檔案登記備份管理制度

檔案登記備份管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本檔案登記備份管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工形成的各類檔案資料的登記備份管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案的形成和收集應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，采取有效的保密措施，防止檔案信息泄露和丟失，確保檔案的安全性和保密性。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門及員工查詢利用，提高檔案的使用效率，為公司的決策和業(yè)務(wù)發(fā)展提供支持。二、檔案分類及范圍（一）行政檔案1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司行政管理制度、通知、公告等文件。3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等資料。4.公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議等文件。5.公司證照、印章管理文件及使用記錄。6.公司固定資產(chǎn)清單、采購合同、維修記錄等文件。7.公司辦公場(chǎng)所租賃協(xié)議、裝修合同等文件。（二）人事檔案1.員工入職登記表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、學(xué)位證書等相關(guān)入職資料。2.員工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、培訓(xùn)協(xié)議等各類合同文件。3.員工績效考核記錄、工資調(diào)整記錄、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰記錄等人事考核資料。4.員工培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)總結(jié)等文件。5.員工離職申請(qǐng)表、離職證明等文件。6.人事檔案管理相關(guān)制度及流程文件。（三）財(cái)務(wù)檔案1.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等文件。2.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)核算資料。3.稅務(wù)申報(bào)資料、發(fā)票管理文件等稅務(wù)相關(guān)資料。4.公司資金往來記錄、銀行對(duì)賬單、付款申請(qǐng)單等資金管理文件。5.財(cái)務(wù)檔案管理制度及流程文件。（四）業(yè)務(wù)檔案1.公司產(chǎn)品研發(fā)相關(guān)資料，包括項(xiàng)目計(jì)劃書、研發(fā)報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙等。2.市場(chǎng)營銷資料，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售合同、客戶名單等。3.生產(chǎn)運(yùn)營資料，如生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。4.采購供應(yīng)資料，如采購訂單、供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購發(fā)票等。5.售后服務(wù)資料，如客戶投訴記錄、維修記錄、回訪記錄等。6.業(yè)務(wù)檔案管理制度及流程文件。（五）其他檔案1.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等文件。2.公司參加行業(yè)會(huì)議、活動(dòng)的相關(guān)資料，包括會(huì)議紀(jì)要、參會(huì)人員名單、活動(dòng)照片等。3.公司與外部機(jī)構(gòu)合作項(xiàng)目的相關(guān)資料，如合作協(xié)議、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告等。4.其他不宜歸入上述類別的檔案資料。三、檔案登記備份流程（一）檔案形成1.各部門及員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，并按照檔案分類要求進(jìn)行初步分類。2.形成檔案的部門或個(gè)人應(yīng)對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、手續(xù)齊全。（二）檔案收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)定期收集本部門形成的檔案資料，并進(jìn)行初步審核。2.收集到的檔案資料應(yīng)填寫《檔案收集清單》，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、來源等信息。（三）檔案移交1.各部門收集整理好的檔案資料，應(yīng)定期移交至公司綜合管理部檔案管理人員。2.檔案管理人員接收檔案時(shí)，應(yīng)按照《檔案收集清單》進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后在清單上簽字確認(rèn)，并辦理檔案移交手續(xù)。（四）檔案登記1.檔案管理人員對(duì)接收的檔案進(jìn)行登記，建立《檔案登記臺(tái)賬》，記錄檔案的編號(hào)、名稱、分類、形成時(shí)間、保管期限、存放位置等詳細(xì)信息。2.檔案編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。（五）檔案?jìng)浞?.根據(jù)檔案的重要性和保管期限，檔案管理人員對(duì)需要備份的檔案進(jìn)行電子備份或紙質(zhì)副本備份。2.電子備份應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并進(jìn)行定期檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.紙質(zhì)副本備份應(yīng)按照檔案原件的格式和內(nèi)容進(jìn)行復(fù)印或打印，并與原件一并存放。（六）檔案整理1.檔案管理人員對(duì)登記備份后的檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類和編號(hào)順序進(jìn)行排列，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.對(duì)于同一類檔案，應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，形成清晰的檔案目錄。（七）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保存。2.檔案應(yīng)按照不同類別、保管期限進(jìn)行分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全。四、檔案保管期限及銷毀（一）保管期限分類1.永久保管涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大權(quán)益、重要?dú)v史資料等檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、公司合并或分立文件等，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為3年、5年、10年、15年等不同期限，具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。行政檔案中一般性的會(huì)議記錄、通知等保管期限為3年。人事檔案中員工勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄等保管期限為5年。財(cái)務(wù)檔案中會(huì)計(jì)憑證、賬簿等保管期限為15年。業(yè)務(wù)檔案中部分市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、生產(chǎn)計(jì)劃等保管期限為10年。（二）保管期限確定1.檔案形成部門應(yīng)在檔案形成時(shí)，根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，提出初步的保管期限建議，并填寫在《檔案收集清單》上。2.公司綜合管理部檔案管理人員對(duì)各部門提出的保管期限建議進(jìn)行審核，結(jié)合公司檔案管理規(guī)定，確定最終的保管期限，并在《檔案登記臺(tái)賬》上注明。（三）檔案銷毀1.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理人員對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清理，并編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司綜合管理部負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止信息泄露。4.檔案銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。五、檔案查閱及借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要檔案或機(jī)密信息的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱地點(diǎn)。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人將填寫好的《檔案查閱申請(qǐng)表》提交至公司綜合管理部檔案管理人員。2.檔案管理人員根據(jù)審批意見，核實(shí)申請(qǐng)人身份后，為其提供所需檔案，并在《檔案查閱登記薄》上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、檔案名稱等信息。3.查閱人員查閱檔案時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得擅自涂改、標(biāo)注、抽取、撤換檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記薄》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱重要檔案或機(jī)密檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱申請(qǐng)人將填寫好的《檔案借閱申請(qǐng)表》提交至公司綜合管理部檔案管理人員。2.檔案管理人員根據(jù)審批意見，核實(shí)申請(qǐng)人身份后，為其辦理檔案借閱手續(xù)，并將檔案交付借閱人員。同時(shí)，在《檔案借閱登記薄》上記錄借閱時(shí)間、借閱人員、檔案名稱、借閱期限等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期限屆滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)。4.檔案管理人員在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案保密管理（一）保密制度1.公司建立檔案保密制度，明確檔案管理人員及接觸檔案人員的保密職責(zé)和義務(wù)。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的內(nèi)容、存儲(chǔ)位置、查閱借閱情況等嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.接觸檔案的員工應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對(duì)所接觸的檔案信息予以保密。（二）保密措施1.檔案庫房應(yīng)安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備和防盜報(bào)警裝置，確保檔案的安全存放。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、設(shè)置訪問權(quán)限等措施，防止電子檔案信息泄露。3.查閱借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱借閱人員的行為，確保檔案不被非法復(fù)制或傳播。4.涉及公司機(jī)密的檔案應(yīng)在專門的保密場(chǎng)所進(jìn)行查閱和處理，無關(guān)人員不得進(jìn)入。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行調(diào)查，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.對(duì)泄露檔案信息的責(zé)任人員，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或法律追究。3.同時(shí)，應(yīng)采取措施對(duì)泄露的檔案信息進(jìn)行補(bǔ)救，防止損失擴(kuò)大。七、檔案管理人員職責(zé)（一）綜合管理部檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司檔案管理制度的制定、修訂和完善，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作，定期對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、登記、備份、存儲(chǔ)、查閱、借閱等日常管理工作。4.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索體系，便于檔案的查找和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。6.按照規(guī)定對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理，并做好相關(guān)記錄。7.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等安全保護(hù)工作。8.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。（二）各部門檔案兼職管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類和初步審核工作，確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理規(guī)定，定期將本部門整理好的檔案移交至公司綜合管