外協(xié)進(jìn)出貨管理制度

外協(xié)進(jìn)出貨管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外協(xié)加工業(yè)務(wù)的管理，規(guī)范外協(xié)進(jìn)出貨流程，確保貨物的安全、準(zhǔn)確、及時流轉(zhuǎn)，提高工作效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外協(xié)加工業(yè)務(wù)的進(jìn)出貨管理，包括但不限于原材料的發(fā)出、外協(xié)產(chǎn)品的接收、成品的交付等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保進(jìn)出貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息準(zhǔn)確無誤。2.及時性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的時間節(jié)點完成進(jìn)出貨操作，避免延誤。3.安全性原則：保障貨物在運輸、存儲過程中的安全，防止丟失、損壞等情況發(fā)生。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，做到責(zé)任到人。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)與外協(xié)廠商的溝通協(xié)調(diào)，下達(dá)生產(chǎn)訂單，明確加工要求、交貨時間等。2.跟蹤外協(xié)加工進(jìn)度，及時解決加工過程中出現(xiàn)的問題。3.對外協(xié)進(jìn)出貨的數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行初步審核。（二）采購部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)部門的需求，負(fù)責(zé)外協(xié)原材料的采購，并確保原材料的質(zhì)量和供應(yīng)及時性。2.與供應(yīng)商進(jìn)行溝通談判，簽訂采購合同，跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好外協(xié)進(jìn)出貨的相關(guān)工作，如提供原材料的出入庫記錄等。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)外協(xié)原材料、半成品、成品的出入庫管理，包括貨物的驗收、存儲、發(fā)放等工作。2.建立健全庫存臺賬，定期盤點庫存，確保賬實相符。3.按照規(guī)定的流程辦理貨物的出入庫手續(xù)，做好相關(guān)記錄。（四）質(zhì)量檢驗部門1.制定外協(xié)加工產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.對外協(xié)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求，出具檢驗報告。3.對不合格產(chǎn)品進(jìn)行標(biāo)識、隔離和處理，跟蹤整改情況。（五）財務(wù)部門1.審核外協(xié)進(jìn)出貨的相關(guān)單據(jù)，確保費用核算準(zhǔn)確無誤。2.按照合同約定支付外協(xié)加工費用，做好成本核算和控制工作。3.協(xié)助其他部門做好財務(wù)相關(guān)的工作，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、外協(xié)進(jìn)料管理（一）訂單下達(dá)與審批1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)生產(chǎn)需求，填寫《外協(xié)加工訂單》，明確加工產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、質(zhì)量要求等信息。2.《外協(xié)加工訂單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后的《外協(xié)加工訂單》一份交采購部門，一份留業(yè)務(wù)部門存檔。（二）采購安排1.采購部門根據(jù)《外協(xié)加工訂單》的要求，選擇合適的供應(yīng)商，下達(dá)采購訂單。2.在采購訂單中明確原材料的規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，并要求供應(yīng)商提供質(zhì)量證明文件。3.采購部門跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保原材料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（三）進(jìn)料驗收1.倉庫管理部門在收到外協(xié)原材料后，應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗部門進(jìn)行檢驗。2.質(zhì)量檢驗部門按照既定的檢驗標(biāo)準(zhǔn)和流程，對外協(xié)原材料進(jìn)行檢驗。檢驗內(nèi)容包括外觀、尺寸、性能、質(zhì)量證明文件等。3.如檢驗合格，質(zhì)量檢驗部門出具《原材料檢驗報告》，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，填寫《原材料入庫單》，并將入庫信息錄入庫存管理系統(tǒng)。4.如檢驗不合格，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理。對于不合格原材料，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識、隔離，防止誤用，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行退貨、換貨或讓步接收等處理。（四）入庫管理1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)《原材料入庫單》對入庫的外協(xié)原材料進(jìn)行分類存放，做好標(biāo)識。2.建立原材料庫存臺賬，詳細(xì)記錄原材料的入庫日期、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并定期與庫存管理系統(tǒng)進(jìn)行核對，確保賬實相符。3.倉庫管理部門應(yīng)定期對原材料進(jìn)行盤點，如發(fā)現(xiàn)賬實不符等情況，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。四、外協(xié)加工過程管理（一）進(jìn)度跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對外協(xié)加工進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，了解加工過程中的情況。2.建立外協(xié)加工進(jìn)度跟蹤表，記錄加工進(jìn)度、存在的問題及解決情況等信息。3.如發(fā)現(xiàn)加工進(jìn)度滯后或出現(xiàn)質(zhì)量問題等異常情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與外協(xié)廠商溝通協(xié)調(diào)，分析原因并采取相應(yīng)的解決措施。（二）質(zhì)量監(jiān)控1.質(zhì)量檢驗部門應(yīng)定期對外協(xié)加工過程進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控，抽查部分產(chǎn)品進(jìn)行檢驗。2.與外協(xié)廠商共同分析質(zhì)量問題產(chǎn)生的原因，制定改進(jìn)措施，督促外協(xié)廠商加強(qiáng)質(zhì)量控制。3.對于質(zhì)量問題較為嚴(yán)重的外協(xié)廠商，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)及時發(fā)出質(zhì)量整改通知，要求其限期整改。整改完成后進(jìn)行復(fù)查，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。（三）溝通協(xié)調(diào)1.業(yè)務(wù)部門、采購部門、質(zhì)量檢驗部門等應(yīng)與外協(xié)廠商保持密切的溝通協(xié)調(diào)，及時解決加工過程中出現(xiàn)的各種問題。2.建立定期的溝通會議制度，總結(jié)加工過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)建議和措施。3.對于涉及技術(shù)、工藝等方面的問題，相關(guān)部門應(yīng)組織專業(yè)人員進(jìn)行研討，共同制定解決方案。五、外協(xié)成品出貨管理（一）出貨通知1.外協(xié)廠商完成加工任務(wù)后，應(yīng)提前通知業(yè)務(wù)部門，告知成品已準(zhǔn)備好。2.業(yè)務(wù)部門根據(jù)訂單要求，對成品的數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行再次核對，確認(rèn)無誤后填寫《外協(xié)成品出貨通知》，通知倉庫管理部門做好出貨準(zhǔn)備。（二）出貨檢驗1.質(zhì)量檢驗部門按照出貨檢驗標(biāo)準(zhǔn)對成品進(jìn)行全面檢驗。2.檢驗內(nèi)容包括外觀、尺寸、性能、包裝等方面，確保成品質(zhì)量符合訂單要求。3.如檢驗合格，質(zhì)量檢驗部門出具《成品檢驗報告》；如檢驗不合格，應(yīng)及時通知外協(xié)廠商進(jìn)行返工或整改，直至檢驗合格。（三）出貨手續(xù)辦理1.倉庫管理部門根據(jù)《外協(xié)成品出貨通知》和《成品檢驗報告》，辦理成品出庫手續(xù)，填寫《成品出庫單》。2.在《成品出庫單》上注明成品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、訂單編號、收貨單位等信息，并由倉庫管理人員簽字確認(rèn)。3.將《成品出庫單》的相關(guān)聯(lián)次分別交給業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等，作為出貨憑證和核算依據(jù)。（四）運輸安排1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)聯(lián)系運輸公司或物流公司，安排成品的運輸事宜。2.運輸過程中，應(yīng)確保成品的安全，避免發(fā)生損壞、丟失等情況。如有需要，應(yīng)對成品進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌b和防護(hù)。3.運輸公司或物流公司應(yīng)及時將成品送達(dá)收貨單位，并取得收貨單位的簽字確認(rèn)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)跟蹤運輸情況，確保貨物按時、安全到達(dá)目的地。六、單據(jù)管理（一）單據(jù)種類1.《外協(xié)加工訂單》：記錄外協(xié)加工業(yè)務(wù)的基本信息和要求。2.《采購訂單》：用于采購?fù)鈪f(xié)原材料的訂單。3.《原材料入庫單》：記錄外協(xié)原材料入庫的相關(guān)信息。4.《原材料檢驗報告》：反映外協(xié)原材料檢驗結(jié)果的報告。5.《外協(xié)成品出貨通知》：通知倉庫管理部門準(zhǔn)備外協(xié)成品出貨的單據(jù)。6.《成品檢驗報告》：記錄外協(xié)成品檢驗情況的報告。7.《成品出庫單》：辦理外協(xié)成品出庫手續(xù)的單據(jù)。（二）單據(jù)填寫要求1.所有單據(jù)應(yīng)使用碳素筆或鋼筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。2.單據(jù)內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，包括日期、訂單編號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、收貨單位、檢驗情況、經(jīng)手人等信息。3.相關(guān)人員應(yīng)在單據(jù)上簽字確認(rèn)，以明確責(zé)任。（三）單據(jù)流轉(zhuǎn)與存檔1.單據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，確保各部門及時獲取所需信息。2.業(yè)務(wù)部門、采購部門、倉庫管理部門、質(zhì)量檢驗部門、財務(wù)部門等應(yīng)分別對各自涉及的單據(jù)進(jìn)行整理、歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。3.單據(jù)的存檔應(yīng)便于查閱和追溯，以滿足公司內(nèi)部管理和外部審計等需求。七、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理部門應(yīng)定期對外協(xié)原材料、半成品、成品進(jìn)行庫存盤點，確保賬實相符。2.盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點。3.盤點時，應(yīng)編制盤點表，詳細(xì)記錄盤點日期、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、實際盤點數(shù)、賬存數(shù)、差異數(shù)等信息。（二）差異處理1.如盤點發(fā)現(xiàn)賬實不符，倉庫管理部門應(yīng)及時查明原因，并填寫《庫存差異報告》。2.對于因收發(fā)錯誤、損耗、丟失等原因?qū)е碌牟町?，?yīng)分析責(zé)任，采取相應(yīng)的處理措施，如調(diào)整賬目、追究責(zé)任、補(bǔ)貨等。3.庫存差異處理結(jié)果應(yīng)及時上報相關(guān)部門，并在庫存管理系統(tǒng)中進(jìn)行更新。（三）庫存安全1.倉庫管理部門應(yīng)加強(qiáng)庫存管理，確保貨物的安全。采取必要的防火、防潮、防盜、防蟲等措施，保證庫存物資的質(zhì)量不受影響。2.對貴重物資、易燃易爆物資等應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，進(jìn)行特殊管理。3.定期檢查庫存物資的存儲狀況，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保庫存安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對外協(xié)進(jìn)出貨管理情況進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督小組可由業(yè)務(wù)部門、采購部門、倉庫管理部門、質(zhì)量檢驗部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對制度執(zhí)行情況、單據(jù)管理、庫存管理等進(jìn)行全面監(jiān)督。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核辦法1.建立外協(xié)進(jìn)出貨管理考核指標(biāo)體系，對各相關(guān)部門和人員的工作進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)可包括訂單執(zhí)行率、產(chǎn)品合格率、交貨及時率、庫存準(zhǔn)確率、客戶滿