供貨單位管理制度

供貨單位管理制度一、總則1.目的為了加強公司對供貨單位的管理，確保所采購的物資和服務(wù)符合質(zhì)量、價格、交貨期等要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有與供貨單位發(fā)生采購業(yè)務(wù)往來的部門和人員。3.基本原則公平、公正、公開原則：在選擇供貨單位、采購交易等過程中，應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有符合條件的供貨單位都有平等參與的機會。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量物資和服務(wù)的供貨單位，以滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營對產(chǎn)品質(zhì)量的要求。成本效益原則：在保證物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，綜合考慮采購成本，追求采購效益的最大化。合作共贏原則：與供貨單位建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關(guān)系，共同發(fā)展。二、供貨單位的選擇與評估1.供貨單位的選擇標準合法經(jīng)營：具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證照，遵守國家法律法規(guī)。信譽良好：在行業(yè)內(nèi)具有良好的信譽，無不良經(jīng)營記錄、重大質(zhì)量問題和違約行為。質(zhì)量保證：具備完善的質(zhì)量管理體系，能夠提供符合公司要求的高質(zhì)量物資和服務(wù)。價格合理：報價具有競爭力，在保證質(zhì)量的前提下，價格相對合理。交貨及時：能夠按照合同約定的時間及時交貨，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營不受影響。服務(wù)優(yōu)質(zhì)：具備良好的售后服務(wù)意識和能力，能夠及時解決公司在使用物資和服務(wù)過程中遇到的問題。2.供貨單位的信息收集采購部門、市場部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門應(yīng)通過多種渠道收集供貨單位信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、客戶反饋等。對收集到的供貨單位信息進行整理和分類，建立供貨單位信息庫。信息庫應(yīng)包括供貨單位的基本情況、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品或服務(wù)介紹、聯(lián)系方式、信譽評價等內(nèi)容。3.供貨單位的初步篩選根據(jù)公司的采購需求和供貨單位的選擇標準，對信息庫中的供貨單位進行初步篩選，確定潛在的供貨單位名單。采購部門應(yīng)向潛在的供貨單位發(fā)出《供貨單位調(diào)查表》，要求其填寫相關(guān)信息，包括公司概況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面的內(nèi)容。4.供貨單位的實地考察對于初步篩選合格的供貨單位，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行實地考察。實地考察的內(nèi)容包括供貨單位的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等情況。考察結(jié)束后，考察人員應(yīng)填寫《供貨單位實地考察報告》，對供貨單位的綜合情況進行評價，并提出是否推薦其成為公司供貨單位的意見。5.供貨單位的評估與審批采購部門根據(jù)《供貨單位調(diào)查表》和《供貨單位實地考察報告》等資料，對供貨單位進行綜合評估，填寫《供貨單位評估表》。評估內(nèi)容包括供貨單位的基本情況、質(zhì)量保證能力、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。采購部門將《供貨單位評估表》及相關(guān)資料提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)評估結(jié)果，決定是否批準該供貨單位成為公司的合格供貨單位。6.合格供貨單位名單的確定與發(fā)布經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準的供貨單位，列入公司合格供貨單位名單。采購部門應(yīng)及時將合格供貨單位名單發(fā)布給相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部進行公示。合格供貨單位名單應(yīng)實行動態(tài)管理，定期進行更新和調(diào)整。對于不符合公司要求或出現(xiàn)問題的供貨單位，應(yīng)及時從合格供貨單位名單中剔除。三、采購合同管理1.采購合同的簽訂采購部門應(yīng)在與供貨單位達成采購意向后，及時簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交給公司法律部門進行審核，確保合同的合法性、有效性和完整性。法律部門審核通過后，采購部門方可與供貨單位簽訂正式合同。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部門、質(zhì)量部門、倉庫管理部門等，以便各部門做好相應(yīng)的準備工作。2.采購合同的執(zhí)行采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，及時向供貨單位下達采購訂單，并跟蹤訂單的執(zhí)行情況。供貨單位應(yīng)按照采購合同和采購訂單的要求，按時、按質(zhì)、按量地提供物資和服務(wù)。采購部門應(yīng)定期與供貨單位溝通，了解訂單執(zhí)行進度，及時解決出現(xiàn)的問題。質(zhì)量部門應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標準，對到貨的物資進行檢驗和驗收。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知采購部門，并按照合同約定進行處理。倉庫管理部門應(yīng)按照采購合同和采購訂單的要求，做好物資的入庫、存儲和發(fā)放工作。對于驗收合格的物資，應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)；對于不符合要求的物資，應(yīng)按照規(guī)定進行處理。3.采購合同的變更與解除在采購合同執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要變更合同內(nèi)容，采購部門應(yīng)及時與供貨單位協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)等。如因不可抗力或其他原因需要解除采購合同，采購部門應(yīng)及時與供貨單位協(xié)商，并簽訂合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、雙方的權(quán)利和義務(wù)等。采購合同的變更或解除應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并按照公司的規(guī)定進行審批。4.采購合同的歸檔與保管采購部門應(yīng)負責(zé)采購合同的歸檔與保管工作。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同正本及相關(guān)附件整理歸檔，建立采購合同檔案。采購合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、采購訂單、驗收報告、付款憑證等相關(guān)資料。采購合同檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司的規(guī)定執(zhí)行。在保管期限內(nèi)，不得擅自銷毀或丟失采購合同檔案。四、物資驗收管理1.驗收標準的制定質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)采購合同的要求和相關(guān)國家標準、行業(yè)標準，制定物資驗收標準。驗收標準應(yīng)明確物資的質(zhì)量要求、檢驗方法、檢驗項目、合格判定準則等內(nèi)容。驗收標準制定后，應(yīng)及時通知采購部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門，并組織相關(guān)人員進行培訓(xùn)，確保驗收人員熟悉驗收標準。2.驗收準備工作倉庫管理部門在物資到貨前，應(yīng)做好驗收準備工作，包括清理驗收場地、準備驗收工具和量具等。采購部門應(yīng)在物資到貨前，及時通知質(zhì)量部門和倉庫管理部門，并提供物資的相關(guān)資料，如采購合同、采購訂單、質(zhì)量證明文件等。3.物資驗收程序物資到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時通知質(zhì)量部門進行驗收。質(zhì)量部門應(yīng)按照驗收標準對物資進行檢驗和驗收。驗收人員應(yīng)首先核對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等是否與采購合同和采購訂單一致。然后對物資的外觀、包裝、標識等進行檢查，確保物資無損壞、無變質(zhì)等情況。對于需要進行理化性能檢驗的物資，質(zhì)量部門應(yīng)按照規(guī)定的檢驗方法和檢驗項目進行檢驗。檢驗合格后，出具《物資驗收報告》。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，質(zhì)量部門應(yīng)及時通知采購部門，并按照合同約定進行處理。采購部門應(yīng)與供貨單位協(xié)商解決問題，并跟蹤處理結(jié)果。4.驗收記錄與報告驗收人員應(yīng)認真填寫《物資驗收記錄》，詳細記錄物資的驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、檢驗結(jié)果等內(nèi)容。質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)《物資驗收記錄》出具《物資驗收報告》?！段镔Y驗收報告》應(yīng)包括物資的基本信息、驗收情況、驗收結(jié)論等內(nèi)容?！段镔Y驗收記錄》和《物資驗收報告》應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司的規(guī)定執(zhí)行。五、付款管理1.付款申請的提出采購部門應(yīng)在收到供貨單位提供的發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料后，按照采購合同的約定，及時提出付款申請。付款申請應(yīng)包括付款金額、付款方式、付款時間等內(nèi)容。付款申請應(yīng)經(jīng)采購部門負責(zé)人審核簽字后，提交給財務(wù)部門。2.付款審核財務(wù)部門收到付款申請后，應(yīng)按照公司的財務(wù)管理制度和采購合同的約定，對付款申請進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、有效性，驗收報告的準確性，付款金額的合理性等。如發(fā)現(xiàn)付款申請存在問題，財務(wù)部門應(yīng)及時通知采購部門進行核實和處理。采購部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成核實和處理工作，并重新提交付款申請。3.付款審批付款申請經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，應(yīng)提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司的資金狀況、采購合同的約定等因素，決定是否批準付款申請。對于金額較大的付款申請，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)部門進行專題研究和決策。4.付款執(zhí)行經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準的付款申請，財務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的付款方式和付款時間及時辦理付款手續(xù)。在付款過程中，財務(wù)部門應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司的財務(wù)管理制度，確保付款安全、準確、及時。六、售后服務(wù)管理1.售后服務(wù)要求的明確采購部門在與供貨單位簽訂采購合同時，應(yīng)明確約定售后服務(wù)的內(nèi)容、要求、期限等。售后服務(wù)內(nèi)容應(yīng)包括物資的維修、保養(yǎng)、更換、技術(shù)支持等方面。供貨單位應(yīng)按照采購合同的約定，提供優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)。在售后服務(wù)過程中，應(yīng)及時響應(yīng)公司的需求，解決公司在使用物資和服務(wù)過程中遇到的問題。2.售后服務(wù)的跟蹤與反饋采購部門應(yīng)建立售后服務(wù)跟蹤機制，定期對供貨單位的售后服務(wù)情況進行跟蹤和檢查。跟蹤內(nèi)容包括售后服務(wù)的響應(yīng)時間、解決問題的效果、客戶滿意度等方面。采購部門應(yīng)及時收集公司相關(guān)部門和人員對供貨單位售后服務(wù)的反饋意見，并將反饋意見及時傳達給供貨單位。供貨單位應(yīng)根據(jù)反饋意見，及時改進售后服務(wù)工作。3.售后服務(wù)的評價與考核采購部門應(yīng)定期對供貨單位的售后服務(wù)情況進行評價和考核。評價和考核內(nèi)容包括售后服務(wù)的質(zhì)量、效率、客戶滿意度等方面。采購部門應(yīng)根據(jù)評價和考核結(jié)果，對供貨單位進行相應(yīng)的獎懲。對于售后服務(wù)質(zhì)量好、客戶滿意度高的供貨單位，公司可以給予一定的獎勵，如增加采購量、延長合作期限等；對于售后服務(wù)質(zhì)量差、客戶滿意度低的供貨單位，公司可以給予警告、減少采購量、終止合作等處罰。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進行審計，檢查采購活動是否符合公司的管理制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。審計內(nèi)容包括采購合同的簽訂、執(zhí)行、付款等環(huán)節(jié)。采購部門應(yīng)定期對供貨單位的供貨情況進行自查，檢查供貨單位是否按照采購合同的約定提供物資和服務(wù)。自查內(nèi)容包括物資的質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。各相關(guān)部門應(yīng)相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通和協(xié)調(diào)解決。對于違反公司管理制度的行為，應(yīng)及時進行糾正和處理。2.外部監(jiān)督公司應(yīng)積極接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，配合做好相關(guān)工作。公司應(yīng)建立健全投訴舉報機制，接受公司員工、客戶等對采購業(yè)務(wù)中違規(guī)行為的投訴舉報。對于投訴舉報事項，應(yīng)及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴舉報人。八、違規(guī)處理1.違規(guī)行為的界定供貨單位如有下列行為之一，視為違規(guī)行為：提供虛假資質(zhì)證明文件或產(chǎn)品質(zhì)量證明文件。提供的物資或服務(wù)不符合采購合同約定的質(zhì)量標準。未按照采購合同約定的時間交貨，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營。擅自變更物資或服務(wù)的價格、規(guī)格、型號等內(nèi)容。拒絕履行售后服務(wù)義務(wù)或售后服務(wù)質(zhì)量差，給公司造成損失。其他違反國家法律法規(guī)和公司管理制度的行為。公司內(nèi)部人員如有下列行為之一，視為違規(guī)行為：在供貨單位選擇、采購合同簽訂、執(zhí)行等過程中，謀取私利，收受供貨單位賄賂或其他不正當(dāng)利益。泄露公司采購業(yè)務(wù)機密。擅自變更采購合同內(nèi)容或違反采購合同約定付款。其他違反公司管理制度的行為。2.違規(guī)處理措施對于供貨單位的違規(guī)行為，公司應(yīng)視情節(jié)輕重，采取以下處理措施：警告：要求供貨單位限期整改，書面說明違規(guī)情況及整改措施。罰款：根據(jù)違規(guī)行為造成的損失大小，對供貨單位處以一定金額的罰款。減少采購量：在一定期限內(nèi)，減少對供貨單位的采購量。暫停合作：暫停與供貨單位的合作關(guān)系，直至其整改合格。終止合作：解除與供貨單位的合作關(guān)系，并追究其違約責(zé)任。對于公司內(nèi)部人員的違規(guī)行為，公司應(yīng)視情節(jié)輕重，采取以下處理措施：批評教育：對違規(guī)人