蒙牛乳業(yè)公司采購管理制度VIP

蒙牛乳業(yè)公司采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范蒙牛乳業(yè)公司（以下簡稱“公司”）采購管理工作，確保采購活動的合規(guī)、高效、透明，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類采購活動。3.基本原則合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。及時(shí)性原則：確保采購物資和服務(wù)及時(shí)供應(yīng)，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營進(jìn)度要求。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃，根據(jù)公司需求下達(dá)采購訂單。尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。組織采購談判，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)與分析，提出改進(jìn)建議。2.需求部門職責(zé)準(zhǔn)確提出采購需求，包括物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。參與供應(yīng)商評估與選擇，提供相關(guān)意見。協(xié)助采購部門進(jìn)行采購合同的簽訂與執(zhí)行，驗(yàn)收采購物資。3.財(cái)務(wù)部門職責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金合理安排。參與采購合同審核，對付款條款進(jìn)行把關(guān)。負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付與核算，監(jiān)督采購資金的使用。4.質(zhì)量部門職責(zé)制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范。參與供應(yīng)商評估，對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)與驗(yàn)收。對不合格采購物資提出處理意見。三、采購計(jì)劃管理1.年度采購計(jì)劃各需求部門應(yīng)于每年末根據(jù)公司下一年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，結(jié)合現(xiàn)有庫存情況，編制本部門的年度采購需求計(jì)劃，詳細(xì)列出所需采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等。采購部門匯總各需求部門的年度采購需求計(jì)劃，進(jìn)行綜合平衡和分析，結(jié)合市場供應(yīng)情況、價(jià)格走勢等因素，編制公司年度采購計(jì)劃，報(bào)公司管理層審批。2.月度采購計(jì)劃每月末，各需求部門根據(jù)次月生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)和庫存狀況，對年度采購需求計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和細(xì)化，編制月度采購需求計(jì)劃，提交采購部門。采購部門根據(jù)月度生產(chǎn)計(jì)劃、庫存動態(tài)以及供應(yīng)商交貨周期等，對月度采購需求計(jì)劃進(jìn)行審核和匯總，制定月度采購執(zhí)行計(jì)劃，明確采購物資的具體品種、數(shù)量、交貨時(shí)間等，并下達(dá)給相關(guān)采購人員執(zhí)行。3.計(jì)劃調(diào)整在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整、設(shè)計(jì)變更等原因需要對采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，需求部門應(yīng)及時(shí)提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及對生產(chǎn)經(jīng)營的影響。采購部門對需求部門提出的采購計(jì)劃調(diào)整申請進(jìn)行審核，必要時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行評審，根據(jù)評審結(jié)果報(bào)公司管理層審批后實(shí)施調(diào)整。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門根據(jù)公司采購需求和市場情況，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，建立潛在供應(yīng)商名錄。采購部門會同質(zhì)量、技術(shù)等相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、管理水平、信譽(yù)狀況等，填寫供應(yīng)商考察評估表。根據(jù)考察評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄，并與供應(yīng)商簽訂合作意向書。2.供應(yīng)商評估采購部門定期（每年至少一次）對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作配合度等方面。質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和評估，提供質(zhì)量評估報(bào)告。采購部門根據(jù)各部門的評估意見，對供應(yīng)商進(jìn)行打分，按照得分情況將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。對于評估結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，在采購價(jià)格、付款方式等方面給予一定優(yōu)惠政策；對于評估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，及時(shí)發(fā)出整改通知，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，終止合作關(guān)系。3.供應(yīng)商檔案管理采購部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，詳細(xì)記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)文件、合作歷史、評估結(jié)果等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)及時(shí)更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商檔案進(jìn)行整理和分析，為供應(yīng)商管理提供決策依據(jù)。五、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。對于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，需求部門還應(yīng)提供詳細(xì)的采購需求分析報(bào)告，包括采購的必要性、市場調(diào)研情況、預(yù)算安排等。2.采購審批采購申請表提交至采購部門后，采購人員對采購申請的合理性、必要性進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人審批。采購金額在一定限額以下（具體限額由公司根據(jù)實(shí)際情況確定）的采購申請，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；采購金額超過限額的，采購部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司管理層審批。3.供應(yīng)商選擇與采購談判采購部門根據(jù)采購申請的要求，從供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。采購人員向供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購人員對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。在采購談判過程中，采購人員應(yīng)明確采購物資的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，爭取有利的采購條件。談判結(jié)果應(yīng)形成談判記錄，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。4.采購合同簽訂根據(jù)采購談判結(jié)果，采購人員起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同初稿提交至采購部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報(bào)公司法律部門進(jìn)行合法性審查。法律部門對采購合同進(jìn)行審查，提出修改意見，采購人員根據(jù)審查意見對合同進(jìn)行修改完善。采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、公司管理層審批后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。5.采購訂單下達(dá)采購合同簽訂后，采購人員根據(jù)合同條款下達(dá)采購訂單，明確采購物資的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并發(fā)送給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)編號管理，確保訂單的可追溯性。采購人員應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量執(zhí)行。6.物資驗(yàn)收采購物資到貨前，采購人員應(yīng)通知質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。物資到貨后，質(zhì)量部門按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，需求部門對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等進(jìn)行核對驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資，由質(zhì)量部門、需求部門在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的物資，質(zhì)量部門應(yīng)出具不合格報(bào)告，說明不合格原因，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。7.采購付款采購物資驗(yàn)收合格后，采購人員應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告、采購合同等資料，提交至財(cái)務(wù)部門辦理付款申請。財(cái)務(wù)部門對采購付款申請進(jìn)行審核，核對發(fā)票金額、采購合同條款、驗(yàn)收報(bào)告等內(nèi)容，確保付款信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。審核通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)管理制度和采購合同約定的付款方式進(jìn)行付款。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場風(fēng)險(xiǎn)采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時(shí)掌握原材料、設(shè)備等物資的價(jià)格走勢、供應(yīng)情況等信息，建立市場風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制。根據(jù)市場變化情況，合理調(diào)整采購計(jì)劃和采購策略，如提前采購、分批采購、尋找替代供應(yīng)商等，降低市場價(jià)格波動對公司采購成本的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商合作，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。在采購合同中明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任等條款，對供應(yīng)商的違約行為進(jìn)行約束。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和監(jiān)控，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)經(jīng)營困難、質(zhì)量下降、交貨延遲等問題，及時(shí)采取措施，如暫停合作、要求整改、尋找替代供應(yīng)商等，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格執(zhí)行采購物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，加強(qiáng)對采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保采購物資符合公司生產(chǎn)經(jīng)營要求。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確供應(yīng)商對產(chǎn)品質(zhì)量應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。對于因質(zhì)量問題給公司造成損失的供應(yīng)商，依法追究其責(zé)任，并要求其賠償損失。4.法律風(fēng)險(xiǎn)采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購活動的合法性。在采購合同簽訂過程中，嚴(yán)格按照法律法規(guī)要求明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免合同糾紛。對于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)咨詢公司法律部門或聘請法律顧問，確保采購活動的法律合規(guī)性。七、采購績效評估1.評估指標(biāo)采購成本：考核采購物資的實(shí)際采購價(jià)格與預(yù)算價(jià)格的差異率，評估采購成本控制效果。采購質(zhì)量：通過采購物資的驗(yàn)收合格率、退貨率等指標(biāo)，評估采購物資的質(zhì)量狀況。交貨期：考核采購物資的實(shí)際交貨時(shí)間與合同約定交貨時(shí)間的符合率，評估供應(yīng)商的交貨及時(shí)性。供應(yīng)商管理：通過供應(yīng)商評估得分、供應(yīng)商投訴率等指標(biāo)，評估采購部門對供應(yīng)商的管理水平。采購效率：考核采購訂單處理周期、采購合同簽訂周期等指標(biāo)，評估采購工作的效率。2.評估方法采購部門定期（每季度或每年）對采購績效進(jìn)行自我評估，收集相關(guān)數(shù)據(jù)，按照評估指標(biāo)進(jìn)行計(jì)算和分析，填寫采購績效評估表。財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)部門根據(jù)各自掌握的情況，對采購績效進(jìn)行評價(jià)，提供評價(jià)意見。采購部門綜合各部門的評價(jià)意見，形成采購績效評估報(bào)告，報(bào)公司管理層審閱。3.結(jié)果應(yīng)用根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進(jìn)行獎懲。對于采購績效優(yōu)秀的部門和個(gè)人