嚴(yán)格辦公耗材管理制度

嚴(yán)格辦公耗材管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司辦公耗材的管理，規(guī)范辦公耗材的采購、使用、庫存等流程，降低辦公成本，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及各部門在辦公過程中對(duì)辦公耗材的使用與管理。3.定義辦公耗材：指公司在日常辦公活動(dòng)中消耗的各類用品，包括但不限于紙張、墨盒、硒鼓、打印紙、文件夾、筆記本、筆、膠水、訂書機(jī)及訂書釘?shù)取Ｂ氊?zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定辦公耗材年度采購計(jì)劃，根據(jù)各部門實(shí)際需求及庫存情況，綜合考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等因素，確定采購的種類、數(shù)量及預(yù)算，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦公耗材的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保采購的辦公耗材質(zhì)量合格、價(jià)格合理、供應(yīng)及時(shí)。建立辦公耗材庫存管理制度，負(fù)責(zé)辦公耗材的驗(yàn)收入庫、存儲(chǔ)保管、發(fā)放領(lǐng)用等工作，定期盤點(diǎn)庫存，確保賬實(shí)相符。對(duì)辦公耗材的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正浪費(fèi)現(xiàn)象，定期統(tǒng)計(jì)分析各部門辦公耗材的使用數(shù)據(jù)，為成本控制提供依據(jù)。2.各部門負(fù)責(zé)本部門辦公耗材需求的預(yù)測(cè)和申報(bào)，根據(jù)工作任務(wù)和業(yè)務(wù)發(fā)展情況，提前向行政部門提交下月或下季度辦公耗材的使用計(jì)劃，確保辦公活動(dòng)的正常開展。嚴(yán)格按照規(guī)定的流程領(lǐng)用辦公耗材，對(duì)領(lǐng)用的辦公耗材進(jìn)行妥善保管和合理使用，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)辦公耗材損壞或丟失時(shí)及時(shí)上報(bào)行政部門。配合行政部門做好辦公耗材的庫存盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，協(xié)助分析辦公耗材的使用情況，提出改進(jìn)意見和建議。采購管理1.采購計(jì)劃制定行政部門應(yīng)于每年年底收集各部門下一年度辦公耗材使用計(jì)劃，結(jié)合本年度實(shí)際使用情況及公司業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)，編制辦公耗材年度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出各類辦公耗材的名稱、規(guī)格、預(yù)計(jì)使用數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。辦公耗材年度采購計(jì)劃需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃作為年度采購工作的依據(jù)。因特殊情況需臨時(shí)增加采購需求的，相關(guān)部門應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后納入采購計(jì)劃。2.供應(yīng)商選擇與管理行政部門負(fù)責(zé)建立辦公耗材供應(yīng)商庫，通過市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、同行評(píng)價(jià)等方式，篩選出具備良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等進(jìn)行綜合評(píng)估，定期更新供應(yīng)商庫。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。在合同執(zhí)行過程中，對(duì)供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲等情況，及時(shí)與其溝通協(xié)商，要求其整改或更換供應(yīng)商。3.采購流程行政部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確辦公耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)按照訂單要求及時(shí)組織生產(chǎn)和供貨，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將貨物送達(dá)公司指定地點(diǎn)。行政部門負(fù)責(zé)對(duì)到貨的辦公耗材進(jìn)行驗(yàn)收，檢查貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或補(bǔ)貨。驗(yàn)收合格的辦公耗材，行政部門辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明辦公耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間等信息。入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)由行政部門留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門記賬，一聯(lián)交倉庫保管。使用管理1.領(lǐng)用審批各部門員工因工作需要領(lǐng)用辦公耗材時(shí)，應(yīng)填寫《辦公耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用辦公耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批同意。對(duì)于價(jià)值較高或用量較大的辦公耗材，如打印機(jī)墨盒、硒鼓等，領(lǐng)用申請(qǐng)表還需經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。2.領(lǐng)用方式員工憑審批后的《辦公耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》到行政部門倉庫領(lǐng)取辦公耗材。倉庫管理人員根據(jù)申請(qǐng)表上的信息，發(fā)放相應(yīng)的辦公耗材，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。辦公耗材原則上實(shí)行以舊換新制度。對(duì)于可回收利用的辦公耗材，如墨盒、硒鼓、打印紙等，員工在領(lǐng)用時(shí)應(yīng)將舊的辦公耗材交回倉庫，倉庫管理人員按照規(guī)定進(jìn)行回收處理。3.合理使用各部門和員工應(yīng)樹立節(jié)約意識(shí)，合理使用辦公耗材，避免浪費(fèi)。提倡雙面打印、復(fù)印，減少紙張消耗；根據(jù)實(shí)際需要使用墨盒、硒鼓等耗材，避免過度更換。在使用辦公耗材過程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或存在浪費(fèi)現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)向行政部門反饋，行政部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決。4.禁止行為嚴(yán)禁將辦公耗材用于私人用途，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。禁止隨意丟棄辦公耗材，對(duì)于可回收利用的辦公耗材，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行回收處理，以減少資源浪費(fèi)和環(huán)境污染。庫存管理1.倉庫設(shè)置行政部門設(shè)立專門的辦公耗材倉庫，倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲等條件，確保辦公耗材的安全存儲(chǔ)。倉庫內(nèi)設(shè)置不同的區(qū)域，分別存放各類辦公耗材，如紙張區(qū)、文具區(qū)、墨盒硒鼓區(qū)等，并進(jìn)行明顯標(biāo)識(shí)，便于分類存放和查找。2.入庫管理辦公耗材到貨后，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括辦公耗材的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購訂單一致，包裝是否完好無損等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)拒絕入庫，并及時(shí)通知采購人員與供應(yīng)商協(xié)商解決。驗(yàn)收合格的辦公耗材，倉庫管理人員按照規(guī)定的分類存放原則進(jìn)行入庫上架，并填寫入庫單。入庫單應(yīng)詳細(xì)記錄辦公耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間、供應(yīng)商名稱等信息，確保賬實(shí)相符。3.庫存盤點(diǎn)行政部門定期對(duì)辦公耗材庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為每月一次。盤點(diǎn)時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫存辦公耗材的實(shí)際數(shù)量與庫存臺(tái)賬記錄是否一致，檢查辦公耗材的質(zhì)量狀況，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符或存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)填寫庫存盤點(diǎn)表，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果，包括辦公耗材的名稱、規(guī)格、實(shí)際數(shù)量、賬面數(shù)量、盤盈盤虧數(shù)量及原因等信息。庫存盤點(diǎn)表經(jīng)倉庫管理人員簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人審核。對(duì)于盤盈或盤虧的辦公耗材，行政部門應(yīng)分析原因，提出處理意見。屬于正常損耗的，經(jīng)審批后進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。4.庫存預(yù)警行政部門根據(jù)辦公耗材的歷史使用數(shù)據(jù)和庫存情況，設(shè)定庫存預(yù)警線。當(dāng)某種辦公耗材的庫存數(shù)量低于預(yù)警線時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門負(fù)責(zé)人，行政部門負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況安排采購補(bǔ)貨，確保辦公耗材的正常供應(yīng)。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門定期或不定期對(duì)各部門辦公耗材的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括辦公耗材的領(lǐng)用審批、使用過程、庫存管理等方面。通過查看領(lǐng)用記錄、實(shí)地檢查等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的浪費(fèi)現(xiàn)象或違規(guī)行為，行政部門應(yīng)及時(shí)制止，并要求相關(guān)部門或人員進(jìn)行整改。對(duì)情節(jié)嚴(yán)重的，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.考核指標(biāo)制定辦公耗材使用的考核指標(biāo)，如人均辦公耗材費(fèi)用、辦公耗材節(jié)約率等，并納入各部門績效考核體系。考核指標(biāo)應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行合理設(shè)定，確保能夠客觀、準(zhǔn)確地反映各部門辦公耗材的使用管理水平。行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)各部門辦公耗材的使用數(shù)據(jù)，計(jì)算考核指標(biāo)得分，并定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)?？己私Y(jié)果與各部門的績效獎(jiǎng)金掛鉤，對(duì)辦公耗材使用管理優(yōu)秀的部門給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題的部門進(jìn)行相應(yīng)