專業(yè)分包資料管理制度

專業(yè)分包資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專業(yè)分包項(xiàng)目資料管理，規(guī)范資料收集、整理、歸檔等工作流程，確保項(xiàng)目資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為項(xiàng)目順利推進(jìn)及后期維護(hù)、審計(jì)等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有專業(yè)分包項(xiàng)目，包括但不限于工程建設(shè)、設(shè)備安裝、裝飾裝修等各類專業(yè)分包業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：資料應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋項(xiàng)目從開始至結(jié)束全過程的各類資料，確保無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.及時(shí)性原則：資料應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)展同步整理、歸檔，不得拖延積壓。5.規(guī)范性原則：資料格式、內(nèi)容填寫等應(yīng)符合國家、行業(yè)及公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。二、職責(zé)分工（一）項(xiàng)目管理部門1.負(fù)責(zé)組織專業(yè)分包項(xiàng)目資料管理工作，明確資料管理責(zé)任人。2.對資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保資料管理符合要求。3.協(xié)調(diào)解決資料管理過程中出現(xiàn)的問題，保障資料管理工作順利進(jìn)行。（二）專業(yè)分包商1.負(fù)責(zé)按照本制度及項(xiàng)目要求，收集、整理、編制本單位承擔(dān)分包任務(wù)范圍內(nèi)的項(xiàng)目資料。2.明確專人負(fù)責(zé)資料管理工作，確保資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.配合公司項(xiàng)目管理部門及其他相關(guān)部門對資料進(jìn)行審核、歸檔等工作。（三）資料管理人員1.具體承擔(dān)專業(yè)分包項(xiàng)目資料的收集、整理、審核、歸檔等日常工作。2.對資料進(jìn)行分類、編號、裝訂，建立資料臺賬，確保資料有序存放。3.定期對資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，保證資料的安全與完整。三、資料內(nèi)容及要求（一）合同文件1.專業(yè)分包合同及其附件，包括合同協(xié)議書、中標(biāo)通知書、投標(biāo)文件、合同專用條款、合同通用條款、技術(shù)規(guī)范、圖紙、工程量清單等。2.要求：合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)、工作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工期要求、價(jià)款支付等條款；合同簽訂應(yīng)符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，手續(xù)齊全。（二）施工技術(shù)資料1.施工組織設(shè)計(jì)或施工方案，應(yīng)包括工程概況、施工部署、施工方法及技術(shù)措施、質(zhì)量保證措施、安全保證措施、進(jìn)度計(jì)劃等內(nèi)容。2.技術(shù)交底記錄，包括施工單位向作業(yè)班組進(jìn)行的技術(shù)交底，內(nèi)容涵蓋施工工藝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、安全注意事項(xiàng)等。3.圖紙會審記錄，記錄建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位等各方對施工圖紙?zhí)岢龅膯栴}及解決方案。4.工程變更通知及相關(guān)資料，包括變更原因、變更內(nèi)容、變更后的圖紙等。5.施工日志，記錄每日施工情況，包括天氣、施工部位、施工人員、施工進(jìn)度、質(zhì)量安全情況等。6.要求：施工組織設(shè)計(jì)或施工方案應(yīng)具有針對性和可操作性；技術(shù)交底應(yīng)詳細(xì)準(zhǔn)確，雙方簽字確認(rèn)；圖紙會審記錄應(yīng)及時(shí)整理歸檔；工程變更通知應(yīng)按規(guī)定程序辦理；施工日志應(yīng)真實(shí)、連續(xù)記錄。（三）工程質(zhì)量資料1.原材料、構(gòu)配件、設(shè)備等質(zhì)量證明文件，包括產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量證明文件等。2.材料、構(gòu)配件、設(shè)備進(jìn)場檢驗(yàn)記錄，記錄進(jìn)場材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、檢驗(yàn)情況等。3.隱蔽工程驗(yàn)收記錄，對隱蔽工程的施工過程、質(zhì)量情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并經(jīng)建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位等相關(guān)人員簽字確認(rèn)。4.分項(xiàng)工程、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄，按照相關(guān)質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫驗(yàn)收記錄。5.單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄，在單位工程完工后，對工程質(zhì)量進(jìn)行全面驗(yàn)收，并填寫驗(yàn)收記錄。6.要求：原材料等質(zhì)量證明文件應(yīng)真實(shí)有效；進(jìn)場檢驗(yàn)記錄應(yīng)齊全；隱蔽工程驗(yàn)收記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確；質(zhì)量驗(yàn)收記錄應(yīng)符合驗(yàn)收規(guī)范要求。（四）工程安全資料1.安全生產(chǎn)許可證，施工單位應(yīng)具備有效的安全生產(chǎn)許可證。2.安全生產(chǎn)責(zé)任制，明確各級管理人員及作業(yè)人員的安全生產(chǎn)職責(zé)。3.安全技術(shù)措施，根據(jù)工程特點(diǎn)制定相應(yīng)的安全技術(shù)措施。4.安全教育培訓(xùn)記錄，包括對施工人員的入場安全教育、定期安全教育、專項(xiàng)安全教育等記錄。5.安全檢查記錄，定期對施工現(xiàn)場進(jìn)行安全檢查，記錄檢查情況及整改情況。6.安全事故應(yīng)急預(yù)案及演練記錄，制定安全事故應(yīng)急預(yù)案，并定期進(jìn)行演練，記錄演練情況。7.要求：安全生產(chǎn)許可證應(yīng)在有效期內(nèi)；安全生產(chǎn)責(zé)任制應(yīng)明確、可操作；安全技術(shù)措施應(yīng)符合工程實(shí)際；安全教育培訓(xùn)記錄應(yīng)完整；安全檢查記錄應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)；安全事故應(yīng)急預(yù)案應(yīng)科學(xué)合理，演練記錄應(yīng)真實(shí)。（五）工程進(jìn)度資料1.總進(jìn)度計(jì)劃及月、周進(jìn)度計(jì)劃，明確工程總體進(jìn)度目標(biāo)及分階段進(jìn)度安排。2.進(jìn)度計(jì)劃執(zhí)行情況報(bào)告，定期匯報(bào)工程實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度的對比情況，分析偏差原因并提出改進(jìn)措施。3.要求：進(jìn)度計(jì)劃應(yīng)合理可行；進(jìn)度計(jì)劃執(zhí)行情況報(bào)告應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確。（六）工程計(jì)量與支付資料1.工程計(jì)量報(bào)表，按照合同約定的計(jì)量規(guī)則，定期對已完工程進(jìn)行計(jì)量，并填寫計(jì)量報(bào)表。2.工程款支付申請，根據(jù)計(jì)量結(jié)果及合同約定，向建設(shè)單位提出工程款支付申請。3.支付憑證及相關(guān)審批文件，記錄工程款的支付情況及審批過程。4.要求：工程計(jì)量報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；工程款支付申請應(yīng)符合合同規(guī)定；支付憑證及審批文件應(yīng)齊全。（七）竣工驗(yàn)收資料1.工程竣工驗(yàn)收報(bào)告，在工程完工后，由施工單位編制，報(bào)告工程建設(shè)情況、施工質(zhì)量情況、合同履行情況等。2.竣工驗(yàn)收備案表，建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收合格后，向建設(shè)行政主管部門備案所需的表格。3.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖，應(yīng)與工程實(shí)際相符。4.要求：工程竣工驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)內(nèi)容完整；竣工驗(yàn)收備案表應(yīng)按規(guī)定填寫；工程竣工圖應(yīng)準(zhǔn)確繪制。四、資料收集與整理（一）收集要求1.專業(yè)分包商應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施過程中，及時(shí)收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的各類資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.資料收集應(yīng)涵蓋項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)，不得遺漏重要信息。3.對于外來文件，如設(shè)計(jì)變更通知、建設(shè)單位指令等，應(yīng)及時(shí)簽收并妥善保管。（二）整理要求1.資料管理人員應(yīng)按照資料類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，確保資料條理清晰。2.對每份資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.資料應(yīng)采用A4紙張打印或復(fù)印，簽字蓋章等手續(xù)應(yīng)齊全。4.對于圖紙資料，應(yīng)折疊成A4幅面，并在右下角加蓋竣工圖章。五、資料審核與歸檔（一）審核要求1.專業(yè)分包商整理完成的資料，應(yīng)先由本單位內(nèi)部審核，確保資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核通過后的資料提交給公司項(xiàng)目管理部門，項(xiàng)目管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核資料與合同要求、工程實(shí)際情況是否相符。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)反饋給專業(yè)分包商進(jìn)行整改，整改完成后重新提交審核。（二）歸檔要求1.審核通過的資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，歸檔資料應(yīng)一式多份，分別存放于公司檔案室、項(xiàng)目管理部門及專業(yè)分包商處。2.資料應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、編目，建立檔案目錄清單，便于查詢。3.檔案室應(yīng)具備良好的保管條件，確保資料的安全與完整，防止資料損壞、丟失。六、資料借閱與使用（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱資料名稱、借閱目的、借閱時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到資料管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、損壞、丟失。（二）使用規(guī)定1.借閱資料僅供在公司內(nèi)部使用，如需對外提供資料，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.使用資料時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司機(jī)密信息。七、資料保管與銷毀（一）保管要求1.資料管理人員應(yīng)定期對歸檔資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保資料數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置清晰。2.對于重要資料，應(yīng)采取備份存儲等措施，防止因自然災(zāi)害、人為損壞等原因?qū)е沦Y料丟失。3.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（二）銷毀規(guī)定1.對于已超過保管期限且無保存價(jià)值的資料，由資料管理人員提出銷毀申請，填寫銷毀申請表，注明資料名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.銷毀申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，并在銷毀申請表上簽字確認(rèn)。3.銷毀過程應(yīng)詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，記錄應(yīng)妥善保存。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司項(xiàng)目管理部門定期對專業(yè)分包項(xiàng)目資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、及時(shí)性等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)下達(dá)整改通知書，要求專業(yè)分包商限期整改，并跟蹤整改情況。（二