子公司合同管理制度

子公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)子公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于子公司及其所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.審慎簽約原則在簽訂合同前，應(yīng)對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行全面審查，確保合同的合法性、真實(shí)性和可行性。3.全面履行原則合同各方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。如遇特殊情況需要變更或解除合同的，應(yīng)依法依規(guī)辦理相關(guān)手續(xù)。4.風(fēng)險防范原則加強(qiáng)合同風(fēng)險管理，建立健全風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)和處理合同履行過程中的風(fēng)險隱患，避免或減少公司損失。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組子公司設(shè)立合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由總經(jīng)理擔(dān)任組長，副總經(jīng)理擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對子公司合同管理工作進(jìn)行決策和指導(dǎo)，審議重大合同事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決合同管理工作中的重大問題。（二）合同管理部門子公司設(shè)立合同管理部門，負(fù)責(zé)合同管理的日常工作。合同管理部門的主要職責(zé)包括：1.制定和完善合同管理制度；2.組織合同法律知識培訓(xùn)；3.審查合同文本，提出修改意見；4.參與合同談判，提供法律支持；5.建立合同臺賬，對合同履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督；6.處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益；7.定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報合同管理工作情況。（三）合同承辦部門合同承辦部門是指具體負(fù)責(zé)合同簽訂、履行、變更、解除等事宜的部門。合同承辦部門的主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的調(diào)研、論證和可行性分析；2.起草合同文本，提交合同管理部門審查；3.組織合同談判，與合同對方協(xié)商合同條款；4.負(fù)責(zé)合同的簽訂、履行、變更、解除等具體工作；5.及時向合同管理部門報告合同履行情況，協(xié)助處理合同糾紛。（四）合同審查人員子公司根據(jù)實(shí)際需要配備合同審查人員，合同審查人員應(yīng)具備法律專業(yè)知識和豐富的合同管理經(jīng)驗(yàn)。合同審查人員的主要職責(zé)包括：1.對合同文本進(jìn)行合法性、合規(guī)性、完整性審查；2.提出修改意見和風(fēng)險防范建議；3.參與合同談判，提供法律意見和建議。三、合同的簽訂（一）合同相對方的選擇1.合同承辦部門應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、履約能力和合法經(jīng)營資格的合同相對方。2.在選擇合同相對方時，應(yīng)通過多種渠道了解其主體資格、信用狀況、經(jīng)營業(yè)績、涉訴情況等信息，并進(jìn)行綜合評估。3.對于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)要求合同相對方提供有效的資質(zhì)證明文件、營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等資料，并進(jìn)行核實(shí)。（二）合同文本的起草1.合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同項(xiàng)目的具體情況，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述清晰、準(zhǔn)確、完整，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的條款。3.對于格式合同，應(yīng)認(rèn)真審查合同條款，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益的要求。（三）合同的審查與審批1.合同承辦部門起草的合同文本應(yīng)提交合同管理部門進(jìn)行審查。合同管理部門應(yīng)從法律、政策、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面對合同文本進(jìn)行全面審查，并提出修改意見。2.合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同管理部門的審查意見，對合同文本進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本應(yīng)再次提交合同管理部門審查，直至合同文本符合要求。3.合同經(jīng)合同管理部門審查通過后，應(yīng)提交子公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理根據(jù)合同的重要程度、風(fēng)險程度等因素進(jìn)行審批，并簽署審批意見。4.對于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)提交子公司合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)根據(jù)審議結(jié)果作出決策，并簽署審議意見。（四）合同的簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由合同承辦部門負(fù)責(zé)與合同相對方簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保合同雙方的簽字（蓋章）手續(xù)齊全，合同文本內(nèi)容與審批通過的文本一致。2.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同副本送合同管理部門備案。合同管理部門應(yīng)建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。四、合同的履行（一）合同履行計劃的制定1.合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計劃，明確合同履行的各個環(huán)節(jié)、時間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。2.合同履行計劃應(yīng)報合同管理部門備案。合同管理部門應(yīng)對合同履行計劃進(jìn)行審查，確保合同履行計劃符合法律法規(guī)和公司利益的要求。（二）合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.合同承辦部門應(yīng)按照合同履行計劃，組織實(shí)施合同履行工作，并及時向合同管理部門報告合同履行情況。2.合同管理部門應(yīng)對合同履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，定期檢查合同履行進(jìn)度，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險隱患，合同管理部門應(yīng)及時向子公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并提出處理建議。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，合同承辦部門應(yīng)及時與合同相對方協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應(yīng)報合同管理部門審查，并按照合同簽訂的審批程序進(jìn)行審批。3.合同變更或解除后，合同承辦部門應(yīng)及時將相關(guān)情況通知合同管理部門，并對合同臺賬進(jìn)行更新。五、合同糾紛的處理（一）糾紛的預(yù)防1.合同承辦部門在合同履行過程中應(yīng)加強(qiáng)與合同相對方的溝通與協(xié)調(diào)，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。2.合同管理部門應(yīng)定期組織合同法律知識培訓(xùn)，提高員工的法律意識和合同管理水平，增強(qiáng)防范合同糾紛的能力。（二）糾紛的處理程序1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)材料，并向合同管理部門報告。2.合同管理部門應(yīng)會同合同承辦部門對糾紛進(jìn)行分析研究，制定處理方案，并報子公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.根據(jù)糾紛的具體情況，可采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。在處理糾紛過程中，應(yīng)充分維護(hù)公司的合法權(quán)益，確保公司利益不受損失。4.合同糾紛處理完畢后，合同承辦部門應(yīng)及時將處理結(jié)果報合同管理部門備案。合同管理部門應(yīng)對合同糾紛處理情況進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議，完善合同管理制度。六、合同檔案管理（一）檔案的收集與整理1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后及時將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，并移交合同管理部門。2.合同管理部門應(yīng)對合同檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，確保合同檔案的完整性和規(guī)范性。（二）檔案的保管與查閱1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施，對合同檔案進(jìn)行妥善保管。2.嚴(yán)格控制合同檔案的查閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱合同檔案。確因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱合同檔案時，應(yīng)在合同管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改合同檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還合同檔案。（三）檔案的銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，合同管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)檔案管理規(guī)定，對合同檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。2.合同檔案銷毀前，應(yīng)編制《合同檔案銷毀清單》，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人審核，報子公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。3.合同檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保合同檔案銷毀徹底、真實(shí)。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《合同檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。七、合同管理的信息化建設(shè)（一）建立合同管理信息系統(tǒng)子公司應(yīng)建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋合同的起草、審查、審批、簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理、檔案管理等各個環(huán)節(jié)，提高合同管理工作效率和質(zhì)量。（二）信息系統(tǒng)的使用與維護(hù)1.合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同管理信息系統(tǒng)的培訓(xùn)，確保員工熟練掌握系統(tǒng)的操作方法和流程。2.定期對合同管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全可靠。3.加強(qiáng)對合同管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和管理，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.子公司應(yīng)定期對合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同糾紛處理情況等。2.監(jiān)督檢查可采取自查、抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.建立合同管理工作考核評價機(jī)制，對合同承辦部門和合同管理部門的合同管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核