央企資料員管理制度

央企資料員管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資料員隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范資料員工作行為，提高資料管理水平，確保公司各類資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有從事資料員工作的人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)規(guī)定，確保資料管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：資料內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和實(shí)際情況。3.及時(shí)完整原則：資料的收集、整理、歸檔要及時(shí)，確保資料的完整性和系統(tǒng)性。4.安全保密原則：加強(qiáng)資料的安全管理，嚴(yán)格保密制度，防止資料泄露。二、資料員崗位職責(zé)（一）資料收集1.負(fù)責(zé)收集公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件、資料、報(bào)表等原始材料，確保資料來源廣泛、全面。2.主動(dòng)與各部門溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)獲取相關(guān)資料，避免資料遺漏。（二）資料整理1.對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，使其條理清晰，便于查閱。2.檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通補(bǔ)充或修正。（三）資料歸檔1.按照公司規(guī)定的檔案管理辦法，將整理好的資料及時(shí)歸檔，確保檔案存放有序。2.建立健全檔案索引目錄，方便快速查找和調(diào)閱資料。（四）資料保管1.負(fù)責(zé)資料存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，確保資料不受損壞、丟失和泄露。2.定期對(duì)資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核實(shí)資料數(shù)量和狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。（五）資料借閱與使用1.嚴(yán)格執(zhí)行資料借閱制度，辦理借閱手續(xù)，登記借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.對(duì)借閱的資料進(jìn)行跟蹤管理，督促借閱人按時(shí)歸還，如發(fā)現(xiàn)資料損壞或丟失，及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。3.根據(jù)工作需要，為公司內(nèi)部人員提供資料查閱和使用服務(wù)，確保資料使用的合理性和規(guī)范性。（六）資料統(tǒng)計(jì)與分析1.定期對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析資料的利用情況和變化趨勢(shì)，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，提出改進(jìn)資料管理工作的建議和措施。（七）信息化管理1.積極推進(jìn)資料管理的信息化建設(shè)，利用電子文檔管理系統(tǒng)對(duì)資料進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.負(fù)責(zé)電子資料的錄入、維護(hù)和更新，確保電子資料與紙質(zhì)資料的一致性和完整性。三、資料管理流程（一）資料形成1.各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)開展過程中，按照公司規(guī)定的文件格式和內(nèi)容要求，及時(shí)形成各類資料。2.資料形成后，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保資料的準(zhǔn)確性和有效性。（二）資料移交1.各部門定期將形成的資料移交至資料員處，移交時(shí)填寫資料移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.資料員對(duì)移交的資料進(jìn)行初步審核，對(duì)不符合要求的資料退回相關(guān)部門重新整理。（三）資料整理與歸檔1.資料員按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)接收的資料進(jìn)行整理，編制資料目錄。2.將整理好的資料按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔，存入相應(yīng)的檔案柜或電子文檔管理系統(tǒng)。（四）資料查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱資料，需填寫資料查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到資料員處查閱。2.如需借閱資料，借閱人需填寫資料借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和資料員審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.資料員按照審批后的借閱申請(qǐng)表辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供資料，并登記相關(guān)信息。（五）資料歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.資料員在資料歸還時(shí)，對(duì)資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失，及時(shí)要求借閱人賠償或采取其他補(bǔ)救措施。（六）資料銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的資料，由資料員提出銷毀申請(qǐng)，填寫資料銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.資料銷毀申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、參與人員等，記錄保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。四、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、決定、報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)文件類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍，分為項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、市場(chǎng)營(yíng)銷等類別，每個(gè)類別下再細(xì)分具體的文件類型。3.合同協(xié)議類：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.技術(shù)資料類：公司的技術(shù)研發(fā)報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。5.會(huì)議資料類：公司召開的各類會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、議程、報(bào)告等。6.人事檔案類：?jiǎn)T工的個(gè)人檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。7.財(cái)務(wù)檔案類：公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證、審計(jì)報(bào)告等。8.其他資料類：不屬于以上分類的其他資料，如榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、對(duì)外宣傳資料等。（二）資料編號(hào)1.資料編號(hào)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，由字母和數(shù)字組成，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)格式為：[類別代碼][年份][順序號(hào)]，其中類別代碼按照資料分類確定，年份為資料形成的年份，順序號(hào)為該類別下資料的流水號(hào)。3.例如，行政文件類中2023年發(fā)布的第10號(hào)文件，編號(hào)為：XZ2023010。五、資料存儲(chǔ)與安全管理（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所1.設(shè)立專門的資料檔案室，配備必要的檔案柜、貨架、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.資料檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保存要求。（二）存儲(chǔ)方式1.資料應(yīng)按照分類和編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)資料應(yīng)裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標(biāo)明資料類別、編號(hào)、名稱等信息。3.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照電子文檔管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。（三）安全管理1.加強(qiáng)資料檔案室的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.建立資料安全保密制度，明確資料員的安全保密職責(zé)，對(duì)涉及公司機(jī)密的資料嚴(yán)格保密。3.定期對(duì)資料進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。4.對(duì)資料存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)處理，確保資料的安全。六、資料管理考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容1.資料收集的及時(shí)性和完整性。2.資料整理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.資料歸檔的及時(shí)性和有序性。4.資料保管的安全性和保密性。5.資料借閱與使用的管理情況。6.資料統(tǒng)計(jì)與分析工作的質(zhì)量。7.信息化管理工作的推進(jìn)情況。（二）考核方式1.定期考核：每季度對(duì)資料員的工作進(jìn)行一次全面考核，考核結(jié)果作為季度績(jī)效評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。2.不定期抽查：公司檔案管理部門不定期對(duì)資料員的工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（三）獎(jiǎng)勵(lì)措施1.對(duì)于資料管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的資料員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，包括榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金等。2.在晉升、評(píng)優(yōu)等方面，優(yōu)先考慮資料管理工作成績(jī)突出的資料員。（四）懲罰措施1.對(duì)于資料管理工作中出現(xiàn)失誤或違反制度的資料員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。2.因工作失誤導(dǎo)致資料丟失、損壞或泄露，給公司造成重大損失的，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定資料員培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織資料員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括資料管理法律法規(guī)、檔案管理知識(shí)、信息化技術(shù)應(yīng)用等。（二）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：邀請(qǐng)公司內(nèi)部專家或經(jīng)驗(yàn)豐富的資料員進(jìn)行授課，分享工作經(jīng)驗(yàn)和技巧。2.外部培訓(xùn)：選派資料員參加外部專業(yè)機(jī)構(gòu)組織的培訓(xùn)課程或研討會(huì)，拓寬視野，學(xué)習(xí)先進(jìn)的資料管理理念和方法。3.在線學(xué)習(xí)：鼓勵(lì)資料員利用網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，參加相關(guān)的在線課程和學(xué)習(xí)論壇。（三）職業(yè)發(fā)展1.為資料員提供明確的職業(yè)發(fā)展通道，根據(jù)其工作表現(xiàn)和能力水平，晉升為資料主管、檔案管理經(jīng)理等職位。2.