合同管理及評(píng)審管理制度

合同管理及評(píng)審管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同評(píng)審流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)簽訂的各類合同，包括但不限于銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：注重對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和控制，確保公司利益不受損害。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。4.統(tǒng)一管理原則：合同管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)合同的審核、監(jiān)督等工作。二、合同管理職責(zé)分工（一）歸口管理部門(mén)公司[具體部門(mén)名稱]為合同歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)合同管理制度的制定、修訂和解釋，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)合同管理工作，審核合同文本，參與重大合同的談判和簽訂，建立合同臺(tái)賬并定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析等。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)合同的發(fā)起、談判、起草等工作，對(duì)合同的真實(shí)性、合法性、完整性負(fù)責(zé)。2.配合歸口管理部門(mén)進(jìn)行合同評(píng)審，根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善。3.負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)處理合同履行過(guò)程中的問(wèn)題，并向歸口管理部門(mén)反饋。（三）法務(wù)部門(mén)1.參與重大合同的談判和起草，提供法律意見(jiàn)和建議。2.對(duì)合同文本進(jìn)行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.處理合同糾紛，提供法律支持和解決方案。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.參與合同評(píng)審，對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，評(píng)估合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2.根據(jù)合同約定，負(fù)責(zé)款項(xiàng)的收付管理，監(jiān)督合同的執(zhí)行情況。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行應(yīng)收賬款的催收等工作。三、合同簽訂流程（一）合同發(fā)起業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同申請(qǐng)，填寫(xiě)《合同申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本情況，包括合同名稱、對(duì)方當(dāng)事人信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、履行期限、付款方式等，并附上相關(guān)背景資料和初步擬定的合同文本。（二）部門(mén)初審業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)合同申請(qǐng)表及相關(guān)資料進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核合同的必要性、可行性、條款的合理性等，簽署初審意見(jiàn)后提交歸口管理部門(mén)。（三）歸口審核1.歸口管理部門(mén)收到合同申請(qǐng)后，對(duì)合同文本進(jìn)行形式審查和實(shí)質(zhì)審查。形式審查主要檢查合同格式是否規(guī)范、條款是否齊全等；實(shí)質(zhì)審查重點(diǎn)關(guān)注合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防控等方面。2.歸口管理部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)（如法務(wù)、財(cái)務(wù)等）進(jìn)行聯(lián)合會(huì)審，各部門(mén)根據(jù)職責(zé)提出審核意見(jiàn)。對(duì)于重大合同或復(fù)雜合同，可邀請(qǐng)外部專家進(jìn)行論證。3.歸口管理部門(mén)根據(jù)會(huì)審意見(jiàn)，要求業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行修改完善。如業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)審核意見(jiàn)有異議，可與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)商，達(dá)成一致后再進(jìn)行修改。（四）領(lǐng)導(dǎo)審批經(jīng)修改完善后的合同，由歸口管理部門(mén)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的重要性、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素進(jìn)行審批決策，簽署審批意見(jiàn)。對(duì)于重大合同，需經(jīng)公司管理層集體研究決定。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂正式合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，確保合同條款準(zhǔn)確無(wú)誤、字跡清晰、雙方簽字蓋章齊全。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本提交歸口管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)備案。四、合同評(píng)審管理（一）評(píng)審范圍1.金額較大、涉及重要業(yè)務(wù)或具有較大風(fēng)險(xiǎn)的合同。2.合同條款復(fù)雜、涉及多方利益關(guān)系的合同。3.新類型或特殊業(yè)務(wù)的合同。4.公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要進(jìn)行評(píng)審的其他合同。（二）評(píng)審流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)將擬簽訂的合同提交歸口管理部門(mén)后，歸口管理部門(mén)根據(jù)評(píng)審范圍確定是否需要組織評(píng)審。如需評(píng)審，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)參加評(píng)審會(huì)議。2.評(píng)審會(huì)議由歸口管理部門(mén)主持，業(yè)務(wù)部門(mén)介紹合同基本情況和談判過(guò)程，各評(píng)審部門(mén)依次發(fā)表意見(jiàn)，對(duì)合同條款進(jìn)行審查和討論。3.評(píng)審部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防控、條款合理性、雙方權(quán)利義務(wù)對(duì)等性等方面。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)提出明確的修改意見(jiàn)和建議。4.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善，并將修改后的合同再次提交歸口管理部門(mén)審核。審核通過(guò)后，按照合同簽訂流程進(jìn)行后續(xù)操作。（三）評(píng)審記錄1.每次合同評(píng)審會(huì)議應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、合同基本情況、各評(píng)審部門(mén)意見(jiàn)及討論結(jié)果等。2.評(píng)審記錄由歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)整理歸檔，作為合同管理的重要資料保存。五、合同履行管理（一）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等要求全面履行合同義務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，及時(shí)記錄合同履行情況，包括發(fā)貨、收貨、付款、開(kāi)票等信息，并定期與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行核對(duì)。3.歸口管理部門(mén)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促業(yè)務(wù)部門(mén)解決，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）變更管理1.合同履行過(guò)程中如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批和備案，確保變更后的合同合法有效。（三）糾紛處理1.合同履行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人溝通協(xié)商，尋求解決方案。協(xié)商不成的，應(yīng)及時(shí)向歸口管理部門(mén)報(bào)告，并根據(jù)糾紛情況采取相應(yīng)的措施，如發(fā)送律師函、申請(qǐng)仲裁或提起訴訟等。2.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)指導(dǎo)和協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)處理合同糾紛，提供法律支持和專業(yè)意見(jiàn)。糾紛處理過(guò)程中形成的相關(guān)文件和資料應(yīng)及時(shí)歸檔保存。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同正本及相關(guān)附件、審批文件、履行記錄等資料整理齊全，移交歸口管理部門(mén)。2.歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同檔案進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理和歸檔，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.歸口管理部門(mén)按照合同類別、時(shí)間順序等對(duì)合同檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，便于查詢和管理。2.對(duì)合同檔案中的文件資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、裝訂，確保檔案整齊規(guī)范。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲(chóng)的專用檔案柜中。2.建立合同檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案借閱范圍和審批流程。因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。（四）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，由歸口管理部門(mén)提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.銷毀合同檔案應(yīng)進(jìn)行登記，確保銷毀過(guò)程可追溯。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法。七、合同監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.歸口管理部門(mén)定期對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、評(píng)審、檔案管理等方面。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱資料、問(wèn)卷調(diào)查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)包括合同簽訂合規(guī)率、合同履行率、合同糾紛發(fā)生率、合同檔案管理合格率等。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果與部門(mén)和個(gè)人績(jī)效掛鉤，對(duì)合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)合同管理不善，導(dǎo)致公