HTC總經(jīng)辦管理制度

HTC總經(jīng)辦管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范總經(jīng)辦各項工作流程，提高工作效率，加強(qiáng)團(tuán)隊協(xié)作，確保總經(jīng)辦高效、有序地運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于總經(jīng)辦全體成員，包括總經(jīng)辦主任、副主任以及各崗位工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司各項規(guī)章制度開展工作。2.高效協(xié)作原則：樹立全局意識，加強(qiáng)溝通協(xié)作，確保工作高效完成。3.公正透明原則：各項決策和工作流程公正、公開，接受監(jiān)督。4.服務(wù)至上原則：以服務(wù)公司整體運(yùn)營、服務(wù)各部門為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。二、組織架構(gòu)總經(jīng)辦設(shè)主任1名，副主任[X]名，下設(shè)行政、秘書、后勤等崗位，具體組織架構(gòu)如下：|崗位|職責(zé)|||||總經(jīng)辦主任|全面負(fù)責(zé)總經(jīng)辦工作，協(xié)調(diào)公司內(nèi)外部關(guān)系，制定工作計劃與目標(biāo)，監(jiān)督各項工作執(zhí)行||總經(jīng)辦副主任|協(xié)助主任開展工作，負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的具體工作，落實各項任務(wù)||行政崗|[詳細(xì)行政工作內(nèi)容描述，如公文管理、會議組織、車輛調(diào)度等]||秘書崗|[詳細(xì)秘書工作內(nèi)容描述，如文件起草、領(lǐng)導(dǎo)行程安排、檔案管理等]||后勤崗|[詳細(xì)后勤工作內(nèi)容描述，如辦公用品采購、環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)、餐飲服務(wù)管理等]|三、崗位職責(zé)（一）總經(jīng)辦主任1.負(fù)責(zé)總經(jīng)辦整體工作規(guī)劃與決策，制定年度、季度、月度工作計劃，并組織實施。2.代表公司與政府部門、合作伙伴、重要客戶等進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)公司良好形象和外部關(guān)系。3.審核重要文件、報告、合同等，對公司重大事項提出決策建議，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。4.組織召開總經(jīng)辦工作會議，定期匯報工作進(jìn)展，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。5.監(jiān)督檢查總經(jīng)辦各崗位工作執(zhí)行情況，對工作不力的人員提出批評和改進(jìn)意見。（二）總經(jīng)辦副主任1.在主任領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的日常管理工作，確保各項任務(wù)有序推進(jìn)。2.協(xié)助主任處理公司內(nèi)外部事務(wù)，參與重要會議和活動的組織協(xié)調(diào)。3.負(fù)責(zé)審核分管工作范圍內(nèi)的文件、報告等，提出修改意見和建議。4.指導(dǎo)、監(jiān)督分管崗位員工的工作，定期進(jìn)行績效考核，提升員工工作能力和績效水平。5.根據(jù)公司發(fā)展需求，提出分管工作領(lǐng)域的改進(jìn)措施和創(chuàng)新方案，推動工作持續(xù)優(yōu)化。（三）行政崗1.負(fù)責(zé)公司公文的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等管理工作，確保公文流轉(zhuǎn)順暢。2.組織安排公司各類會議、活動，包括會議場地布置、會議資料準(zhǔn)備、會議記錄等，確保會議順利進(jìn)行。3.管理公司車輛，負(fù)責(zé)車輛調(diào)度、維修保養(yǎng)、保險理賠等工作，確保車輛安全、正常運(yùn)行。4.負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，監(jiān)督保潔人員工作，保持辦公環(huán)境整潔舒適。5.協(xié)助公司進(jìn)行證照辦理、年檢等工作，確保公司運(yùn)營合法合規(guī)。（四）秘書崗1.負(fù)責(zé)起草、審核公司各類文件、報告、通知等，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、清晰。2.安排公司領(lǐng)導(dǎo)的行程，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間的工作銜接，保障領(lǐng)導(dǎo)工作高效開展。3.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作，建立健全檔案管理制度，確保檔案資料完整、安全。4.協(xié)助總經(jīng)辦主任處理日常行政事務(wù)，接聽電話、接待來訪客人，做好信息傳達(dá)和溝通協(xié)調(diào)工作。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性任務(wù)。（五）后勤崗1.負(fù)責(zé)公司辦公用品、勞保用品的采購、發(fā)放和管理工作，建立物品采購和領(lǐng)用臺賬，合理控制成本。2.管理公司餐飲服務(wù)，與餐飲供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保員工飲食安全、衛(wèi)生、營養(yǎng)。3.負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備的日常維護(hù)和管理，定期進(jìn)行設(shè)備檢查、保養(yǎng)，及時處理設(shè)備故障，保障辦公設(shè)備正常使用。4.負(fù)責(zé)公司水電、通訊等基礎(chǔ)設(shè)施的管理工作，確保水、電、通訊等正常供應(yīng)。5.參與公司安全保衛(wèi)工作，協(xié)助制定安全制度，開展安全檢查，消除安全隱患，維護(hù)公司安全穩(wěn)定。四、工作流程（一）公文處理流程1.收文行政崗收到外來公文后，進(jìn)行詳細(xì)登記，注明公文來源、標(biāo)題、文號、日期等信息。對公文進(jìn)行初步審核，檢查公文格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整，對于不符合要求的公文及時與發(fā)文單位聯(lián)系溝通。將審核后的公文呈送總經(jīng)辦主任或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示。2.傳閱根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，行政崗按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行公文傳閱。在公文傳閱過程中，跟蹤了解公文傳閱進(jìn)度，提醒相關(guān)人員及時閱知并簽字確認(rèn)。對于重要公文，及時收集相關(guān)人員的意見和建議，反饋給總經(jīng)辦主任。3.承辦承辦部門或人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和公文內(nèi)容，負(fù)責(zé)具體的工作落實。在承辦過程中，如遇問題需要協(xié)調(diào)解決，及時與相關(guān)部門或人員溝通，必要時向總經(jīng)辦主任匯報。承辦工作完成后，承辦部門或人員將辦理結(jié)果以書面形式反饋給總經(jīng)辦，并將公文原件及相關(guān)資料整理歸檔。4.發(fā)文各部門如需發(fā)文，應(yīng)填寫發(fā)文審批表，詳細(xì)注明發(fā)文事由、內(nèi)容、主送單位、抄送單位等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交總經(jīng)辦秘書審核。秘書對發(fā)文內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核格式、文字表述、政策依據(jù)等，確保發(fā)文質(zhì)量。審核通過后，報總經(jīng)辦主任或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，秘書進(jìn)行發(fā)文編號、排版、印制等工作。行政崗負(fù)責(zé)公文的發(fā)放，按照發(fā)文審批表上的主送單位和抄送單位進(jìn)行分發(fā)，并做好發(fā)放記錄。（二）會議組織流程1.會議籌備根據(jù)會議需求，總經(jīng)辦確定會議時間、地點(diǎn)、參會人員等信息，并提前發(fā)布會議通知。秘書負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會議資料，如會議議程、匯報材料、發(fā)言稿等。行政崗負(fù)責(zé)會議場地布置，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、資料擺放等。根據(jù)會議類型和要求，安排會議記錄人員，確保會議記錄準(zhǔn)確、完整。2.會議召開會議主持人介紹會議目的、議程和參會人員，引導(dǎo)會議有序進(jìn)行。參會人員按照會議議程進(jìn)行發(fā)言、討論，會議記錄人員認(rèn)真記錄會議內(nèi)容?？偨?jīng)辦主任或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對會議討論內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作任務(wù)和要求。3.會議后續(xù)工作會議結(jié)束后，秘書及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要經(jīng)總經(jīng)辦主任審核后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。行政崗負(fù)責(zé)清理會議場地，歸還借用的設(shè)備和物品。各部門按照會議紀(jì)要要求，落實相關(guān)工作任務(wù)，并定期向總經(jīng)辦匯報工作進(jìn)展情況。（三）車輛管理流程1.車輛調(diào)度行政崗根據(jù)公司工作需要，提前了解各部門用車需求，合理安排車輛調(diào)度計劃。在車輛調(diào)度過程中，優(yōu)先保障公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)用車和重要緊急工作用車。對于臨時用車需求，行政崗及時協(xié)調(diào)安排，確保車輛能夠滿足工作需要。2.車輛使用用車人填寫用車申請表，注明用車事由、時間、地點(diǎn)、預(yù)計返回時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交行政崗。行政崗對用車申請表進(jìn)行審核，審核通過后安排車輛，并通知駕駛員做好出車準(zhǔn)備。駕駛員接到出車任務(wù)后，檢查車輛狀況，確保車輛安全性能良好，準(zhǔn)備好相關(guān)證件和資料。在車輛行駛過程中，駕駛員嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。對于長途用車，駕駛員應(yīng)提前做好行程規(guī)劃和休息安排，避免疲勞駕駛。3.車輛維修保養(yǎng)駕駛員定期對車輛進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)車輛故障或問題及時報告行政崗。行政崗根據(jù)車輛狀況和維修保養(yǎng)需求，聯(lián)系指定的維修保養(yǎng)廠家，安排車輛維修保養(yǎng)工作。在車輛維修保養(yǎng)過程中，行政崗負(fù)責(zé)跟蹤維修進(jìn)度，確保維修質(zhì)量和維修費(fèi)用合理。維修保養(yǎng)完成后，駕駛員對車輛進(jìn)行驗收，合格后簽字確認(rèn)。4.車輛保險理賠如車輛發(fā)生交通事故，駕駛員應(yīng)立即停車，保護(hù)現(xiàn)場，及時報警，并向行政崗報告。行政崗協(xié)助駕駛員處理事故相關(guān)事宜，包括與交警部門、保險公司溝通協(xié)調(diào)，提供事故證明材料等。根據(jù)保險公司要求，駕駛員配合進(jìn)行事故勘查、定損等工作。保險公司理賠后，行政崗負(fù)責(zé)辦理理賠款項的接收和車輛維修費(fèi)用的結(jié)算等手續(xù)。五、工作紀(jì)律（一）考勤紀(jì)律1.總經(jīng)辦全體成員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.如需請假，應(yīng)提前按照公司規(guī)定的請假流程辦理請假手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可離開工作崗位。請假期間應(yīng)保持通訊暢通，以便及時處理工作事務(wù)。3.行政崗負(fù)責(zé)每月統(tǒng)計總經(jīng)辦成員的考勤情況，并及時將考勤結(jié)果反饋給人力資源部門。（二）工作紀(jì)律1.遵守公司各項規(guī)章制度，保守公司機(jī)密，不得泄露公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和內(nèi)部信息。2.工作時間內(nèi)不得從事與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、瀏覽無關(guān)網(wǎng)站、聊天等。3.對待工作應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極主動，按時完成工作任務(wù)，保證工作質(zhì)量。對工作中出現(xiàn)的問題應(yīng)及時匯報，不得隱瞞不報或推諉責(zé)任。4.加強(qiáng)團(tuán)隊協(xié)作，同事之間應(yīng)相互尊重、相互支持，不得搬弄是非、挑撥離間。積極參加團(tuán)隊活動，共同營造良好的工作氛圍。（三）廉潔紀(jì)律1.嚴(yán)格遵守廉潔自律各項規(guī)定，不得接受供應(yīng)商、客戶等的賄賂、宴請和禮品。2.在工作中堅持公正、公平、公開原則，不得利用職務(wù)之便為個人謀取私利。3.對涉及公司利益的事項，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理，不得擅自作主、違規(guī)操作。六、績效考核（一）考核原則1.客觀公正原則：考核依據(jù)明確、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，全面、客觀地評價員工工作表現(xiàn)。2.注重實績原則：以工作業(yè)績?yōu)楹诵?，重點(diǎn)考核員工完成工作任務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量和效率。3.激勵發(fā)展原則：通過績效考核，激勵員工不斷提高工作能力和績效水平，促進(jìn)員工個人發(fā)展與公司發(fā)展相結(jié)合。（二）考核周期績效考核分為月度考核和年度考核。月度考核于次月上旬進(jìn)行，年度考核于次年1月下旬進(jìn)行。（三）考核內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)1.工作業(yè)績（60%）根據(jù)各崗位工作職責(zé)和工作目標(biāo)，考核員工完成工作任務(wù)的情況。包括工作質(zhì)量、工作效率、工作成果等方面。工作業(yè)績考核標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)不同崗位制定具體量化指標(biāo)，例如行政崗公文處理及時率、會議組織滿意度，秘書崗文件起草準(zhǔn)確率、領(lǐng)導(dǎo)行程安排差錯率，后勤崗辦公用品采購成本控制率、餐飲服務(wù)滿意度等。2.工作態(tài)度（20%）考核員工對待工作的責(zé)任心、積極性、主動性、協(xié)作性等方面。工作態(tài)度考核標(biāo)準(zhǔn)分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，具體表現(xiàn)為：優(yōu)秀（工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極主動，協(xié)作性強(qiáng)，無任何工作失誤）；良好（工作較認(rèn)真負(fù)責(zé)，有一定積極性和主動性，能較好地協(xié)作，偶有輕微工作失誤）；合格（工作基本認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極性和主動性一般，協(xié)作性尚可，有一些工作失誤但不影響工作大局）；不合格（工作責(zé)任心不強(qiáng)，積極性和主動性差，協(xié)作性不好，經(jīng)常出現(xiàn)工作失誤）。3.工作能力（20%）考核員工的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能、溝通協(xié)調(diào)能力、問題解決能力等方面。工作能力考核標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)不同崗位要求制定，例如行政崗具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和公文寫作能力，秘書崗具備良好的文字表達(dá)能力和溝通協(xié)調(diào)能力，后勤崗具備一定的管理能力和服務(wù)意識等。通過測評、工作表現(xiàn)評估等方式進(jìn)行量化考核。（四）考核流程1.月度考核員工每月末填寫月度工作總結(jié)和自評表，對自己當(dāng)月工作業(yè)績、工作態(tài)度和工作能力進(jìn)行自我評價，并提交給上級領(lǐng)導(dǎo)。上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)員工工作表現(xiàn)和日常工作記錄，對員工進(jìn)行評價打分，填寫考核評語和考核得分。總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人對考核結(jié)果進(jìn)行匯總審核，如有異議可與相關(guān)人員進(jìn)行溝通核實。審核通過后，將考核結(jié)果反饋給員工。2.年度考核員工在年末填寫年度工作總結(jié)和自評表，對自己全年工作情況進(jìn)行全面總結(jié)和自我評價。上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)員工全年工作表現(xiàn)，包括月度考核結(jié)果、工作任務(wù)完成情況、重大工作貢獻(xiàn)等，對員工進(jìn)行綜合評價打分，填寫考核評語和考核得分?？偨?jīng)辦組織召開年度考核會議，對員工年度考核情況進(jìn)行匯報和討論。會議綜合考慮員工自評、上級評價、同事評價等多方面意見，確定最終考核結(jié)果?？己私Y(jié)果經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。公示無異議后，將年度考核結(jié)果存檔，并作為員工薪酬調(diào)整、晉升、獎勵等的重要依據(jù)。七、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計劃1.根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和總經(jīng)辦工作需求，制定年度培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)師資等方面。2.培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能、溝通技巧、團(tuán)隊協(xié)作等方面，以提升總經(jīng)辦成員的綜合素質(zhì)和工作能力。例如，定期組織公文寫作培訓(xùn)、會議組織培訓(xùn)、商務(wù)禮儀培訓(xùn)等。3.培訓(xùn)方式采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、實踐鍛煉等相結(jié)合的方式，確保培訓(xùn)效果。（二）培訓(xùn)實施1.按照培訓(xùn)計劃組織開展培訓(xùn)工作，確保培訓(xùn)按時、按質(zhì)、按量完成。2.內(nèi)部培訓(xùn)由總經(jīng)辦內(nèi)部經(jīng)驗豐富的成員擔(dān)任培訓(xùn)講師，分享工作經(jīng)驗和專業(yè)知識。外部培訓(xùn)根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容邀請專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行授課。3.在培訓(xùn)過程中，注重培訓(xùn)效果的評估和反饋。通過課堂提問、課后作業(yè)、考試測評、學(xué)員反饋等方式，了解學(xué)員對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度和培訓(xùn)滿意度，及時調(diào)整培訓(xùn)方式和內(nèi)容，提高培訓(xùn)質(zhì)量。（三）員