學(xué)校采購(gòu)組管理制度

學(xué)校采購(gòu)組管理制度一、總則1.目的為規(guī)范學(xué)校采購(gòu)組的工作流程，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，確保采購(gòu)工作的公開(kāi)、公平、公正，保障學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校采購(gòu)組負(fù)責(zé)的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于教學(xué)設(shè)備、辦公用品、后勤物資、基建材料等各類物資及服務(wù)的采購(gòu)。3.基本原則合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。效益性原則：在滿足學(xué)校需求的前提下，力求降低采購(gòu)成本，提高資金使用效益。公正性原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公平、公正地對(duì)待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方。透明性原則：采購(gòu)信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地公開(kāi)，接受學(xué)校內(nèi)部及相關(guān)部門的監(jiān)督。二、采購(gòu)組職責(zé)1.采購(gòu)計(jì)劃制定根據(jù)學(xué)校各部門的需求申請(qǐng)，結(jié)合學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃和預(yù)算安排，制定年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。定期對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，確保計(jì)劃的合理性和可行性。2.供應(yīng)商管理建立和維護(hù)供應(yīng)商信息庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行評(píng)估和審核。與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)和引進(jìn)，拓展采購(gòu)渠道，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。3.采購(gòu)執(zhí)行根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。按照采購(gòu)流程，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、招標(biāo)、談判等采購(gòu)操作，確保采購(gòu)的物資和服務(wù)符合學(xué)校要求。負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、審核、簽訂、履行和歸檔工作，確保合同的合法性和有效性。4.質(zhì)量控制參與采購(gòu)物資和服務(wù)的驗(yàn)收工作，確保所采購(gòu)的物資和服務(wù)質(zhì)量符合合同要求和學(xué)校標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，督促供應(yīng)商采取有效措施解決問(wèn)題。5.資金管理配合學(xué)校財(cái)務(wù)部門做好采購(gòu)資金的預(yù)算編制、支付申請(qǐng)和結(jié)算工作。嚴(yán)格控制采購(gòu)成本，確保采購(gòu)資金的合理使用，杜絕浪費(fèi)和不合理開(kāi)支。6.信息管理及時(shí)收集、整理和發(fā)布采購(gòu)信息，包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)公告、中標(biāo)通知等，確保采購(gòu)信息的公開(kāi)透明。建立采購(gòu)檔案管理制度，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的各類文件、資料進(jìn)行分類歸檔，妥善保管，以備查閱。三、采購(gòu)流程1.需求申請(qǐng)學(xué)校各部門根據(jù)工作需要，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，詳細(xì)注明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、用途等信息。采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)組。2.采購(gòu)審批采購(gòu)組收到采購(gòu)申請(qǐng)單后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初審，核實(shí)申請(qǐng)的合理性和必要性。根據(jù)學(xué)校的采購(gòu)審批權(quán)限，將采購(gòu)申請(qǐng)單提交至相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批，并簽署意見(jiàn)。對(duì)于金額較大或涉及重大項(xiàng)目的采購(gòu)申請(qǐng)，需經(jīng)過(guò)學(xué)校采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組或校長(zhǎng)辦公會(huì)審議通過(guò)。3.采購(gòu)實(shí)施詢價(jià)：采購(gòu)組根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)的內(nèi)容，通過(guò)多種渠道（如網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商推薦、行業(yè)協(xié)會(huì)等）收集相關(guān)供應(yīng)商信息，并向至少三家符合要求的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)單。比價(jià)：對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析和比較，綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。議價(jià)：與選定的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格和條款。對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，可組織談判會(huì)議，與供應(yīng)商進(jìn)行面對(duì)面的溝通和協(xié)商。招標(biāo)：對(duì)于符合招標(biāo)條件的采購(gòu)項(xiàng)目，按照學(xué)校的招標(biāo)管理規(guī)定，組織公開(kāi)招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)。采購(gòu)組負(fù)責(zé)編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)等工作。合同簽訂：確定中標(biāo)供應(yīng)商后，采購(gòu)組應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，需經(jīng)學(xué)校法律顧問(wèn)審核把關(guān)，確保合同的合法性和有效性。4.驗(yàn)收付款驗(yàn)收：采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)組應(yīng)及時(shí)通知使用部門和相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同要求和學(xué)校標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)檢查，填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。付款：采購(gòu)組根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和合同約定，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，附上發(fā)票、合同副本等相關(guān)資料，提交至學(xué)校財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核付款。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照學(xué)校的財(cái)務(wù)管理制度和審批流程，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。四、采購(gòu)預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購(gòu)組應(yīng)根據(jù)學(xué)校的年度工作計(jì)劃和各部門的需求預(yù)測(cè)，結(jié)合上一年度的采購(gòu)實(shí)際情況，編制年度采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等詳細(xì)信息，并按照學(xué)校的預(yù)算科目進(jìn)行分類匯總。在編制采購(gòu)預(yù)算過(guò)程中，應(yīng)充分考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、政策變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)組應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，不得擅自突破預(yù)算。對(duì)于因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算的項(xiàng)目，應(yīng)按照學(xué)校的預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行申報(bào)和審批。經(jīng)批準(zhǔn)調(diào)整后的預(yù)算，采購(gòu)組應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)活動(dòng)。3.預(yù)算監(jiān)控學(xué)校財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并采取有效措施加以解決。采購(gòu)組應(yīng)每月向?qū)W校財(cái)務(wù)部門報(bào)送采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)表，詳細(xì)反映采購(gòu)項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度、資金使用情況等信息。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資格，具有良好的商業(yè)信譽(yù)和財(cái)務(wù)狀況。供應(yīng)商應(yīng)提供有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等資質(zhì)證明文件，以及產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、生產(chǎn)許可證等相關(guān)證書(shū)。采購(gòu)組對(duì)申請(qǐng)準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、產(chǎn)品質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)能力等方面的情況。經(jīng)審核合格的供應(yīng)商，納入學(xué)校供應(yīng)商信息庫(kù)，并簽訂供應(yīng)商合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.供應(yīng)商考核采購(gòu)組定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于考核評(píng)價(jià)為優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于考核評(píng)價(jià)為不合格的供應(yīng)商，及時(shí)發(fā)出整改通知，要求供應(yīng)商限期整改。如供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)未能整改到位，采購(gòu)組應(yīng)暫停與其合作，并將其從供應(yīng)商信息庫(kù)中刪除。3.供應(yīng)商淘汰對(duì)于出現(xiàn)以下情況之一的供應(yīng)商，采購(gòu)組應(yīng)及時(shí)將其淘汰出供應(yīng)商信息庫(kù)：提供虛假資質(zhì)證明文件或產(chǎn)品質(zhì)量不合格，給學(xué)校造成損失的；嚴(yán)重違反合同約定，拒不履行合同義務(wù)的；售后服務(wù)不到位，多次遭到學(xué)校投訴的；經(jīng)營(yíng)狀況惡化，無(wú)法正常履行供貨義務(wù)的。采購(gòu)組在淘汰供應(yīng)商后，應(yīng)及時(shí)更新供應(yīng)商信息庫(kù)，并向?qū)W校相關(guān)部門通報(bào)淘汰情況。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購(gòu)組應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、廉潔風(fēng)險(xiǎn)等。針對(duì)不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，分析其產(chǎn)生的原因、可能造成的影響及風(fēng)險(xiǎn)程度。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。例如，對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，可通過(guò)建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制、與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整協(xié)議等方式加以應(yīng)對(duì)；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量控制和驗(yàn)收管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾等；對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)格合同審核和簽訂流程，加強(qiáng)合同履行過(guò)程中的監(jiān)督和管理；對(duì)于廉潔風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)采購(gòu)人員的廉潔教育，建立健全廉潔監(jiān)督機(jī)制，杜絕采購(gòu)過(guò)程中的腐敗行為。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控采購(gòu)組應(yīng)定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)過(guò)程中存在的問(wèn)題，并調(diào)整和完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)因風(fēng)險(xiǎn)事件導(dǎo)致的損失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，采取有效措施加以改進(jìn)，防止類似風(fēng)險(xiǎn)事件的再次發(fā)生。七、采購(gòu)檔案管理1.檔案范圍采購(gòu)檔案包括采購(gòu)活動(dòng)中形成的各類文件、資料，如采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)計(jì)劃、詢價(jià)函、報(bào)價(jià)單、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。2.檔案整理采購(gòu)組應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的整理工作，按照檔案管理的要求，對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和歸檔。3.檔案保管采購(gòu)檔案應(yīng)妥善保管在安全、保密的場(chǎng)所，確保檔案的完整性和安全性。檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校的檔案管理制度執(zhí)行。4.檔案查閱因工作需要查閱采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)采購(gòu)組負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案原件。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得泄露檔案內(nèi)容。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督學(xué)校內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)組的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)行為是否規(guī)范、采購(gòu)資金使用是否合理等。采購(gòu)組應(yīng)定期開(kāi)展內(nèi)部自查自糾工作，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)