保衛(wèi)檔案管理制度VIP

保衛(wèi)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等資料。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件材料。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、接收、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等日常管理工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。5.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案管理工作。（二）各部門1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門文件材料的形成、積累和歸檔工作。3.配合綜合管理部門做好檔案的清查、盤點(diǎn)等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等。3.公司各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等。4.公司工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。6.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。7.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。8.公司技術(shù)檔案，如研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)圖紙、工藝文件等。9.公司市場營銷檔案，如市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料、銷售合同等。10.公司行政事務(wù)檔案，如辦公用品采購記錄、車輛使用記錄、辦公區(qū)域維修記錄等。11.公司開展各類活動(dòng)形成的文件材料，如活動(dòng)方案、通知、照片、視頻等。12.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。3.電子文件應(yīng)采用通用格式保存，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.綜合管理部門按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。分類應(yīng)遵循科學(xué)性、實(shí)用性原則，便于管理和查找利用。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照檔案的排列順序，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.各部門形成的文件材料，應(yīng)在次年一季度內(nèi)整理歸檔完畢。2.重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.將審核后的檔案移交綜合管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，審核無誤后進(jìn)行上架保管。（三）移交要求1.移交的檔案應(yīng)齊全、完整，符合整理要求。2.檔案移交清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案移交的憑證。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年、30年。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際需要確定。（二）保管條件1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人需要查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門審批。2.綜合管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部門，綜合管理部門核對(duì)無誤后，在查閱登記本上注明歸還日期。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，綜合管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門兼職檔案員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容。2.將造冊(cè)登記的檔案清單報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀登記表，注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等內(nèi)容，監(jiān)銷人應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)。八、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，保守檔案機(jī)密。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)實(shí)行專人專管，嚴(yán)格限制查閱范圍。3.在檔案利用過程中，如需復(fù)印、摘錄機(jī)密檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并做好登記工作。4.檔案管理人員不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，不得在私人通信、談話中涉及檔案機(jī)密。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。2.檔