會(huì)場(chǎng)使用管理制度VIP

會(huì)場(chǎng)使用管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)場(chǎng)的使用，確保會(huì)場(chǎng)資源得到合理、高效的利用，滿足公司各類會(huì)議、活動(dòng)的需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在公司辦公區(qū)域內(nèi)使用會(huì)場(chǎng)的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司會(huì)場(chǎng)由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理和調(diào)配，確保會(huì)場(chǎng)使用的有序性。2.合理安排原則：根據(jù)會(huì)議或活動(dòng)的規(guī)模、性質(zhì)、時(shí)間等因素，合理安排會(huì)場(chǎng)，提高資源利用率。3.先申請(qǐng)先使用原則：各部門按照申請(qǐng)時(shí)間先后順序使用會(huì)場(chǎng)，特殊情況除外。二、會(huì)場(chǎng)分類及設(shè)施（一）會(huì)場(chǎng)分類1.大型會(huì)議室：可容納[X]人以上，配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、電子白板等設(shè)備，適用于公司全體會(huì)議、大型培訓(xùn)、重要活動(dòng)等。2.中型會(huì)議室：可容納[X][X]人，配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)等設(shè)備，適用于部門會(huì)議、中型培訓(xùn)、小型活動(dòng)等。3.小型會(huì)議室：可容納[X][X]人，配備投影儀、音響系統(tǒng)等基本設(shè)備，適用于小組討論、一對(duì)一溝通等。4.多功能廳：可根據(jù)需求靈活調(diào)整布局，配備專業(yè)舞臺(tái)燈光、音響設(shè)備等，適用于文藝演出、大型慶典等活動(dòng)。（二）會(huì)場(chǎng)設(shè)施1.視聽設(shè)備：包括投影儀、幕布、音響、麥克風(fēng)、電子白板等，確保設(shè)備正常運(yùn)行，圖像清晰、聲音清晰。2.會(huì)議桌椅：根據(jù)會(huì)場(chǎng)規(guī)模配備合適數(shù)量和規(guī)格的會(huì)議桌椅，保證桌椅擺放整齊、舒適。3.照明設(shè)備：提供充足、柔和的照明，滿足不同會(huì)議場(chǎng)景的需求。4.空調(diào)設(shè)備：保證會(huì)場(chǎng)溫度適宜，夏季溫度控制在[X]℃[X]℃，冬季溫度控制在[X]℃[X]℃。5.其他設(shè)施：如飲水機(jī)、垃圾桶、綠植等，為參會(huì)人員提供便利和舒適的環(huán)境。三、會(huì)場(chǎng)使用申請(qǐng)（一）申請(qǐng)流程1.各部門如需使用會(huì)場(chǎng)，需提前[X]個(gè)工作日填寫《會(huì)場(chǎng)使用申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱“申請(qǐng)表”），詳細(xì)說明會(huì)議或活動(dòng)的名稱、時(shí)間、預(yù)計(jì)時(shí)長、參與人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容等信息。2.將填寫完整的申請(qǐng)表提交至行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，如信息不完整或不符合要求，及時(shí)反饋給申請(qǐng)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修改。3.審核通過后，行政部門根據(jù)申請(qǐng)部門的需求和會(huì)場(chǎng)使用情況，安排合適的會(huì)場(chǎng)，并在申請(qǐng)表上注明安排結(jié)果。4.申請(qǐng)部門收到行政部門的安排通知后，確認(rèn)會(huì)場(chǎng)使用信息。如因特殊情況需要變更申請(qǐng)信息，需提前[X]個(gè)工作日再次提交申請(qǐng)表進(jìn)行變更申請(qǐng)。（二）申請(qǐng)表內(nèi)容1.申請(qǐng)部門：填寫使用會(huì)場(chǎng)的部門名稱。2.會(huì)議或活動(dòng)名稱：準(zhǔn)確填寫會(huì)議或活動(dòng)的具體名稱。3.時(shí)間：填寫會(huì)議或活動(dòng)的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，精確到分鐘。4.預(yù)計(jì)時(shí)長：根據(jù)會(huì)議或活動(dòng)的內(nèi)容和議程，預(yù)估會(huì)議或活動(dòng)的持續(xù)時(shí)間。5.參與人數(shù)：明確參與會(huì)議或活動(dòng)的人員數(shù)量。6.會(huì)議內(nèi)容：簡(jiǎn)要描述會(huì)議或活動(dòng)的主要議題、議程安排等。7.特殊要求：如需要特殊的設(shè)備、服務(wù)、餐飲等，在此欄注明。四、會(huì)場(chǎng)使用安排（一）優(yōu)先順序1.公司級(jí)重要會(huì)議、活動(dòng)優(yōu)先安排。2.涉及多個(gè)部門的跨部門會(huì)議優(yōu)先安排。3.按照申請(qǐng)時(shí)間先后順序安排其他會(huì)議和活動(dòng)。（二）沖突協(xié)調(diào)1.當(dāng)多個(gè)部門申請(qǐng)同一時(shí)間段的會(huì)場(chǎng)時(shí)，行政部門根據(jù)會(huì)議或活動(dòng)的重要性、緊急程度等因素進(jìn)行協(xié)調(diào)。如無法協(xié)調(diào)一致，由行政部門提出建議方案，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對(duì)于緊急且重要的會(huì)議或活動(dòng)，行政部門有權(quán)臨時(shí)調(diào)整已安排的會(huì)場(chǎng)使用計(jì)劃，但需提前通知相關(guān)部門。（三）臨時(shí)使用1.如因突發(fā)情況需要臨時(shí)使用會(huì)場(chǎng)，使用部門應(yīng)立即向行政部門提出申請(qǐng)。行政部門在確認(rèn)會(huì)場(chǎng)可用的情況下，盡量滿足臨時(shí)使用需求。2.臨時(shí)使用會(huì)場(chǎng)的申請(qǐng)流程與正常申請(qǐng)流程相同，但需在申請(qǐng)表上注明“臨時(shí)申請(qǐng)”字樣。行政部門應(yīng)在申請(qǐng)表上記錄臨時(shí)申請(qǐng)的原因、時(shí)間等信息。五、會(huì)場(chǎng)使用前準(zhǔn)備（一）申請(qǐng)部門準(zhǔn)備1.提前[X]個(gè)小時(shí)將會(huì)場(chǎng)布置所需的資料、設(shè)備等物品送達(dá)會(huì)場(chǎng)，并按照要求進(jìn)行擺放和調(diào)試。2.安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議或活動(dòng)期間的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)，如引導(dǎo)參會(huì)人員入場(chǎng)、協(xié)助設(shè)備操作、維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序等。3.根據(jù)會(huì)議或活動(dòng)的需求，準(zhǔn)備好相關(guān)的文件、資料、文具等物品。（二）行政部門準(zhǔn)備1.在會(huì)議或活動(dòng)開始前[X]個(gè)小時(shí)，安排工作人員對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行全面檢查，確保會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，桌椅擺放整齊，環(huán)境衛(wèi)生良好。2.根據(jù)申請(qǐng)部門的要求，提供必要的技術(shù)支持和服務(wù)，如投影儀調(diào)試、音響設(shè)備檢查、麥克風(fēng)測(cè)試等。3.在會(huì)場(chǎng)入口處設(shè)置簽到處，準(zhǔn)備好簽到表、筆等物品，安排專人負(fù)責(zé)簽到工作。六、會(huì)場(chǎng)使用期間管理（一）使用部門管理1.遵守會(huì)場(chǎng)使用時(shí)間安排，不得擅自延長或縮短使用時(shí)間。如需延長使用時(shí)間，需提前向行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.保持會(huì)場(chǎng)整潔衛(wèi)生，不得在會(huì)場(chǎng)內(nèi)吸煙、亂扔垃圾、亂涂亂畫等。會(huì)議或活動(dòng)結(jié)束后，組織人員清理會(huì)場(chǎng)，恢復(fù)原狀。3.愛護(hù)會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時(shí)通知行政部門進(jìn)行維修。4.按照會(huì)議或活動(dòng)的議程安排進(jìn)行，不得擅自更改會(huì)議內(nèi)容或活動(dòng)形式。如需調(diào)整，需提前向行政部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（二）行政部門管理1.安排專人在會(huì)場(chǎng)外值班，負(fù)責(zé)接聽電話、傳達(dá)信息等工作，確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)外信息暢通。2.定期巡查會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)議或活動(dòng)的進(jìn)行情況，及時(shí)處理現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的問題，如設(shè)備故障、人員沖突等。3.根據(jù)會(huì)議或活動(dòng)的需要，提供必要的茶水、咖啡等飲品服務(wù)。七、會(huì)場(chǎng)使用后清理（一）使用部門清理1.會(huì)議或活動(dòng)結(jié)束后，使用部門應(yīng)及時(shí)組織人員清理會(huì)場(chǎng)。清理內(nèi)容包括：將桌椅擺放整齊，清理桌面、地面垃圾，關(guān)閉投影儀、音響、燈光等設(shè)備電源，整理文件、資料等物品。2.檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備是否完好，如有損壞及時(shí)報(bào)告行政部門。3.將清理后的會(huì)場(chǎng)鑰匙交還給行政部門。（二）行政部門檢查1.行政部門在會(huì)議或活動(dòng)結(jié)束后，對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括：會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生情況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、物品擺放情況等。2.如發(fā)現(xiàn)會(huì)場(chǎng)未清理干凈或設(shè)施設(shè)備損壞等問題，及時(shí)通知使用部門進(jìn)行整改。整改完成后，再次進(jìn)行檢查，直至符合要求。八、會(huì)場(chǎng)使用費(fèi)用（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.大型會(huì)議室：[X]元/小時(shí)。2.中型會(huì)議室：[X]元/小時(shí)。3.小型會(huì)議室：[X]元/小時(shí)。4.多功能廳：[X]元/小時(shí)。（二）費(fèi)用結(jié)算1.行政部門每月定期統(tǒng)計(jì)各部門的會(huì)場(chǎng)使用情況，并根據(jù)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算使用費(fèi)用。2.將費(fèi)用明細(xì)清單發(fā)送至各部門進(jìn)行核對(duì)，各部門如有異議，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)反饋給行政部門。3.經(jīng)核對(duì)無誤后，行政部門將費(fèi)用結(jié)算信息提交至財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門從各部門的經(jīng)費(fèi)中扣除相應(yīng)的會(huì)場(chǎng)使用費(fèi)用。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)申請(qǐng)擅自使用會(huì)場(chǎng)。2.超出申請(qǐng)時(shí)間使用會(huì)場(chǎng)且未提前申請(qǐng)延長。3.損壞會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備未及時(shí)報(bào)告或故意損壞。4.在會(huì)場(chǎng)內(nèi)吸煙、亂扔垃圾、亂涂亂畫等影響會(huì)場(chǎng)環(huán)境衛(wèi)生。5.擅自更改會(huì)議內(nèi)容或活動(dòng)形式。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)行為，行政部門將給予口頭警告，并要求違規(guī)部門立即整改。2.對(duì)于多次違規(guī)行為或情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，行政部門將視情況給予書面警告、罰款等處理措施，