房產(chǎn)公司行政部管理制度

房產(chǎn)公司行政部管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范房產(chǎn)公司行政部的工作流程，提高行政部工作效率和服務質(zhì)量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本管理制度適用于房產(chǎn)公司行政部全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.規(guī)范性原則：各項工作流程和標準明確、規(guī)范，確保工作的一致性和準確性。3.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，及時響應公司需求。4.服務性原則：以服務公司各部門和全體員工為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政支持。二、組織架構與職責（一）行政部組織架構行政部設部門經(jīng)理一名，下設行政專員、后勤專員、檔案管理員等崗位。（二）部門職責1.部門經(jīng)理職責全面負責行政部的日常管理工作，制定部門工作計劃并組織實施。協(xié)調(diào)行政部與其他部門之間的工作關系，確保行政工作的順利開展。負責行政部人員的工作安排、績效考核和培訓發(fā)展。審核行政部各項費用支出，控制行政成本。參與公司重要決策和制度的制定，提供行政支持和建議。2.行政專員職責負責公司文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔管理。安排公司會議、活動的籌備和組織工作，做好會議記錄和紀要整理。負責公司辦公用品、設備的采購、管理和發(fā)放。協(xié)助公司領導做好對外聯(lián)絡和接待工作。負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理和安全保衛(wèi)工作的監(jiān)督檢查。3.后勤專員職責負責公司車輛的調(diào)度、維修、保養(yǎng)和安全管理。管理公司食堂、宿舍等后勤保障設施，確保正常運行。負責公司水電費、物業(yè)費等費用的繳納和相關票據(jù)的管理。協(xié)助行政專員做好公司大型活動的后勤保障工作。4.檔案管理員職責負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。建立健全檔案管理制度，確保檔案的完整性和安全性。為公司各部門提供檔案查詢和借閱服務。定期對檔案進行清理和鑒定，做好檔案的銷毀工作。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應符合公司政策和相關規(guī)定。文件起草完成后，由部門負責人審核簽字，交行政部統(tǒng)一編號。2.文件審核行政部對文件進行格式、內(nèi)容等方面的審核，確保文件規(guī)范、準確。對于涉及重要事項或需公司領導審批的文件，提交公司領導審核。3.文件印發(fā)審核通過的文件，由行政部按照規(guī)定的印發(fā)范圍進行印發(fā)。文件印發(fā)后，行政部負責將文件分發(fā)至相關部門，并做好登記。4.文件歸檔文件印發(fā)后，行政部及時將文件原件及相關資料進行歸檔，確保文件的完整性。檔案管理員按照檔案管理規(guī)定對文件進行分類、整理和保管。（二）會議管理1.會議計劃行政部每月初根據(jù)公司工作計劃和工作重點，制定當月會議計劃，報部門經(jīng)理審核后執(zhí)行。會議計劃應明確會議名稱、時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容等。2.會議籌備根據(jù)會議計劃，行政專員負責會議場地的預訂、布置，會議資料的準備，會議設備的調(diào)試等工作。提前通知參會人員會議相關信息，確保參會人員按時參加會議。3.會議組織會議開始前，行政專員負責簽到、發(fā)放會議資料等工作。會議期間，做好會議記錄，準確記錄會議討論內(nèi)容、決議等。4.會議紀要會議結束后，行政專員及時整理會議紀要，經(jīng)部門經(jīng)理審核后發(fā)送給參會人員和相關部門。會議紀要應明確會議主要內(nèi)容、決議事項、責任部門和完成時間等。5.會議跟進行政部負責對會議決議事項的執(zhí)行情況進行跟進，及時向部門經(jīng)理匯報。對未按時完成的決議事項，督促責任部門說明原因并采取措施盡快完成。（三）辦公用品管理1.需求統(tǒng)計各部門每月末根據(jù)工作需要，填寫辦公用品需求統(tǒng)計表，報行政部。行政部匯總各部門需求統(tǒng)計表，結合庫存情況，制定辦公用品采購計劃。2.采購申請行政部根據(jù)采購計劃填寫辦公用品采購申請表，報部門經(jīng)理審核后提交公司領導審批。經(jīng)審批后的采購申請表交采購部門進行采購。3.物品驗收辦公用品采購到貨后，行政專員負責組織驗收，核對物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。4.物品發(fā)放各部門根據(jù)實際需要，填寫辦公用品領用申請表，經(jīng)部門負責人簽字后到行政部領取。行政專員按照領用申請表發(fā)放辦公用品，并做好登記。5.庫存管理檔案管理員定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。對于庫存不足的辦公用品，及時通知行政部進行采購補充。（四）車輛管理1.車輛調(diào)度后勤專員根據(jù)公司用車需求，合理調(diào)度車輛，確保車輛使用的及時性和合理性。建立車輛使用登記制度，詳細記錄車輛使用時間、地點、事由、駕駛員等信息。2.車輛維修與保養(yǎng)駕駛員發(fā)現(xiàn)車輛故障或需要保養(yǎng)時，及時填寫車輛維修保養(yǎng)申請表，報后勤專員審核。后勤專員根據(jù)車輛情況安排維修保養(yǎng)，并對維修保養(yǎng)費用進行審核。車輛維修保養(yǎng)完成后，駕駛員負責驗收，確保維修保養(yǎng)質(zhì)量。3.車輛安全管理定期組織駕駛員進行安全培訓，提高駕駛員安全意識和駕駛技能。督促駕駛員遵守交通法規(guī)，確保行車安全。車輛發(fā)生交通事故時，駕駛員應及時報告公司，并配合相關部門進行處理。（五）后勤保障管理1.食堂管理后勤專員負責食堂的日常管理工作，包括食材采購、飯菜質(zhì)量監(jiān)督、環(huán)境衛(wèi)生管理等。制定食堂管理制度，規(guī)范食堂工作人員行為。定期收集員工對食堂飯菜的意見和建議，不斷改進食堂服務質(zhì)量。2.宿舍管理負責公司宿舍的分配、調(diào)整和管理工作。制定宿舍管理制度，規(guī)范員工宿舍行為。定期檢查宿舍衛(wèi)生和設施設備情況，及時維修損壞的設施設備。3.水電及物業(yè)費管理后勤專員每月按時繳納公司水電費、物業(yè)費等費用，并做好相關票據(jù)的管理。定期對公司水電使用情況進行統(tǒng)計分析，采取措施節(jié)約能源。四、工作紀律與行為規(guī)范（一）考勤制度1.行政部員工應嚴格遵守公司考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.員工請假應提前填寫請假申請表，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。3.行政部負責對員工考勤情況進行統(tǒng)計和公示，每月將考勤結果報人力資源部。（二）工作態(tài)度1.行政部員工應具備積極主動的工作態(tài)度，認真履行工作職責，按時完成工作任務。2.對待工作要嚴謹細致，注重工作質(zhì)量，確保各項工作準確無誤。3.樹立服務意識，熱情周到地為公司各部門和全體員工提供優(yōu)質(zhì)服務。（三）廉潔自律1.行政部員工應嚴格遵守廉潔自律的各項規(guī)定，不得利用職務之便謀取私利。2.在辦公用品采購、車輛維修保養(yǎng)、后勤保障等工作中，要堅持公正、公平、公開的原則，杜絕不正當交易。五、績效考核與激勵（一）績效考核1.行政部制定員工績效考核方案，明確考核指標、考核標準和考核周期。2.考核指標包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、團隊協(xié)作等方面。3.每月末，員工進行自我總結和自評，部門經(jīng)理根據(jù)員工工作表現(xiàn)進行考核評分。4.績效考核結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，與員工薪酬調(diào)整、晉升、獎勵等掛鉤。（二）激勵措施1.對于績效考核優(yōu)秀的員工，給予表彰和獎勵，如獎金、榮譽證書等。2.為員工提供培訓和發(fā)展機會，幫助員工提升工作能力和職業(yè)素養(yǎng)。3.建立良好的團隊氛圍，通過團隊活動等方式增強員工的歸屬感和凝聚力。六、培訓與發(fā)展（一）培訓計劃1.行政部根據(jù)員工崗位需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定年度培訓計劃。2.培訓計劃包括內(nèi)部培訓、外部培訓、在線學習等多種形式。3.培訓內(nèi)容涵蓋行政管理知識、辦公技能、溝通技巧等方面。（二）培訓實施1.按照培訓