公司文件及用章管理制度VIP

公司文件及用章管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件及用章管理，確保文件的規(guī)范起草、審批、印發(fā)、存檔以及印章的安全使用、規(guī)范管理，維護公司正常的工作秩序和企業(yè)形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工。（三）基本原則1.統(tǒng)一規(guī)范原則：文件格式、編號、行文規(guī)則等應遵循統(tǒng)一規(guī)范，確保文件的嚴肅性和一致性。2.流程清晰原則：文件的起草、審批、印發(fā)、用章等環(huán)節(jié)應明確流程，責任到人，確保各項工作有序進行。3.安全保密原則：嚴格文件和印章的保密管理，防止文件泄露和印章濫用，維護公司信息安全。二、文件管理（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復等，用于傳達公司決策、部署工作、溝通情況等。2.業(yè)務文件：涉及公司各類業(yè)務活動的文件，如合同、協議、業(yè)務方案、技術文件等。3.人事文件：有關員工招聘、培訓、考核、晉升、薪酬福利等方面的文件。4.財務文件：財務預算、決算、報銷、審計等方面的文件。（二）文件起草1.各部門負責本部門業(yè)務范圍內文件的起草工作。起草人員應根據文件內容和目的，確保文件表述準確、邏輯清晰、語言規(guī)范。2.文件應注明標題、主送部門、正文、附件、起草部門、起草人、日期等要素。3.重要文件或涉及多個部門的文件，起草部門應征求相關部門意見，進行充分溝通和協調，確保文件的可行性和可操作性。（三）文件審批1.行政文件一般性行政文件，由部門負責人審核后，報分管領導審批。重要行政文件，需經部門負責人、分管領導審核后，提交公司總經理審批。2.業(yè)務文件業(yè)務合同、協議等文件，由業(yè)務部門起草，經法務部門審核，分管領導審批后，報總經理簽署。其他業(yè)務文件，根據業(yè)務性質和重要程度，按相應流程報部門負責人、分管領導審批。3.人事文件員工招聘、晉升、調薪等文件，由人力資源部門起草，經相關部門會簽，分管領導審核后，報總經理審批。日常人事管理文件，由人力資源部門負責人審批。4.財務文件財務預算、決算報告等重要文件，由財務部門起草，經分管財務領導審核后，提交公司總經理審批，并報董事會備案（如需）。一般財務報銷文件，由財務部門負責人審批。（四）文件印發(fā)1.經審批后的文件，由行政部門負責統(tǒng)一編號、排版、印發(fā)。2.文件編號規(guī)則：[公司簡稱][年份][文件類別][序號]，如[XX公司][20XX][行字][001]。3.行政部門應按照審批意見對文件進行排版，確保文件格式規(guī)范、美觀。文件排版應包括頁眉、頁腳、頁碼、正文格式等，具體要求按照公司統(tǒng)一模板執(zhí)行。4.文件印發(fā)份數根據實際需要確定，重要文件應多備份存檔。印發(fā)后的文件應加蓋公司公章或專用章（如有）。5.行政部門應及時將印發(fā)后的文件分發(fā)給相關部門和人員，并做好簽收記錄。簽收記錄應包括文件名稱、文號、簽收部門、簽收人、簽收日期等信息。（五）文件存檔1.公司設立專門的文件檔案室，負責各類文件的集中存檔管理。2.文件形成部門應在文件印發(fā)后一周內，將文件原件及相關附件一式兩份提交至文件檔案室存檔。其中一份為紙質版，另一份可根據需要進行電子化存檔（掃描件或電子文檔）。3.文件檔案室應對存檔文件進行分類、編號、裝訂，建立清晰的檔案目錄，便于查詢和管理。4.存檔文件應妥善保管，做好防潮、防火、防蟲、防盜等工作，確保文件的完整性和安全性。5.借閱文件應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、文號、借閱目的、借閱期限等信息。經部門負責人或分管領導審批后，到文件檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過一周，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。（六）文件廢止與修訂1.隨著公司業(yè)務發(fā)展和內外部環(huán)境變化，部分文件可能需要廢止或修訂。2.文件廢止由原起草部門或相關部門提出，經審批后，由行政部門發(fā)布廢止通知，并在文件檔案室做好標注。3.文件修訂應按照文件起草、審批、印發(fā)的流程進行，確保修訂后的文件符合公司實際情況和管理要求。修訂后的文件應注明修訂日期和修訂內容。4.行政部門應定期對公司文件進行清理和清查，對已廢止或失效的文件及時銷毀，防止文件泛濫和誤用。文件銷毀應做好記錄，包括文件名稱、文號、銷毀日期、銷毀方式等信息。三、印章管理（一）印章種類1.公司公章：代表公司對外行使權力和承擔責任的印章。2.法定代表人章：用于特定文件或業(yè)務需要，由法定代表人簽署時使用。3.合同專用章：專門用于簽訂合同等業(yè)務文件的印章。4.部門專用章：各部門根據工作需要，經公司批準刻制的用于本部門業(yè)務范圍內文件的印章，如財務專用章、人力資源專用章等。（二）印章刻制1.新成立的部門如需刻制部門專用章，應填寫《印章刻制申請表》，注明印章名稱、用途、刻制規(guī)格等信息，經部門負責人簽字后，報公司總經理審批。2.公司公章、法定代表人章、合同專用章的刻制由行政部門統(tǒng)一辦理，須到公安機關指定的正規(guī)刻章機構進行刻制。刻章機構應具備合法資質，確保印章的質量和安全性。3.印章刻制完成后，行政部門應及時領取印章，并進行登記備案。登記內容包括印章名稱、編號、規(guī)格、刻制日期、領取人等信息。（三）印章保管1.公司公章、法定代表人章由行政部門指定專人保管；合同專用章由業(yè)務部門指定專人保管；部門專用章由各部門指定專人保管。印章保管人員應具備責任心強、工作認真負責的條件。2.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜或專門的印章保管箱，并設置密碼或鑰匙等安全防護措施，確保印章的安全。3.印章保管人員不得擅自將印章交予他人使用，如有特殊情況需要他人代保管印章，應填寫《印章代保管申請表》，經部門負責人和分管領導審批后，方可辦理代保管手續(xù)。代保管期限一般不得超過一天，代保管人在代保管期間應妥善保管印章，不得擅自使用。（四）印章使用1.用印申請凡需使用公司印章的部門或個人，應填寫《用印申請表》，注明用印文件名稱、文號、用印內容、用印份數、用印日期等信息。用印內容應與已審批的文件內容一致，嚴禁在空白紙張或文件上加蓋印章。2.審批流程一般性文件用印，經部門負責人審核后，報分管領導審批。重要文件、合同等用印，需經部門負責人、分管領導審核后，提交公司總經理審批。涉及財務、人事等重要事項的用印，還需相關部門會簽。3.印章使用印章保管人員應嚴格按照審批意見使用印章，在《用印申請表》上加蓋印章，并做好用印登記，登記內容包括用印日期、用印文件名稱、文號、用印份數、用印人等信息。用印時，印章應端正、清晰地加蓋在文件規(guī)定位置，不得模糊、遺漏。（五）印章停用與銷毀1.因公司機構調整、名稱變更、業(yè)務變化等原因，導致部分印章不再使用時，由行政部門及時通知相關部門，并收回印章。2.收回的印章應進行封存，并填寫《印章停用申請表》，經公司總經理審批后，辦理印章注銷手續(xù)。3.印章銷毀應按照公司規(guī)定的程序進行，由行政部門會同相關部門共同監(jiān)督銷毀過程，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括印章名稱、編號、銷毀日期、銷毀方式等信息。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門負責定期對文件及用章管理情況進行監(jiān)督檢查，確保各項制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內容包括文件起草的規(guī)范性、審批流程的執(zhí)行情況、文件印發(fā)的及時性和準確性、文件存檔的完整性、印章保管的安全性和印章使用的合規(guī)性等。3.對于檢查中發(fā)現的問題，行政部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.將文件及用章管理工作納入部門和個人績效考核體系，對工作表現優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對于違反本制度的行為，按照公司相關規(guī)定進行嚴肅