、使用部門等相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核指標(biāo)包括物資庫存準(zhǔn)確