上市公司會議管理制度VIP

上市公司會議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范上市公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學性、準確性和及時性，促進公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于上市公司總部及下屬各子公司、分公司召開的各類會議，包括但不限于股東大會、董事會、監(jiān)事會、總裁辦公會、部門例會、專題會議等。（三）基本原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義和官僚主義。2.充分準備原則：會前應明確會議主題、議程、參會人員等，做好充分的準備工作，確保會議順利進行。3.民主集中原則：會議決策應充分發(fā)揚民主，廣泛聽取各方意見，同時堅持集中統(tǒng)一，確保決策的科學性和權(quán)威性。4.嚴肅紀律原則：參會人員應嚴格遵守會議紀律，按時參會，認真履行職責，不得擅自缺席、遲到、早退或中途退場。二、會議分類及組織（一）股東大會1.定義：股東大會是公司的權(quán)力機構(gòu)，由全體股東組成，對公司重大事項進行決策。2.召集與主持：股東大會由董事會召集，董事長主持；董事長不能履行職務或不履行職務的，由副董事長主持；副董事長不能履行職務或不履行職務的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事主持。董事會不能履行或者不履行召集股東大會會議職責的，監(jiān)事會應當及時召集和主持；監(jiān)事會不召集和主持的，連續(xù)九十日以上單獨或者合計持有公司百分之十以上股份的股東可以自行召集和主持。3.會議通知：召開股東大會會議，應當將會議召開的時間、地點和審議的事項于會議召開二十日前通知各股東；臨時股東大會應當于會議召開十五日前通知各股東；發(fā)行無記名股票的，應當于會議召開三十日前公告會議召開的時間、地點和審議事項。單獨或者合計持有公司百分之三以上股份的股東，可以在股東大會召開十日前提出臨時提案并書面提交董事會；董事會應當在收到提案后二日內(nèi)通知其他股東，并將該臨時提案提交股東大會審議。臨時提案的內(nèi)容應當屬于股東大會職權(quán)范圍，并有明確議題和具體決議事項。4.會議議程：股東大會的議程應根據(jù)法律法規(guī)和公司章程的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況確定，一般包括審議報告、議案、選舉董事、監(jiān)事等內(nèi)容。5.會議記錄：股東大會應當對所議事項的決定作成會議記錄，主持人、出席會議的董事應當在會議記錄上簽名。會議記錄應當與現(xiàn)場出席股東的簽名冊及代理出席的委托書、網(wǎng)絡及其他方式表決情況的有效資料一并保存，保存期限不少于十年。（二）董事會1.定義：董事會是公司的決策機構(gòu)，對股東大會負責，負責公司重大事項的決策和管理。2.召集與主持：董事會會議由董事長召集和主持；董事長不能履行職務或者不履行職務的，由副董事長召集和主持；副董事長不能履行職務或者不履行職務的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事召集和主持。3.會議通知：董事會會議應當于會議召開十日前通知全體董事和監(jiān)事。代表十分之一以上表決權(quán)的股東、三分之一以上董事或者監(jiān)事會，可以提議召開董事會臨時會議。董事長應當自接到提議后十日內(nèi)，召集和主持董事會會議。董事會召開臨時會議，可以另定召集董事會的通知方式和通知時限。4.會議議程：董事會會議的議程應根據(jù)公司實際情況確定，一般包括審議報告、議案、討論公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營計劃等內(nèi)容。5.會議記錄：董事會應當對會議所議事項的決定作成會議記錄，出席會議的董事應當在會議記錄上簽名。董事會會議記錄作為公司檔案保存，保存期限不少于十年。（三）監(jiān)事會1.定義：監(jiān)事會是公司的監(jiān)督機構(gòu)，對股東大會負責，監(jiān)督公司董事、高級管理人員的履職情況。2.召集與主持：監(jiān)事會會議由監(jiān)事會主席召集和主持；監(jiān)事會主席不能履行職務或者不履行職務的，由半數(shù)以上監(jiān)事共同推舉一名監(jiān)事召集和主持。3.會議通知：監(jiān)事會會議應當于會議召開十日前通知全體監(jiān)事。監(jiān)事會召開臨時會議，可以另定召集監(jiān)事會的通知方式和通知時限。4.會議議程：監(jiān)事會會議的議程應根據(jù)公司實際情況確定，一般包括審議報告、議案、監(jiān)督公司財務狀況、董事和高級管理人員履職情況等內(nèi)容。5.會議記錄：監(jiān)事會應當對會議所議事項的決定作成會議記錄，出席會議的監(jiān)事應當在會議記錄上簽名。監(jiān)事會會議記錄作為公司檔案保存，保存期限不少于十年。（四）總裁辦公會1.定義：總裁辦公會是公司日常經(jīng)營管理的決策機構(gòu)，由總裁主持，公司高級管理人員參加，負責公司日常經(jīng)營管理工作的決策和協(xié)調(diào)。2.召集與主持：總裁辦公會由總裁召集和主持。3.會議通知：總裁辦公會應當于會議召開三日前通知參會人員。如有臨時事項需要召開總裁辦公會，可隨時通知參會人員。4.會議議程：總裁辦公會的議程應根據(jù)公司實際情況確定，一般包括匯報工作進展、討論解決問題、部署工作任務等內(nèi)容。5.會議記錄：總裁辦公會應當對會議所議事項的決定作成會議記錄，出席會議的人員應當在會議記錄上簽名?？偛棉k公會會議記錄作為公司檔案保存，保存期限不少于五年。（五）部門例會1.定義：部門例會是公司各部門定期召開的工作會議，由部門負責人主持，部門全體員工參加，總結(jié)工作經(jīng)驗，分析存在問題，部署下一階段工作任務。2.召集與主持：部門例會由部門負責人召集和主持。3.會議通知：部門例會應當于會議召開前一日通知參會人員。如有臨時事項需要召開部門例會，可隨時通知參會人員。4.會議議程：部門例會的議程應根據(jù)部門工作實際情況確定，一般包括匯報工作進展、討論解決問題、部署工作任務等內(nèi)容。5.會議記錄：部門例會應當對會議所議事項的決定作成會議記錄，出席會議的人員應當在會議記錄上簽名。部門例會會議記錄作為部門檔案保存，保存期限不少于三年。（六）專題會議1.定義：專題會議是公司為解決某一特定問題或推進某一專項工作而召開的會議，由相關部門或人員參加。2.召集與主持：專題會議由相關負責人召集和主持。3.會議通知：專題會議應當根據(jù)會議需要及時通知參會人員。4.會議議程：專題會議的議程應根據(jù)會議主題確定，一般包括介紹情況、分析問題、提出解決方案、明確責任分工、確定時間節(jié)點等內(nèi)容。5.會議記錄：專題會議應當對會議所議事項的決定作成會議記錄，出席會議的人員應當在會議記錄上簽名。專題會議會議記錄作為公司檔案保存，保存期限根據(jù)實際情況確定。三、會議準備（一）確定會議主題和議程1.會議召集人應根據(jù)公司工作需要和實際情況，確定會議主題和議程。2.會議主題應明確、具體，具有針對性和可操作性；會議議程應合理安排，突出重點，確保會議高效進行。（二）確定參會人員1.根據(jù)會議主題和議程，確定參會人員范圍，包括公司領導、相關部門負責人、工作人員等。2.如需邀請外部嘉賓參加會議，應提前與嘉賓溝通，確定參會時間、方式等相關事宜。（三）準備會議資料1.根據(jù)會議主題和議程，準備相關會議資料，包括報告、議案、文件、數(shù)據(jù)等。2.會議資料應內(nèi)容準確、完整，格式規(guī)范，提前發(fā)放給參會人員，以便參會人員提前了解會議內(nèi)容，做好參會準備。（四）安排會議場地1.根據(jù)會議規(guī)模和參會人員數(shù)量，選擇合適的會議場地，確保會議場地環(huán)境舒適、設施齊全。2.提前做好會議場地的布置工作，包括擺放桌椅、調(diào)試音響設備、投影儀等，確保會議順利進行。（五）通知參會人員1.根據(jù)會議安排，提前將會議通知發(fā)送給參會人員，通知內(nèi)容包括會議主題、議程、時間、地點、參會人員等。2.如遇特殊情況需要變更會議時間、地點或議程等，應及時通知參會人員。四、會議召開（一）簽到入場1.參會人員應提前到達會議場地，在簽到處簽到入場。2.會議工作人員應在會議開始前對參會人員進行簽到統(tǒng)計，確保參會人員按時到會。（二）會議開場1.會議主持人應準時宣布會議開始，介紹會議主題、議程、參會人員等基本情況。2.會議主持人應強調(diào)會議紀律，要求參會人員認真聽取會議內(nèi)容，積極發(fā)言，不得擅自缺席、遲到、早退或中途退場。（三）會議進行1.會議按照議程依次進行，參會人員應認真聽取匯報，積極參與討論，發(fā)表自己的意見和建議。2.會議主持人應引導會議討論，確保會議圍繞主題進行，避免偏離主題或出現(xiàn)冷場、混亂等情況。3.會議過程中，如需展示相關資料或數(shù)據(jù)，應提前做好準備，確保展示效果清晰、準確。（四）會議記錄1.會議應安排專人負責會議記錄，記錄會議內(nèi)容、討論情況、決策結(jié)果等。2.會議記錄應真實、準確、完整，字跡清晰，不得隨意涂改。3.會議記錄人員應及時整理會議記錄，形成會議紀要，并在會議結(jié)束后及時發(fā)送給參會人員。（五）會議決策1.會議決策應充分發(fā)揚民主，廣泛聽取各方意見，在綜合分析的基礎上，按照民主集中制原則進行決策。2.會議決策結(jié)果應以會議紀要的形式明確記錄，并經(jīng)參會人員簽字確認。3.會議決策事項應明確責任部門和責任人，確保決策事項得到有效落實。（六）會議結(jié)束1.會議主持人應在會議結(jié)束時對會議進行總結(jié)，強調(diào)會議決策事項的重要性和落實要求。2.參會人員應有序離場，會議工作人員應及時清理會議場地，整理會議資料。五、會議紀要與決議執(zhí)行（一）會議紀要1.會議紀要應根據(jù)會議記錄整理而成，內(nèi)容應包括會議主題、議程、參會人員、會議內(nèi)容、討論情況、決策結(jié)果等。2.會議紀要應語言簡潔、條理清晰，突出重點，客觀反映會議情況。3.會議紀要經(jīng)會議主持人審核后，及時發(fā)送給參會人員，并抄送給相關部門和人員。（二）決議執(zhí)行1.會議決策事項應明確責任部門和責任人，責任部門和責任人應按照會議決策要求，制定具體的實施方案，并認真組織實施。2.公司辦公室應負責對會議決策事項的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時向公司領導匯報執(zhí)行進展情況。3.如遇特殊情況需要調(diào)整會議決策事項，應按照公司相關規(guī)定履行審批程序，并及時通知相關部門和人員。六、會議監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負責對公司各類會議的組織、召開情況進行監(jiān)督檢查，確保會議按照本制度規(guī)定執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括會議通知是否及時、準確，參會人員是否按時到會，會議資料是否準備充分，會議記錄是否真實、完整，會議決策事項是否得到有效落實等。（二）考核評價1.將會議管理情況納入公司績效考核體系，對會議組織部門和參會人員進行考核評價。