傳達人員管理制度VIP

傳達人員管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司傳達人員的管理，確保公司信息準確、及時、有效地傳達，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體傳達人員，包括但不限于前臺接待、文件收發(fā)、信息傳遞等相關(guān)崗位人員。3.基本原則準確性原則：傳達的信息必須準確無誤，不得歪曲、遺漏或誤傳。及時性原則：及時傳達各類信息，確保信息的時效性，避免因傳達不及時而影響工作進展。保密性原則：嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的信息予以保密，不得泄露。服務(wù)性原則：以服務(wù)公司各部門和全體員工為宗旨，熱情、周到地做好信息傳達工作。二、崗位職責1.前臺接待負責公司前臺的日常接待工作，包括來訪人員的登記、引導(dǎo)、茶水服務(wù)等。接聽公司電話，準確記錄來電信息，并及時傳達給相關(guān)人員。維護前臺區(qū)域的整潔和秩序，確保工作環(huán)境良好。2.文件收發(fā)負責公司各類文件、信件、包裹等的收發(fā)工作，做好登記和簽收手續(xù)。按照文件類別和緊急程度進行分類整理，及時分發(fā)給相關(guān)部門或人員。跟蹤文件的傳閱情況，確保文件及時回收和歸檔，防止文件丟失或延誤。3.信息傳遞協(xié)助公司內(nèi)部各部門之間的信息溝通和傳遞，確保信息準確、及時地傳達。負責公司內(nèi)部通知、公告等信息的發(fā)布，如通過內(nèi)部郵件、公告欄等方式進行傳達。收集和整理員工反饋的信息，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，為公司決策提供參考依據(jù)。三、工作流程1.前臺接待流程來訪人員到達公司前臺時，傳達人員應(yīng)主動起身迎接，微笑問候。請來訪人員填寫《來訪人員登記表》，詳細記錄來訪人員姓名、單位、來訪事由、聯(lián)系電話等信息。根據(jù)來訪人員的來訪事由，聯(lián)系相關(guān)部門或人員，確認是否預(yù)約。如已預(yù)約，及時通知被訪人員；如未預(yù)約，禮貌地告知來訪人員需先預(yù)約，并協(xié)助其進行預(yù)約。引導(dǎo)來訪人員至相應(yīng)的接待區(qū)域就座，提供茶水等服務(wù)。在來訪人員離開時，禮貌道別，并感謝其來訪。2.文件收發(fā)流程收到外部文件、信件或包裹時，傳達人員應(yīng)首先檢查郵件外包裝是否完好，如有破損應(yīng)及時與快遞公司或寄件人聯(lián)系。仔細核對郵件上的收件信息，確保與公司名稱、地址、部門等信息一致。在《文件收發(fā)登記表》上詳細記錄文件的名稱、編號、寄件人、收件部門、收到日期等信息，并簽字確認。根據(jù)文件的緊急程度和類別，及時分發(fā)給相關(guān)部門或人員。對于緊急文件，應(yīng)立即通知收件人前來領(lǐng)取或通過內(nèi)部郵件等方式優(yōu)先傳達。對于內(nèi)部文件的傳閱，傳達人員應(yīng)按照文件規(guī)定的傳閱范圍和順序進行傳遞，并在《文件傳閱登記表》上記錄傳閱時間、傳閱人等信息。文件傳閱完畢后，傳達人員應(yīng)及時收回文件，并進行整理歸檔。歸檔時應(yīng)按照文件類別、時間順序等進行分類存放，便于查找和使用。3.信息傳遞流程各部門需要傳達信息時，應(yīng)填寫《信息傳遞申請表》，詳細說明信息內(nèi)容、傳達對象、傳達方式等信息。將《信息傳遞申請表》提交給傳達人員，傳達人員審核無誤后，按照申請表上的要求進行信息傳遞。對于重要信息，傳達人員應(yīng)在傳遞前與相關(guān)部門或人員進行確認，確保信息準確無誤。信息傳遞后，傳達人員應(yīng)及時跟蹤信息的反饋情況，如是否已被接收、接收人員是否理解信息內(nèi)容等，并將反饋情況記錄在《信息傳遞登記表》上。定期對信息傳遞工作進行總結(jié)和分析，評估信息傳遞的效果和效率，不斷改進信息傳遞方式和流程。四、工作規(guī)范1.儀容儀表傳達人員應(yīng)保持良好的儀容儀表，著裝整潔、得體，符合公司形象要求。頭發(fā)應(yīng)梳理整齊，不得留怪異發(fā)型；面部應(yīng)保持清潔，化淡妝；指甲應(yīng)修剪整齊，不得涂有色指甲油。佩戴工作牌，工作牌應(yīng)佩戴在胸前顯眼位置，便于識別。2.言行舉止傳達人員應(yīng)具備良好的言行舉止，禮貌待人，熱情周到。在接待來訪人員或接聽電話時，應(yīng)使用文明用語，如“您好”、“請”、“謝謝”、“再見”等。不得在工作時間內(nèi)大聲喧嘩、嬉笑打鬧或做與工作無關(guān)的事情。對待來訪人員應(yīng)一視同仁，不得有歧視或偏見。對于來訪人員的問題和需求，應(yīng)耐心解答和幫助，不得推諉或敷衍。3.工作紀律嚴格遵守公司的考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退或曠工。如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前按照公司規(guī)定辦理請假手續(xù)。遵守公司的保密制度，不得泄露公司機密信息。對于涉及公司機密的文件、資料、信息等，應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或傳播。不得利用工作之便謀取私利，不得接受來訪人員的禮品、賄賂或其他不正當利益。愛護公司的辦公設(shè)備和設(shè)施，如前臺桌椅、電話、電腦、文件柜等，如有損壞應(yīng)及時報告并進行維修。積極參加公司組織的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。五、考核與獎懲1.考核標準工作態(tài)度（30%）：包括責任心、積極性、主動性等方面，考核傳達人員對待工作的認真程度和敬業(yè)精神。工作能力（40%）：包括業(yè)務(wù)知識、溝通能力、應(yīng)變能力等方面，考核傳達人員能否熟練掌握工作技能，有效地完成各項工作任務(wù)。工作業(yè)績（30%）：包括信息傳達的準確性、及時性、完整性等方面，考核傳達人員的工作成果和對公司的貢獻。2.考核方式定期考核：每月進行一次定期考核，由上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)傳達人員的工作表現(xiàn)進行評分。不定期考核：根據(jù)工作需要，上級領(lǐng)導(dǎo)可對傳達人員進行不定期考核，重點考核傳達人員在特殊情況下的工作表現(xiàn)。3.獎懲措施獎勵：對于考核成績優(yōu)秀的傳達人員，公司將給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、獎金、晉升等。懲罰：對于考核成績不合格的傳達人員，公司將視情況給予批評教育、警告、罰款、降職、辭退等處罰。六、培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)計劃根據(jù)傳達人員的崗位需求和實際情況，制定年度培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間等。培訓(xùn)內(nèi)容包括公司規(guī)章制度、業(yè)務(wù)知識、溝通技巧、服務(wù)意識等方面，旨在提高傳達人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.培訓(xùn)方式內(nèi)部培訓(xùn)：由公司內(nèi)部的資深員工或?qū)I(yè)講師進行授課，培訓(xùn)內(nèi)容具有針對性和實用性。外部培訓(xùn)：根據(jù)工作需要，選派傳達人員參加外部專業(yè)機構(gòu)組織的培訓(xùn)課程，拓寬視野，學(xué)習(xí)先進的管理經(jīng)驗和技術(shù)方法。在線學(xué)習(xí)：鼓勵傳達人員利用業(yè)余時間通過在線學(xué)習(xí)平臺進行自主學(xué)習(xí)，不斷提升自身的知識水平和技能。3.職業(yè)發(fā)展為傳達人員提供廣闊的職業(yè)發(fā)展空間，根據(jù)其個人能力和工作表現(xiàn)，可晉升為傳達主管、行政專員等相關(guān)崗位。建立員工職業(yè)發(fā)展檔案，記錄傳達人員的培訓(xùn)經(jīng)歷、工作業(yè)績