促銷樣品管理制度

促銷樣品管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司促銷樣品的管理，確保促銷樣品的有效使用和合理控制，提高促銷活動的效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及促銷樣品的活動，包括但不限于產(chǎn)品推廣、市場調(diào)研、客戶回饋等。（三）基本原則1.合理規(guī)劃原則：根據(jù)促銷活動的目標和需求，合理規(guī)劃促銷樣品的種類、數(shù)量和發(fā)放方式。2.有效控制原則：對促銷樣品的采購、存儲、發(fā)放、使用和回收等環(huán)節(jié)進行有效控制，確保樣品的安全和完整。3.成本效益原則：在保證促銷效果的前提下，盡量降低促銷樣品的成本，提高資源利用效率。4.合規(guī)合法原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，確保促銷樣品管理活動的合法性。二、職責分工（一）市場部門1.負責制定促銷活動方案，明確促銷樣品的種類、數(shù)量、發(fā)放對象和發(fā)放方式等。2.根據(jù)促銷活動的需要，向采購部門提交促銷樣品的采購申請。3.組織實施促銷活動，負責促銷樣品的發(fā)放、使用和回收等工作。4.對促銷樣品的使用效果進行跟蹤和評估，及時反饋相關信息。（二）采購部門1.根據(jù)市場部門提交的采購申請，負責促銷樣品的采購工作。2.選擇合格的供應商，簽訂采購合同，確保采購的促銷樣品質(zhì)量符合要求。3.負責促銷樣品的到貨驗收工作，確保樣品數(shù)量準確、質(zhì)量合格。（三）倉儲部門1.負責促銷樣品的存儲管理，確保樣品存儲安全、環(huán)境適宜。2.建立促銷樣品庫存臺賬，記錄樣品的出入庫情況。3.根據(jù)市場部門的發(fā)放通知，及時發(fā)放促銷樣品。（四）財務部門1.負責審核促銷樣品的采購費用和相關支出，確保費用支出合理合規(guī)。2.對促銷樣品的成本進行核算和分析，提供相關財務數(shù)據(jù)支持。（五）審計部門1.對促銷樣品管理活動進行審計監(jiān)督，確保制度執(zhí)行到位。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。三、采購管理（一）采購申請1.市場部門應根據(jù)促銷活動方案，提前制定促銷樣品采購計劃，并填寫《促銷樣品采購申請表》，詳細注明樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等信息。2.《促銷樣品采購申請表》需經(jīng)市場部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）供應商選擇1.采購部門應根據(jù)市場部門提供的樣品要求，選擇合格的供應商。供應商應具備良好的信譽、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證體系。2.采購部門應對供應商進行評估和篩選，建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量等情況。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。采購合同應包括樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、驗收方式等條款。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交至市場部門、倉儲部門和財務部門備案。（四）到貨驗收1.促銷樣品到貨前，倉儲部門應根據(jù)采購合同和送貨單，做好收貨準備工作。2.樣品到貨時，倉儲部門應會同采購部門按照合同要求進行驗收，檢查樣品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合要求。3.如發(fā)現(xiàn)樣品存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題等，倉儲部門應及時通知采購部門與供應商聯(lián)系解決，并做好記錄。4.驗收合格的促銷樣品，倉儲部門應辦理入庫手續(xù)，填寫《促銷樣品入庫單》，并將樣品存放至指定倉庫。四、存儲管理（一）倉庫設置1.倉儲部門應設立專門的促銷樣品倉庫，確保樣品存儲安全、環(huán)境適宜。倉庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.促銷樣品應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。不同種類、規(guī)格、批次的樣品應分開存放，并建立相應的庫存臺賬。（二）庫存盤點1.倉儲部門應定期對促銷樣品進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次。2.庫存盤點結(jié)束后，倉儲部門應編制《促銷樣品庫存盤點表》，記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并進行調(diào)整。（三）庫存安全1.倉儲部門應加強對促銷樣品倉庫的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責任。2.倉庫工作人員應嚴格遵守安全操作規(guī)程，確保倉庫安全。嚴禁在倉庫內(nèi)吸煙、使用明火，嚴禁無關人員進入倉庫。3.定期對倉庫設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應及時報告并采取措施加以解決。五、發(fā)放管理（一）發(fā)放計劃1.市場部門應根據(jù)促銷活動方案，制定促銷樣品發(fā)放計劃，明確發(fā)放對象、發(fā)放數(shù)量、發(fā)放時間和發(fā)放方式等。2.發(fā)放計劃需經(jīng)市場部門負責人審核簽字后，提交至倉儲部門。（二）發(fā)放流程1.倉儲部門根據(jù)市場部門提交的發(fā)放計劃，準備好相應的促銷樣品。2.發(fā)放時，倉庫工作人員應核對發(fā)放對象、發(fā)放數(shù)量等信息，確保發(fā)放準確無誤。3.發(fā)放過程中，應要求領取人簽字確認，領取人應妥善保管樣品，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)賣。4.對于重要客戶或特殊促銷活動，可采用專人配送或現(xiàn)場發(fā)放等方式，確保樣品及時、準確送達。（三）發(fā)放記錄1.倉儲部門應建立促銷樣品發(fā)放臺賬，詳細記錄樣品的發(fā)放時間、發(fā)放對象、發(fā)放數(shù)量、領取人簽字等信息。2.發(fā)放臺賬應定期進行核對和整理，確保記錄準確、完整。六、使用管理（一）使用規(guī)范1.市場部門應向促銷活動參與人員明確促銷樣品的使用規(guī)范和注意事項，確保樣品得到正確使用。2.促銷樣品僅供促銷活動使用，不得挪作他用。如因特殊情況需要轉(zhuǎn)借或贈送他人，需經(jīng)市場部門負責人批準。（二）使用監(jiān)督1.市場部門應加強對促銷樣品使用情況的監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正不當使用行為。2.對于違反使用規(guī)范的行為，應視情節(jié)輕重給予相應的處罰，如警告、罰款、取消促銷資格等。（三）使用效果評估1.促銷活動結(jié)束后，市場部門應對促銷樣品的使用效果進行評估。評估內(nèi)容包括樣品對促銷活動效果的影響、客戶反饋等。2.根據(jù)使用效果評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后的促銷活動提供參考。七、回收管理（一）回收要求1.促銷活動結(jié)束后，市場部門應及時組織對促銷樣品進行回收。回收范圍包括未發(fā)放的樣品、已發(fā)放但客戶未使用或未全部使用的樣品等。2.回收的促銷樣品應保持完好無損，如有損壞或丟失，應查明原因并追究相關人員的責任。（二）回收流程1.市場部門應制定促銷樣品回收計劃，明確回收時間、回收方式和回收責任人等。2.回收時，市場部門工作人員應與領取人核對樣品數(shù)量，要求領取人將未使用或未全部使用的樣品交回。3.對于已發(fā)放但客戶未使用或未全部使用的樣品，可根據(jù)實際情況進行適當處理，如折價回收、與客戶協(xié)商繼續(xù)使用等。（三）回收記錄1.市場部門應建立促銷樣品回收臺賬，詳細記錄回收時間、回收對象、回收數(shù)量、回收原因等信息。2.回收臺賬應定期進行核對和整理，確保記錄準確、完整。八、成本核算與控制（一）成本核算1.財務部門應定期對促銷樣品的采購成本、存儲成本、發(fā)放成本等進行核算，準確計算促銷樣品的總成本。2.促銷樣品成本核算應包括直接成本和間接成本。直接成本主要包括樣品采購費用、運輸費用等；間接成本主要包括倉儲費用、人工費用等。（二）成本控制1.各部門應在保證促銷效果的前提下，合理控制促銷樣品的成本。市場部門應優(yōu)化促銷活動方案，減少不必要的樣品采購和發(fā)放；采購部門應通過招標、談判等方式降低采購成本；倉儲部門應加強庫存管理，降低存儲成本。2.財務部門應定期對促銷樣品成本進行分析，及時發(fā)現(xiàn)成本控制中存在的問題，并提出改進措施。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對促銷樣品管理活動進行審計監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況、流程合規(guī)性、成本控制等方面的問題。2.各部門應配合審計部門的工作，如實提供相關資料和信息。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應及時整改，并將整改情況報告審計部門。（二）外部監(jiān)督1.公司應接受相關政府部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，確保促銷樣品管理活動符合法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的要求。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應認真對待，積極整改，并及時向相關部門反饋整改情況。十、罰則（一）違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處罰：1.未按規(guī)定申請采購促銷樣品，擅自采購的。2.采購過程中，收受供應商賄賂或回扣的。3.未按規(guī)定存儲促銷樣品，導致樣品損壞、丟失的。4.未按規(guī)定發(fā)放促銷樣品，擅自擴大發(fā)放范圍或改變發(fā)放方式