機(jī)場安保培訓(xùn)檔案管理制度VIP

機(jī)場安保培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強機(jī)場安保培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為機(jī)場安保工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)場安保培訓(xùn)相關(guān)檔案的管理，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核成績、證書頒發(fā)等各類文件資料。（三）基本原則1.真實性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實反映培訓(xùn)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)工作的各個環(huán)節(jié)，全面收集相關(guān)資料，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄清晰，分類標(biāo)識明確。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及個人隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則：檔案整理規(guī)范，存儲有序，便于查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)（一）人事部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善機(jī)場安保培訓(xùn)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料按時、準(zhǔn)確歸檔。3.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的保管和日常維護(hù)，定期檢查檔案的完整性和安全性。4.按照規(guī)定提供培訓(xùn)檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.負(fù)責(zé)對培訓(xùn)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平。（二）培訓(xùn)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門培訓(xùn)活動相關(guān)檔案資料的收集、整理和初步審核，確保資料的真實性和完整性。2.及時將整理好的培訓(xùn)檔案移交人事部門歸檔，并配合人事部門做好檔案管理的相關(guān)工作。3.根據(jù)工作需要，向人事部門提出查閱、借閱培訓(xùn)檔案的申請，并按照規(guī)定使用檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的具體收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，保證檔案資料的整齊、美觀和便于查找。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決，確保檔案的安全和完整。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的檔案保管設(shè)備，保障檔案存儲環(huán)境適宜。5.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，對查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并及時催還檔案。三、培訓(xùn)檔案的收集（一）收集范圍1.培訓(xùn)計劃：包括年度培訓(xùn)計劃、專項培訓(xùn)計劃等，明確培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、對象、時間、地點等信息。2.培訓(xùn)教材：涵蓋自編教材、外聘教材、參考資料等，以及培訓(xùn)教材的更新記錄。3.培訓(xùn)記錄：包括培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)課程表、培訓(xùn)講義、培訓(xùn)照片、培訓(xùn)視頻等，反映培訓(xùn)過程的詳細(xì)情況。4.考核資料：學(xué)員的考核試卷、考核成績、考核評語、補考記錄等。5.證書頒發(fā)記錄：包括培訓(xùn)證書、資格證書等的頒發(fā)情況，如證書編號、頒發(fā)時間、領(lǐng)取人等。6.培訓(xùn)總結(jié)：培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)部門和授課教師撰寫的培訓(xùn)總結(jié)，對培訓(xùn)效果、存在問題及改進(jìn)措施進(jìn)行分析總結(jié)。7.其他相關(guān)資料：如培訓(xùn)評估報告、學(xué)員反饋意見、培訓(xùn)費用報銷憑證等與培訓(xùn)工作有關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案資料的收集工作，確保資料及時、準(zhǔn)確收集齊全。2.培訓(xùn)資料應(yīng)在培訓(xùn)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交至人事部門。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造或丟失。如有特殊情況需要補充或更正資料，應(yīng)注明原因并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。四、培訓(xùn)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)檔案按照培訓(xùn)類別、時間順序、資料類型等進(jìn)行分類整理，具體分類如下：1.通用類：包括機(jī)場安保培訓(xùn)的總體政策、規(guī)定、制度等文件。2.培訓(xùn)計劃類：按照年度、專項等分類存放不同時期的培訓(xùn)計劃。3.培訓(xùn)教材類：根據(jù)教材的性質(zhì)、適用對象等進(jìn)行分類，如基礎(chǔ)安保知識教材、專業(yè)技能培訓(xùn)教材等。4.培訓(xùn)記錄類：按照每次培訓(xùn)活動進(jìn)行分類，記錄每次培訓(xùn)的詳細(xì)情況。5.考核資料類：以學(xué)員為單位，將每個學(xué)員的考核資料集中存放，并按照考核時間順序排列。6.證書頒發(fā)類：按照證書類型、頒發(fā)時間等進(jìn)行分類，記錄證書頒發(fā)的相關(guān)信息。7.培訓(xùn)總結(jié)類：根據(jù)培訓(xùn)總結(jié)的撰寫部門和時間進(jìn)行分類。8.其他類：存放不屬于以上分類的其他培訓(xùn)相關(guān)資料。（二）整理方法1.對收集到的檔案資料進(jìn)行清理，去除重復(fù)、無關(guān)的資料，確保每份資料具有唯一性。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對資料進(jìn)行分類，同類資料按照時間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行排列。3.為每份檔案資料編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)分類信息和順序號，便于查找和管理。4.對每份檔案資料進(jìn)行編目，填寫檔案目錄清單，包括資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。5.將整理好的檔案資料裝訂成冊或裝入檔案盒，并在檔案盒或裝訂封面標(biāo)注檔案類別、編號、年度等信息。五、培訓(xùn)檔案的歸檔（一）歸檔流程1.培訓(xùn)部門將整理好的培訓(xùn)檔案資料移交至人事部門。2.人事部門檔案管理人員對移交的檔案資料進(jìn)行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過后，檔案管理人員將檔案資料按照分類要求進(jìn)行歸檔存放，并更新檔案目錄。4.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案資料的移交時間、歸檔時間、檔案名稱、編號等信息，以便查詢和追溯。（二）歸檔時間培訓(xùn)檔案應(yīng)在整理完畢后的[X]個工作日內(nèi)完成歸檔工作，確保檔案資料及時入庫保管。六、培訓(xùn)檔案的保管（一）保管期限培訓(xùn)檔案的保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定，具體如下：1.長期保管檔案：包括機(jī)場安保培訓(xùn)的總體政策、規(guī)定、制度等文件，以及涉及機(jī)場安保核心業(yè)務(wù)、關(guān)鍵技術(shù)的培訓(xùn)檔案，保管期限為[X]年。2.中期保管檔案：如年度培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)總結(jié)、證書頒發(fā)記錄等，保管期限為[X]年。3.短期保管檔案：培訓(xùn)記錄、考核資料等，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案安全。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照檔案分類目錄進(jìn)行存儲，建立電子檔案索引，便于查詢和利用。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）檔案的銷毀1.對于超過保管期限的培訓(xùn)檔案，由人事部門提出銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀申請表一并歸檔保存，以備查閱。七、培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的人員，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.檔案查閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交至人事部門。人事部門檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后安排查閱。3.查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱室進(jìn)行查閱，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱培訓(xùn)檔案的人員，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息。2.檔案借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限及時歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理人員應(yīng)及時催還，并記錄相關(guān)情況。4.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損或抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失或損壞，應(yīng)及時報告人事部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱歸還時，檔案管理人員應(yīng)對檔案資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與借閱人員核實并處理。八、培訓(xùn)檔案的信息化管理（一）建立培訓(xùn)檔案管理信息系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立培訓(xùn)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)培訓(xùn)檔案的電子化管理。通過信息系統(tǒng)，對培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面管理，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將培訓(xùn)檔案的相關(guān)信息錄入管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，如檔案資料的變更、保管期限的調(diào)整等，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際檔案情況一致。（三）信息安全管理1.加強培訓(xùn)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。2.采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.人事部門定期對培訓(xùn)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的收集整理歸檔情況、檔案保管情況、查閱借閱情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知書，