企業(yè)內(nèi)部發(fā)票管理制度

企業(yè)內(nèi)部發(fā)票管理制度一、總則（一）目的為加強公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、保管及使用行為，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其實施細則等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中涉及發(fā)票的相關(guān)事宜。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家發(fā)票管理法律法規(guī)，確保發(fā)票的開具、取得、使用和保管符合規(guī)定。2.真實性原則發(fā)票所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)必須真實發(fā)生，不得虛開發(fā)票或開具與實際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。3.準(zhǔn)確性原則發(fā)票內(nèi)容填寫應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括發(fā)票抬頭、稅號、貨物或服務(wù)名稱、金額、稅率、稅額等信息。4.及時性原則應(yīng)及時開具、取得發(fā)票，并按規(guī)定進行賬務(wù)處理和保管，不得拖延或遺漏。二、發(fā)票的種類及適用范圍（一）增值稅專用發(fā)票適用于公司作為增值稅一般納稅人，購買貨物、接受應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)時，取得的可用于抵扣進項稅額的發(fā)票。（二）增值稅普通發(fā)票1.折疊票主要用于公司發(fā)生的增值稅應(yīng)稅業(yè)務(wù)，但不得用于抵扣進項稅額的情況，如購買辦公用品、支付差旅費等。2.卷式發(fā)票適用于公司在特定業(yè)務(wù)場景下開具或取得的發(fā)票，如餐飲、住宿等行業(yè)的小額消費。（三）機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票公司購買機動車時，銷售方開具的專門用于車輛銷售的發(fā)票，作為辦理車輛注冊登記和繳納車輛購置稅的重要憑證。（四）通用機打發(fā)票在某些特定行業(yè)或業(yè)務(wù)中，根據(jù)稅務(wù)機關(guān)規(guī)定使用的發(fā)票，如部分地區(qū)的小規(guī)模納稅人銷售貨物或提供應(yīng)稅勞務(wù)時開具的發(fā)票。（五）其他發(fā)票根據(jù)國家稅收政策和公司實際業(yè)務(wù)需要，可能涉及的其他種類發(fā)票，如定額發(fā)票等。三、發(fā)票的開具（一）開具要求1.銷售商品、提供服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動的單位和個人，對外發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)收取款項，收款方應(yīng)當(dāng)向付款方開具發(fā)票；特殊情況下，由付款方向收款方開具發(fā)票。2.開具發(fā)票應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。3.公司應(yīng)根據(jù)實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容，如實開具發(fā)票，不得變更品名和金額。如因特殊原因需要開具與實際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票，必須經(jīng)公司相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并確保符合法律法規(guī)規(guī)定。（二）開具流程1.業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂合同或達成交易意向后，應(yīng)及時將業(yè)務(wù)信息傳遞給財務(wù)部門，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率等。2.財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的信息，審核無誤后，在發(fā)票管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，并生成發(fā)票號碼。3.發(fā)票開具人員根據(jù)系統(tǒng)生成的發(fā)票信息，在紙質(zhì)發(fā)票上進行填寫和打印。發(fā)票打印完成后，應(yīng)仔細核對發(fā)票內(nèi)容是否與系統(tǒng)信息一致，確保發(fā)票開具的準(zhǔn)確性。4.發(fā)票開具人員在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)（如有）加蓋發(fā)票專用章后，將發(fā)票交給業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將發(fā)票送達客戶，并要求客戶在發(fā)票簽收單上簽字確認(rèn)。（三）開具時限1.采取預(yù)收貨款、托收承付、委托銀行收款結(jié)算方式的，為貨物發(fā)出的當(dāng)天。2.采取交款提貨結(jié)算方式的，為收到貨款的當(dāng)天。3.采取賒銷、分期付款結(jié)算方式的，為合同約定的收款日期的當(dāng)天。4.將貨物交付他人代銷，為收到受托人送交的代銷清單的當(dāng)天。5.提供應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)，為提供勞務(wù)、服務(wù)完成的當(dāng)天。6.視同銷售貨物行為，為貨物移送的當(dāng)天。（四）紅字發(fā)票開具1.發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，需要開具紅字發(fā)票。2.由購買方在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（以下簡稱《信息表》），主管稅務(wù)機關(guān)通過網(wǎng)絡(luò)接收納稅人上傳的《信息表》，系統(tǒng)自動校驗通過后，生成帶有“紅字發(fā)票信息表編號”的《信息表》，并將信息同步至納稅人端系統(tǒng)中。3.銷售方憑稅務(wù)機關(guān)系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項負(fù)數(shù)開具。紅字專用發(fā)票應(yīng)與《信息表》一一對應(yīng)。4.開具紅字普通發(fā)票的，比照紅字專用發(fā)票開具規(guī)定執(zhí)行。四、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司在購買貨物、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動支付款項時，應(yīng)當(dāng)向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時，不得要求變更品名和金額。2.取得的發(fā)票應(yīng)是稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章。發(fā)票專用章應(yīng)清晰、完整，與銷售方名稱一致。3.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實、完整，包括發(fā)票抬頭、稅號、貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、開票日期、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼等信息。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際交易相符，不得虛假開具或開具與實際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。（二）取得流程1.業(yè)務(wù)部門在發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動后，應(yīng)及時向銷售方索取發(fā)票。取得發(fā)票后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真核對發(fā)票內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，并在發(fā)票上注明業(yè)務(wù)發(fā)生日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、經(jīng)手人等信息。2.業(yè)務(wù)部門將取得的發(fā)票交給財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門應(yīng)重點審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性和準(zhǔn)確性，包括發(fā)票的真?zhèn)?、發(fā)票開具方的資格、發(fā)票內(nèi)容與實際業(yè)務(wù)是否相符、發(fā)票的填寫是否規(guī)范等。3.財務(wù)部門審核通過后，將發(fā)票進行編號登記，并按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定進行賬務(wù)處理。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求銷售方重新開具發(fā)票或進行更正。（三）特殊情況處理1.對于確實無法取得發(fā)票的業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提供相關(guān)證明材料，如合同、協(xié)議、收據(jù)、付款憑證等，并說明無法取得發(fā)票的原因。經(jīng)公司相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，財務(wù)部門可根據(jù)證明材料進行賬務(wù)處理，但不得在企業(yè)所得稅前扣除相應(yīng)支出。2.取得的發(fā)票如丟失、被盜等，應(yīng)立即向當(dāng)?shù)囟悇?wù)機關(guān)掛失，并登報聲明作廢。同時，應(yīng)取得銷售方提供的記賬聯(lián)復(fù)印件及銷售方所在地主管稅務(wù)機關(guān)出具的《丟失增值稅專用發(fā)票已報稅證明單》（適用于丟失增值稅專用發(fā)票）或《丟失貨物運輸業(yè)增值稅專用發(fā)票已報稅證明單》（適用于丟失貨物運輸業(yè)增值稅專用發(fā)票）等證明材料，經(jīng)財務(wù)部門審核后，作為記賬憑證的附件。五、發(fā)票的保管（一）保管責(zé)任1.公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)發(fā)票的統(tǒng)一保管工作，指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的收發(fā)、登記、保管等事宜。2.發(fā)票保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守發(fā)票保管制度，確保發(fā)票的安全與完整。（二）保管要求1.發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止發(fā)票受潮、霉變、蟲蛀等損壞。2.發(fā)票應(yīng)按照發(fā)票種類、號碼順序進行存放，便于查找和核對。同時，應(yīng)建立發(fā)票登記臺賬，詳細記錄發(fā)票的取得、開具、使用、作廢、丟失等情況。3.對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)實行專人專柜保管，并設(shè)置專門的保險柜存放。保險柜鑰匙應(yīng)由發(fā)票保管人員和財務(wù)負(fù)責(zé)人分別保管，確保保險柜的安全。4.已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。（三）盤點與檢查1.財務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票進行盤點，確保賬實相符。盤點工作應(yīng)由發(fā)票保管人員和財務(wù)負(fù)責(zé)人共同進行，并編制發(fā)票盤點表。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)不定期對發(fā)票保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。檢查內(nèi)容包括發(fā)票的存放是否安全、發(fā)票登記臺賬是否完整、發(fā)票的開具和取得是否符合規(guī)定等。六、發(fā)票的使用（一）使用范圍公司發(fā)票僅限于在公司正常經(jīng)營活動中，按照規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍和用途使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得虛開發(fā)票，不得自行擴大專用發(fā)票使用范圍。（二）使用登記1.發(fā)票保管人員應(yīng)建立發(fā)票使用登記制度，對發(fā)票的領(lǐng)用、開具、作廢、退回等情況進行詳細記錄。2.業(yè)務(wù)部門領(lǐng)用發(fā)票時，應(yīng)填寫發(fā)票領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用發(fā)票的種類、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。發(fā)票保管人員根據(jù)審批后的申請表發(fā)放發(fā)票，并在發(fā)票領(lǐng)用登記簿上登記領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、發(fā)票種類、數(shù)量、發(fā)票號碼等信息。3.業(yè)務(wù)部門在開具發(fā)票后，應(yīng)及時將發(fā)票開具情況反饋給發(fā)票保管人員，發(fā)票保管人員應(yīng)在發(fā)票使用登記簿上記錄發(fā)票開具日期、發(fā)票號碼、購貨單位、金額、稅額等信息。（三）作廢發(fā)票處理1.開具發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，需要開具紅字發(fā)票進行沖減。2.對于當(dāng)月開具的發(fā)票，如發(fā)現(xiàn)有誤，可直接在防偽稅控系統(tǒng)中進行作廢處理。作廢發(fā)票應(yīng)全聯(lián)次留存，并在各聯(lián)次上注明“作廢”字樣。同時，發(fā)票保管人員應(yīng)在發(fā)票使用登記簿上記錄作廢發(fā)票的號碼、作廢原因、作廢日期等信息。3.對于跨月開具的發(fā)票，不得直接作廢，應(yīng)按照開具紅字發(fā)票的規(guī)定進行處理。（四）發(fā)票遺失處理1.如發(fā)生發(fā)票遺失情況，發(fā)票保管人員應(yīng)立即向公司財務(wù)負(fù)責(zé)人報告，并采取以下措施：對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)在發(fā)現(xiàn)遺失當(dāng)日書面報告主管稅務(wù)機關(guān)，并在報刊和電視等傳播媒介上公告聲明作廢。同時，取得銷售方提供的記賬聯(lián)復(fù)印件及銷售方所在地主管稅務(wù)機關(guān)出具的《丟失增值稅專用發(fā)票已報稅證明單》，作為記賬憑證的附件。對于其他發(fā)票，應(yīng)在發(fā)現(xiàn)遺失當(dāng)日書面報告公司財務(wù)負(fù)責(zé)人，并在公司內(nèi)部進行公告聲明作廢。同時，取得銷售方提供的記賬聯(lián)復(fù)印件及相關(guān)證明材料，經(jīng)財務(wù)部門審核后，作為記賬憑證的附件。2.因發(fā)票遺失給公司造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票的開具、取得、保管及使用情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)不定期對發(fā)票管理情況進行審計監(jiān)督，檢查發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時提出整改意見，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（二）外部檢查1.公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機關(guān)等相關(guān)部門對發(fā)票的檢查工作，如實提供發(fā)票的開具、取得、保管及使用情況等資料。2.對于稅務(wù)機關(guān)等相關(guān)部門檢查發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)按照要求及時進行整改，并依法接受處罰。八、罰則（一）對違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，由公司責(zé)令改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰；對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員，給予警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責(zé)任：1.未按規(guī)定開具發(fā)票的；2.未按規(guī)定取得發(fā)票的；3.轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票的；4.虛開發(fā)票的；5.自行擴大專用發(fā)票使用范圍的；6.未按規(guī)定保管發(fā)票的；7.未按規(guī)定使用發(fā)票的；8.其他違反發(fā)票管理規(guī)定的行為。（二）經(jīng)濟處罰標(biāo)準(zhǔn)1.對未按規(guī)定開具發(fā)票或取得發(fā)票的，每次處以[X]元以上[X]元以下的罰款；情節(jié)嚴(yán)重的，處以[X]元以上[X]元以下的罰款。2.對轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票或虛開發(fā)票的，處以發(fā)票金額[X]%以上[X]倍以下的罰款；情節(jié)嚴(yán)重的，處以發(fā)票金額[X]倍以上[X]倍以下的罰款。3.對