企業(yè)涉密文件管理制度

企業(yè)涉密文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司涉密文件管理，確保公司秘密信息的安全，防止公司商業(yè)秘密泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及涉密文件的產(chǎn)生、傳遞、使用、保管、存儲(chǔ)、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)涉密文件進(jìn)行嚴(yán)格保密，確保信息不被泄露。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)涉密文件的密級(jí)，實(shí)行分級(jí)管理，采取相應(yīng)的保密措施。3.規(guī)范流程原則：明確涉密文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，規(guī)范操作流程，確保管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、涉密文件的定義與分類（一）定義涉密文件是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要信息，一旦泄露會(huì)對(duì)公司造成重大損失的文件。（二）分類1.商業(yè)秘密文件：包括公司的市場(chǎng)策略、客戶信息、銷售數(shù)據(jù)、合作協(xié)議等。2.技術(shù)秘密文件：涵蓋公司的技術(shù)研發(fā)成果、工藝流程、技術(shù)方案、專利信息等。3.財(cái)務(wù)秘密文件：如公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算計(jì)劃、成本核算、資金流向等。4.其他涉密文件：根據(jù)公司實(shí)際情況確定的其他涉及公司重要信息的文件。三、涉密文件的密級(jí)劃分（一）絕密級(jí)涉及公司核心商業(yè)秘密、技術(shù)秘密，一旦泄露會(huì)給公司帶來毀滅性打擊的文件。（二）機(jī)密級(jí)涉及公司重要商業(yè)秘密、技術(shù)秘密，泄露后會(huì)對(duì)公司造成嚴(yán)重?fù)p害的文件。（三）秘密級(jí)涉及公司一般商業(yè)秘密、技術(shù)秘密，泄露后會(huì)對(duì)公司造成一定影響的文件。四、涉密文件的產(chǎn)生與標(biāo)識(shí)（一）產(chǎn)生1.各部門在工作中產(chǎn)生的涉及公司秘密的文件，由文件起草人負(fù)責(zé)確定文件的密級(jí)。2.對(duì)于需要多個(gè)部門共同起草的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)確定密級(jí)，并征求其他相關(guān)部門意見。（二）標(biāo)識(shí)1.涉密文件應(yīng)在文件首頁左上角顯著位置標(biāo)明密級(jí)和保密期限，如“絕密★長(zhǎng)期”“機(jī)密★5年”“秘密★3年”等。2.密級(jí)和保密期限之間用“★”隔開，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)在文件名前或文檔首頁顯著位置標(biāo)明密級(jí)和保密期限。五、涉密文件的傳遞（一）內(nèi)部傳遞1.涉密文件在公司內(nèi)部傳遞時(shí)，應(yīng)通過機(jī)要文件交換、專人送達(dá)等方式進(jìn)行，不得通過普通郵件、傳真、互聯(lián)網(wǎng)等非保密渠道傳遞。2.傳遞涉密文件的人員應(yīng)確保文件的安全，不得將文件交予無關(guān)人員，不得在傳遞過程中私自拆閱、復(fù)印、拍照等。3.接收涉密文件時(shí)，接收人應(yīng)進(jìn)行簽收登記，注明文件名稱、密級(jí)、份數(shù)、傳遞時(shí)間等信息，并及時(shí)將文件交予相關(guān)負(fù)責(zé)人。（二）外部傳遞1.如需將涉密文件傳遞給外部單位或個(gè)人，應(yīng)事先經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取加密郵寄、專人遞送等安全可靠的方式進(jìn)行。2.在傳遞過程中，應(yīng)要求接收方提供有效的簽收證明，并對(duì)傳遞過程進(jìn)行記錄。3.對(duì)于涉及國家秘密的文件，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行傳遞。六、涉密文件的使用（一）使用范圍涉密文件只能在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。（二）使用要求1.使用涉密文件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓涉密文件。2.在使用過程中，應(yīng)妥善保管涉密文件，防止文件丟失、被盜或損壞。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將涉密文件歸還保管部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）審批流程1.因工作需要使用涉密文件的，應(yīng)填寫《涉密文件使用申請(qǐng)表》，注明文件名稱、密級(jí)、使用目的、使用期限等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由保管部門按照審批意見提供涉密文件。七、涉密文件的保管（一）保管部門1.公司設(shè)立專門的涉密文件保管室，負(fù)責(zé)集中保管公司的涉密文件。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門涉密文件的保管，并將保管人員名單報(bào)公司保密管理部門備案。（二）保管要求1.涉密文件保管室應(yīng)具備完善的安全防范措施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防火防盜設(shè)施等，確保文件的安全。2.涉密文件應(yīng)分類存放，按照密級(jí)高低排列，便于查找和管理。3.保管人員應(yīng)定期對(duì)涉密文件進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。4.對(duì)于電子涉密文件，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行加密處理，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)妥善保管，防止丟失或損壞。（三）借閱管理1.因工作需要借閱涉密文件的，應(yīng)填寫《涉密文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱、密級(jí)、借閱目的、借閱期限等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由保管部門按照審批意見提供涉密文件，并辦理借閱手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還涉密文件，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。5.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管涉密文件，不得擅自將文件帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。八、涉密文件的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)介質(zhì)1.涉密文件應(yīng)存儲(chǔ)在符合保密要求的存儲(chǔ)介質(zhì)中，如光盤、硬盤、U盤等。2.存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行加密處理，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)地點(diǎn)1.涉密文件存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存儲(chǔ)在專門的涉密文件存儲(chǔ)室或保險(xiǎn)柜中，存儲(chǔ)室應(yīng)具備完善的安全防范措施。2.對(duì)于電子涉密文件，應(yīng)存儲(chǔ)在公司內(nèi)部的涉密服務(wù)器上，并進(jìn)行訪問控制和數(shù)據(jù)加密。（三）存儲(chǔ)期限1.涉密文件的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)文件的密級(jí)和重要性確定，一般按照保密期限進(jìn)行存儲(chǔ)。2.超過存儲(chǔ)期限的涉密文件，應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。九、涉密文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已過保密期限且無需繼續(xù)保存的涉密文件。2.因工作失誤或其他原因造成的多余、重復(fù)的涉密文件。3.不再使用或已失去使用價(jià)值的涉密文件。（二）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)涉密文件，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。2.對(duì)于電子涉密文件，應(yīng)采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理損壞，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。（三）銷毀流程1.各部門如需銷毀涉密文件，應(yīng)填寫《涉密文件銷毀申請(qǐng)表》，注明文件名稱、密級(jí)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批同意后，報(bào)公司保密管理部門審核。3.公司保密管理部門審核通過后，指定專人負(fù)責(zé)組織銷毀工作，并對(duì)銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督和記錄。4.銷毀工作完成后，銷毀人員應(yīng)在《涉密文件銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表交回公司保密管理部門存檔。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立保密管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)公司涉密文件管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.涉密文件的產(chǎn)生、標(biāo)識(shí)、傳遞、使用、保管、存儲(chǔ)、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.各部門對(duì)涉密文件管理制度的執(zhí)行情況，包括人員培訓(xùn)、保密措施落實(shí)等。3.涉密文件的保密情況，是否存在泄露、丟失等安全隱患。（三）檢查方式1.定期檢查：保密管理部門定期對(duì)公司各部門的涉密文件管理情況進(jìn)行檢查，一般每季度進(jìn)行一次。2.不定期抽查：保密管理部門不定期對(duì)公司各部門的涉密文件管理情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)公司重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等涉及涉密文件的情況，進(jìn)行專項(xiàng)檢查，確保文件管理的安全。（四）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，保密管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，認(rèn)真進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)反饋給保密管理部門。3.對(duì)于違反本制度規(guī)定，造成公司秘密信息泄露的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。十一、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)對(duì)象公司全體員工，特別是涉及涉密文件管理的人員。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司涉密文件管理制度。2.涉密文件管理的基本知識(shí)和技能，如文件的密級(jí)劃分、標(biāo)識(shí)方法、傳遞要求、使用規(guī)范、保管措施、銷毀流程等。3.保密意識(shí)和保密紀(jì)律教育，提高員工的保密意識(shí)和責(zé)任感。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織培訓(xùn)：公司每年至少組織一次涉密文件管理培訓(xùn)，邀請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行授課。2.專題培訓(xùn)：針對(duì)不同崗位的員工，開展專題培訓(xùn)，如涉密文件起草人員培訓(xùn)、涉密文件保管人員培訓(xùn)等。3.在線學(xué)習(xí)：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提供涉密文件管理相關(guān)的學(xué)習(xí)資料，供員工自主學(xué)習(xí)。（四）教育考核1.將涉密文件管理培訓(xùn)納入員工培訓(xùn)計(jì)劃，作為員工年度考核的重要內(nèi)容之一。2.對(duì)參加培訓(xùn)的員工