人大檔案材料管理制度

人大檔案材料管理制度一、總則（一）目的為加強人大檔案材料的規(guī)范化管理，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于人大機關(guān)各部門在工作中形成的各類檔案材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則人大檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案材料應(yīng)如實反映人大工作的實際情況，保證其真實性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立人大檔案管理室，負責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，提高檔案查詢的便利性。4.對檔案進行安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取必要的防護措施。5.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量。6.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤工作。7.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理。8.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三、檔案材料的收集（一）收集范圍1.人大會議材料，包括會議通知、議程、報告、決議、記錄等。2.人大代表議案、建議、批評和意見的相關(guān)材料，如提出的文本、辦理情況等。3.人大常委會工作文件，包括決定、決議、審議意見、調(diào)研報告等。4.人大機關(guān)的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。5.人大工作的各類業(yè)務(wù)文件、法規(guī)草案、征求意見稿等。6.人大與其他單位的往來文件、信函、協(xié)議等。7.人大機關(guān)的人事檔案材料，包括干部任免、考核、獎懲等。8.人大工作的宣傳報道材料、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案材料的收集工作，確保材料及時、完整地移交檔案管理部門。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)同時收集電子文檔，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（三）收集時間1.人大會議結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將會議材料整理齊全并移交檔案管理部門。2.人大代表議案、建議、批評和意見辦理完畢后，承辦部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將相關(guān)材料移交檔案管理部門。3.其他檔案材料應(yīng)在形成后的[X]個工作日內(nèi)移交檔案管理部門。四、檔案材料的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類。2.具體分為綜合類、會議類、代表工作類、常委會工作類、人事類、業(yè)務(wù)類、宣傳類等類別。（二）整理方法1.對收集到的檔案材料進行分類，剔除重復(fù)、無效的材料。2.按照檔案的形成時間順序進行排列，同一時間段的材料按照重要程度或相關(guān)性進行排序。3.對每份檔案材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。5.對檔案材料進行裝訂，確保裝訂整齊、牢固，便于保管和查閱。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)做到分類準(zhǔn)確、排列有序、編號規(guī)范、目錄清晰。2.整理過程中應(yīng)注意保護檔案材料的原始面貌，不得隨意涂改、損壞。五、檔案材料的歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)過整理的各類檔案材料均應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔時間每年[具體時間]前，檔案管理部門應(yīng)對上一年度的檔案材料進行全面歸檔。（三）歸檔流程1.檔案管理部門對整理好的檔案材料進行審核，確保符合歸檔要求。2.將審核通過的檔案材料按照類別和編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息。3.將檔案盒存放在檔案庫房的指定位置，并更新檔案檢索系統(tǒng)。六、檔案材料的保管（一）保管期限1.永久保管反映人大重要職能活動、歷史面貌的檔案材料，如人大會議的重要文件、法規(guī)性文件等，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他檔案材料根據(jù)其重要程度和參考價值確定保管期限，一般分為[X]年、[X]年、[X]年等。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房溫度應(yīng)保持在[適宜溫度范圍]，相對濕度應(yīng)保持在[適宜濕度范圍]。3.檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。（三）保管措施1.建立檔案庫房管理制度，定期對庫房進行檢查和維護。2.對檔案進行定期盤點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。3.對重要檔案應(yīng)采取備份措施，防止檔案丟失或損壞。七、檔案材料的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成，對檔案進行綜合評估。3.鑒定工作應(yīng)依據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價值等因素進行。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報人大機關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案管理部門填寫檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。八、檔案材料的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本機關(guān)工作人員因工作需要可查閱相關(guān)檔案材料。2.外單位因工作需要查閱人大檔案材料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。4.查閱人應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和期限。2.一般只允許借閱副本，確需借閱正本的，應(yīng)經(jīng)人大機關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，報人大機關(guān)負責(zé)人審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，注明借閱人姓名、部門、檔案名稱、借閱期限等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)人大檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.對紙質(zhì)檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.對掃描后的電子文檔進行整理、分類、命名，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.完善電子檔案檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的快速查詢和利用。（三）信息化安全管理1.建立電子檔案安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保電子檔案的安全。2.定期對電子檔案系統(tǒng)進行維護和更新，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)丟失。十、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理工作流程。2.責(zé)任心強，工作認真細致，保守檔案機密。3.具備一定的計算機操作能力，能夠熟練運用檔案管理軟件。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等。2.維護檔案庫房的正常秩序，做好庫房的安全保衛(wèi)工作。3.對檔案管理系統(tǒng)進行操作和維護，確保系統(tǒng)的正常運行。4.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。5.協(xié)助檔案鑒定小組開展檔案鑒定工作，做好檔案銷毀的相關(guān)工作。6.開展檔案業(yè)務(wù)研究，不斷提高檔案管理水平。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.人大機關(guān)定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的工作情況。（二）考核評價1.建立檔案管理工