公司給客戶樣品管理制度

公司給客戶樣品管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司給客戶提供樣品的管理流程，確保樣品的有效使用、妥善保管和合理處置，提高客戶滿意度，維護公司利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及向客戶提供樣品的部門和人員。3.基本原則準(zhǔn)確性原則：提供給客戶的樣品應(yīng)與公司產(chǎn)品實際質(zhì)量、規(guī)格、性能等相符。及時性原則：按照客戶需求和業(yè)務(wù)流程，及時提供樣品，不得延誤。成本控制原則：在保證滿足客戶需求的前提下，合理控制樣品提供的成本。責(zé)任明晰原則：明確樣品管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任人員，確保管理工作有序進行。二、樣品申請1.申請流程客戶需求溝通：業(yè)務(wù)部門與客戶就樣品需求進行溝通，明確樣品的種類、規(guī)格、數(shù)量、用途等詳細信息。填寫申請表：業(yè)務(wù)人員根據(jù)與客戶溝通的結(jié)果，填寫《樣品申請表》，申請表應(yīng)包括客戶信息、樣品信息、申請原因、預(yù)計歸還時間（如有）等內(nèi)容。部門負(fù)責(zé)人審批：申請表提交至業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對申請的必要性、合理性進行審核，審核通過后簽字批準(zhǔn)。相關(guān)部門會簽（如有需要）：對于涉及研發(fā)、生產(chǎn)、質(zhì)量等多部門的樣品申請，需相關(guān)部門進行會簽。會簽部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)對樣品的可行性、質(zhì)量保障、生產(chǎn)安排等方面進行審核，并簽字確認(rèn)?？偨?jīng)理審批：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批和相關(guān)部門會簽后，申請表提交至總經(jīng)理。總經(jīng)理根據(jù)公司整體業(yè)務(wù)情況和資源狀況進行最終審批。2.申請注意事項業(yè)務(wù)人員應(yīng)確保申請表填寫的信息準(zhǔn)確、完整，避免因信息錯誤導(dǎo)致樣品提供失誤。對于緊急樣品申請，應(yīng)在申請表上注明“緊急”字樣，并按照特事特辦的原則，加快審批流程。申請部門應(yīng)提前規(guī)劃樣品申請，避免因臨時申請導(dǎo)致生產(chǎn)、采購等環(huán)節(jié)緊張。三、樣品制備1.生產(chǎn)部門安排生產(chǎn)部門接到經(jīng)審批的《樣品申請表》后，根據(jù)樣品的規(guī)格、數(shù)量等要求，制定樣品生產(chǎn)計劃。安排合適的生產(chǎn)人員、設(shè)備和原材料，確保樣品生產(chǎn)的順利進行。在樣品生產(chǎn)過程中，生產(chǎn)人員應(yīng)嚴(yán)格按照產(chǎn)品生產(chǎn)工藝和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行操作，確保樣品質(zhì)量符合要求。2.質(zhì)量檢驗樣品生產(chǎn)完成后，質(zhì)量檢驗部門按照公司質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)對樣品進行檢驗。檢驗內(nèi)容包括外觀、尺寸、性能、質(zhì)量等方面，確保樣品質(zhì)量合格。質(zhì)量檢驗合格的樣品，由質(zhì)量檢驗人員出具《樣品檢驗報告》，并在樣品上加蓋“檢驗合格”標(biāo)識。對于檢驗不合格的樣品，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)及時通知生產(chǎn)部門進行返工或重新制備，直至檢驗合格。3.樣品標(biāo)識檢驗合格的樣品應(yīng)進行標(biāo)識，標(biāo)識內(nèi)容應(yīng)包括樣品名稱、規(guī)格型號、批次號、生產(chǎn)日期、檢驗狀態(tài)等。標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、牢固，便于識別和追溯。對于有特殊要求的樣品，如易碎、易損、易燃、易爆等，應(yīng)在樣品上標(biāo)注相應(yīng)的警示標(biāo)識。四、樣品交付1.交付方式選擇根據(jù)客戶需求和實際情況，選擇合適的樣品交付方式，如快遞、物流、專人送達等。在選擇交付方式時，應(yīng)綜合考慮交付時間、成本、安全性等因素。2.交付流程包裝：業(yè)務(wù)人員對樣品進行妥善包裝，確保樣品在運輸過程中不受損壞。包裝材料應(yīng)根據(jù)樣品的特性進行選擇，如對于易碎樣品應(yīng)使用防震包裝材料。填寫交付清單：業(yè)務(wù)人員填寫《樣品交付清單》，清單內(nèi)容應(yīng)包括樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交付方式、預(yù)計交付時間、客戶信息等。交付跟蹤：業(yè)務(wù)人員通過快遞單號、物流單號等方式對樣品交付過程進行跟蹤，確保樣品按時、準(zhǔn)確送達客戶手中?？蛻艉炇沾_認(rèn)：樣品送達客戶后，客戶應(yīng)在《樣品交付清單》上簽字確認(rèn)收到樣品。如客戶對樣品有任何疑問或問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)人員溝通解決。3.交付注意事項業(yè)務(wù)人員應(yīng)確保交付清單填寫的信息與實際交付的樣品一致，避免出現(xiàn)錯發(fā)、漏發(fā)等情況。在樣品交付過程中，如因不可抗力等原因?qū)е聵悠费诱`或損壞，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時通知客戶，并采取相應(yīng)的補救措施。五、樣品保管1.保管責(zé)任樣品交付后，如需客戶歸還樣品，業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)樣品的保管工作。保管人員應(yīng)妥善保管樣品，確保樣品不受損壞、丟失、變質(zhì)等。2.保管環(huán)境要求根據(jù)樣品的特性，提供合適的保管環(huán)境，如溫度、濕度、通風(fēng)等條件。對于有特殊保管要求的樣品，如需要冷藏、防潮、防蟲等，應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施。3.樣品盤點保管人員應(yīng)定期對樣品進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，盤點結(jié)果應(yīng)記錄在《樣品盤點表》中。如發(fā)現(xiàn)樣品數(shù)量、狀態(tài)等與賬目不相符，應(yīng)及時查明原因，并報告業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。六、樣品回收1.回收流程業(yè)務(wù)部門根據(jù)與客戶的約定，在客戶使用完樣品后，及時通知客戶歸還樣品?？蛻魵w還樣品時，保管人員應(yīng)按照《樣品交付清單》對樣品進行核對，確保歸還的樣品數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等與交付時一致。對于客戶歸還的樣品，保管人員應(yīng)進行妥善保管，并及時通知業(yè)務(wù)部門進行后續(xù)處理。2.回收注意事項如客戶未能按時歸還樣品，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時與客戶溝通，了解原因，并催促客戶盡快歸還。對于客戶歸還的樣品，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，業(yè)務(wù)人員應(yīng)與客戶協(xié)商解決賠償事宜。七、樣品處置1.可再利用樣品對于回收的可再利用樣品，業(yè)務(wù)部門應(yīng)評估其質(zhì)量和可用性。如樣品質(zhì)量良好且可繼續(xù)使用，可將其重新納入公司樣品庫存，以備后續(xù)使用。對于可再利用樣品，應(yīng)重新進行標(biāo)識和檢驗，確保其符合質(zhì)量要求。2.不可再利用樣品對于回收的不可再利用樣品，如已損壞、變質(zhì)等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)制定處置方案。處置方式可包括報廢、銷毀、出售（如有價值）等。對于需要報廢或銷毀的樣品，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批，并在指定地點進行處理，確保處理過程環(huán)保、安全。對于出售的不可再利用樣品，應(yīng)按照公司資產(chǎn)管理規(guī)定進行評估和定價，并辦理相關(guān)出售手續(xù)。八、樣品費用管理1.費用核算公司對提供給客戶的樣品進行費用核算，核算內(nèi)容包括樣品生產(chǎn)成本、包裝費用、運輸費用、檢驗費用等。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的相關(guān)費用憑證，對樣品費用進行準(zhǔn)確核算。2.費用承擔(dān)樣品費用的承擔(dān)方式根據(jù)與客戶的約定執(zhí)行。如客戶承擔(dān)樣品費用，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在樣品交付前與客戶確認(rèn)費用支付方式和金額，并及時跟進客戶付款情況。如公司承擔(dān)樣品費用，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在申請樣品時注明費用預(yù)算，并按照公司費用審批流程進行審批。3.費用報銷業(yè)務(wù)人員應(yīng)在樣品交付或回收后，及時整理相關(guān)費用憑證，并按照公司財務(wù)報銷制度進行報銷。財務(wù)部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。九、樣品信息管理1.信息記錄業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立樣品管理檔案，對樣品的申請、制備、交付、回收、處置等全過程信息進行記錄。樣品管理檔案應(yīng)包括《樣品申請表》、《樣品檢驗報告》、《樣品交付清單》、《樣品盤點表》、樣品處置記錄等相關(guān)文件。2.信息更新樣品管理檔案應(yīng)及時更新，確保記錄的信息準(zhǔn)確、完整。如樣品信息發(fā)生變更，如規(guī)格型號、客戶信息等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時在檔案中進行修改，并通知相關(guān)部門。3.信息查詢與共享公司內(nèi)部相關(guān)部門和人員可根據(jù)工作需要，查詢樣品管理檔案中的信息。對于涉及商業(yè)機密的樣品信息，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進行管理，限制查詢和共享范圍。十、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制公司設(shè)立樣品管理監(jiān)督小組，由公司高層管理人員、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組定期對樣品管理工作進行檢查和監(jiān)督，確保樣品管理制度的有效執(zhí)行。對于發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.考核指標(biāo)對業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員的樣品管