職業(yè)技術(shù)學(xué)院行政印章使用登記管理細(xì)則?

職業(yè)技術(shù)學(xué)院行政印章使用登記管理細(xì)則?

一、總則1.為加強(qiáng)學(xué)院行政印章的管理，規(guī)范印章的使用與登記行為，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及學(xué)院實(shí)際情況，特制定本細(xì)則。2.本細(xì)則所指行政印章包括學(xué)院公章、學(xué)院法定代表人印章以及各行政部門公章。3.行政印章的使用登記管理遵循“嚴(yán)格審批、規(guī)范登記、責(zé)任明確”的原則。二、印章的保管1.學(xué)院公章：由學(xué)院辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，確保公章存放于安全的保險(xiǎn)柜中，保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼應(yīng)由保管人員分別妥善保管。2.學(xué)院法定代表人印章：由學(xué)院財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)保管，保管要求同學(xué)院公章。3.各行政部門公章：由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)監(jiān)督保管人員做好印章的日常保管工作，確保印章安全。三、印章的使用范圍1.學(xué)院公章-以學(xué)院名義向上級(jí)機(jī)關(guān)、外部單位報(bào)送的各類正式文件、報(bào)告、請(qǐng)示等。-學(xué)院對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議等具有法律效力的文書。-學(xué)院出具的各類證明、介紹信，涉及學(xué)院師生的學(xué)歷證明、成績證明、就業(yè)推薦等重要材料。-其他需要以學(xué)院名義蓋章確認(rèn)的重要事項(xiàng)。2.學(xué)院法定代表人印章：主要用于學(xué)院財(cái)務(wù)結(jié)算、貸款、擔(dān)保等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的票據(jù)、文件上，與財(cái)務(wù)專用章配合使用。3.各行政部門公章：用于各部門職權(quán)范圍內(nèi)的一般性業(yè)務(wù)往來文件、通知、報(bào)告等，不得超越部門職權(quán)范圍使用。四、印章使用的審批程序1.一般性文件-以學(xué)院名義發(fā)文，經(jīng)學(xué)院辦公室審核，分管院領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可使用學(xué)院公章。-各行政部門的一般性文件，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，可使用本部門公章。2.重要文件和合同協(xié)議-涉及學(xué)院重大決策、重要業(yè)務(wù)、經(jīng)濟(jì)往來等重要文件和合同協(xié)議，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、分管院領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，方可使用學(xué)院公章。-在簽訂合同協(xié)議時(shí)，需同時(shí)提供合同文本的起草說明、相關(guān)部門的審核意見等資料，確保合同條款符合法律法規(guī)和學(xué)院利益。3.證明、介紹信等材料-師生個(gè)人因工作、學(xué)習(xí)、生活等需要開具的各類證明、介紹信，由所在部門或系部審核，經(jīng)學(xué)院辦公室批準(zhǔn)后，使用學(xué)院公章或相關(guān)部門公章。-涉及重要事項(xiàng)的證明材料，如學(xué)歷證明、成績證明等，除上述審批流程外，還需相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。五、印章使用的登記要求1.設(shè)立專門登記簿：學(xué)院辦公室和各行政部門應(yīng)分別設(shè)立行政印章使用登記簿，對(duì)印章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記簿應(yīng)包括日期、用印部門、用印事由、文件名稱及文號(hào)、批準(zhǔn)人、用印人、印章類別等內(nèi)容。2.詳細(xì)登記信息：每次使用印章時(shí)，用印人應(yīng)按照登記簿的要求，如實(shí)填寫相關(guān)信息。對(duì)于合同協(xié)議等重要文件，還應(yīng)登記文件編號(hào)、對(duì)方單位名稱等信息。3.簽字確認(rèn)：用印完畢后，用印人、批準(zhǔn)人應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)。批準(zhǔn)人應(yīng)檢查用印事項(xiàng)是否符合審批程序和規(guī)定，用印人應(yīng)確保登記信息的準(zhǔn)確性和完整性。六、印章使用的監(jiān)督與責(zé)任追究1.監(jiān)督檢查：學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門行政印章的使用登記情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用審批程序是否規(guī)范、登記記錄是否完整等。2.責(zé)任追究：對(duì)違反本細(xì)則規(guī)定，擅自使用印章、超越權(quán)限使用印章、未按規(guī)定進(jìn)行登記等行為，學(xué)院將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告、記過等紀(jì)律處分；造成嚴(yán)重后果的，依法追究法律責(zé)任。七、附則1.本細(xì)則自發(fā)布之