中心會(huì)議管理制度VIP

中心會(huì)議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司中心會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各中心、部門召開的各類中心會(huì)議，包括但不限于工作例會(huì)、專題研討會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)等。（三）會(huì)議原則1.高效務(wù)實(shí)原則：會(huì)議應(yīng)圍繞明確的主題，精簡(jiǎn)議程，提高效率，注重解決實(shí)際問題。2.充分溝通原則：營(yíng)造開放、平等的溝通氛圍，確保與會(huì)人員充分發(fā)表意見和建議，促進(jìn)信息共享與交流。3.嚴(yán)格紀(jì)律原則：參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參會(huì)，認(rèn)真聽講，積極發(fā)言，不得隨意打斷他人。二、會(huì)議組織與管理（一）會(huì)議召集1.公司高層領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)工作需要直接召集相關(guān)會(huì)議。2.各中心、部門負(fù)責(zé)人如需召開中心會(huì)議，應(yīng)提前向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)備，經(jīng)同意后組織實(shí)施。（二）會(huì)議安排1.會(huì)議召集人應(yīng)提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議程，并提前[X]個(gè)工作日通知參會(huì)人員。2.重要會(huì)議應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議資料，包括但不限于會(huì)議議題、相關(guān)報(bào)告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等，確保參會(huì)人員提前熟悉會(huì)議內(nèi)容。（三）會(huì)議主持1.會(huì)議一般由召集人或指定的主持人主持。2.主持人應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程和相關(guān)資料，把控會(huì)議進(jìn)度，引導(dǎo)會(huì)議討論方向，確保會(huì)議有序進(jìn)行。（四）會(huì)議記錄1.每次會(huì)議應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)及責(zé)任人等。2.會(huì)議記錄應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。會(huì)議結(jié)束后，記錄人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門。三、不同類型會(huì)議管理（一）工作例會(huì)1.會(huì)議周期：公司工作例會(huì)原則上每周[X]召開一次，各中心、部門工作例會(huì)可根據(jù)實(shí)際情況自行確定召開周期。2.參會(huì)人員：公司工作例會(huì)參會(huì)人員為公司高層領(lǐng)導(dǎo)、各中心、部門負(fù)責(zé)人；各中心、部門工作例會(huì)參會(huì)人員為本部門全體員工。3.會(huì)議內(nèi)容：工作例會(huì)主要匯報(bào)上周工作進(jìn)展、存在問題及解決方案，安排本周工作計(jì)劃。各中心、部門應(yīng)重點(diǎn)匯報(bào)重要工作、項(xiàng)目推進(jìn)情況及需要協(xié)調(diào)解決的事項(xiàng)。（二）專題研討會(huì)1.會(huì)議召集：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，由相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)召集專題研討會(huì)。2.參會(huì)人員：專題研討會(huì)參會(huì)人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題確定，一般包括相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及專家等。3.會(huì)議內(nèi)容：專題研討會(huì)主要針對(duì)公司特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的重大問題、難點(diǎn)問題進(jìn)行深入研討，分析原因，提出解決方案和建議。（三）項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)1.會(huì)議召集：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況適時(shí)召集項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)。2.參會(huì)人員：項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)參會(huì)人員包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)。3.會(huì)議內(nèi)容：項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)主要匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況、階段性成果、存在問題及下一步工作計(jì)劃，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目推進(jìn)過程中遇到的困難和問題。四、參會(huì)人員職責(zé)（一）會(huì)議召集人及主持人職責(zé)1.明確會(huì)議主題和目的，合理安排會(huì)議議程和時(shí)間。2.確保參會(huì)人員按時(shí)參會(huì)，營(yíng)造良好的會(huì)議氛圍，引導(dǎo)會(huì)議順利進(jìn)行。3.對(duì)會(huì)議討論結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和歸納，形成明確的決議事項(xiàng)，并落實(shí)責(zé)任人。（二）參會(huì)人員職責(zé)1.提前了解會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)資料，按時(shí)參會(huì)。2.認(rèn)真聽取他人發(fā)言，積極參與討論，充分發(fā)表自己的意見和建議。3.遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意接聽電話、離場(chǎng)或從事與會(huì)議無關(guān)的事情。4.按照會(huì)議決議，認(rèn)真落實(shí)相關(guān)工作任務(wù)，及時(shí)反饋工作進(jìn)展情況。五、會(huì)議紀(jì)律與要求（一）參會(huì)紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)提前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議召集人請(qǐng)假。2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接聽電話或發(fā)送短信。如有緊急情況需要處理，應(yīng)先向主持人請(qǐng)假，經(jīng)同意后在會(huì)議室外接聽電話。3.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽講，積極發(fā)言，不得交頭接耳、打瞌睡或做與會(huì)議無關(guān)的事情。（二）資料管理1.會(huì)議資料應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議資料整理好帶回本部門保存。2.如需借閱會(huì)議資料，應(yīng)經(jīng)會(huì)議召集人或資料保管人同意，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)按時(shí)歸還資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制資料。（三）決議執(zhí)行1.會(huì)議形成的決議事項(xiàng)，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真組織實(shí)施，確保按時(shí)完成任務(wù)。2.負(fù)責(zé)跟蹤決議執(zhí)行情況的人員應(yīng)定期向會(huì)議召集人匯報(bào)工作進(jìn)展，對(duì)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)提出解決方案和建議。3.對(duì)未按會(huì)議決議執(zhí)行或執(zhí)行不力的責(zé)任人，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行問責(zé)。六、會(huì)議費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算會(huì)議召集人在組織會(huì)議前，應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、時(shí)長(zhǎng)、地點(diǎn)等因素合理編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.會(huì)議場(chǎng)地租賃費(fèi)用應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模和場(chǎng)地檔次合理控制，不得超標(biāo)準(zhǔn)租賃。2.會(huì)議餐飲費(fèi)用應(yīng)根據(jù)參會(huì)人數(shù)和實(shí)際用餐標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行安排，不得鋪張浪費(fèi)。3.會(huì)議資料印刷費(fèi)用應(yīng)根據(jù)會(huì)議實(shí)際需要進(jìn)行印刷，避免浪費(fèi)。（三）費(fèi)用報(bào)銷會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷憑證，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、費(fèi)用清單、會(huì)議通知、會(huì)議簽到表等相關(guān)資料。七、會(huì)議評(píng)估與改進(jìn)（一）會(huì)議評(píng)估1.定期對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括會(huì)議組織情況、會(huì)議效率、會(huì)議決議執(zhí)行情況等。2.采用問卷調(diào)查、面談、會(huì)議記錄分析等方式收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的意見和建議，作為會(huì)議評(píng)估的依據(jù)。（二）改進(jìn)措施1.根據(jù)會(huì)議評(píng)估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，針對(duì)存在的問題制定改進(jìn)措施，不斷完善會(huì)議管理制度。2.將會(huì)議評(píng)估結(jié)果與會(huì)議召集人、參會(huì)人員的績(jī)效考核掛鉤，激勵(lì)相關(guān)人員提高會(huì)議質(zhì)量