企業(yè)部門印章管理制度

企業(yè)部門印章管理制度總則目的為加強(qiáng)公司部門印章的管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司利益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門印章的管理，包括但不限于部門公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、業(yè)務(wù)專用章等?；驹瓌t1.合法性原則：印章的刻制、使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保印章的安全存放和使用，防止印章被盜用、冒用或?yàn)E用。3.規(guī)范性原則：明確印章的使用范圍、審批流程和使用要求，確保印章使用規(guī)范、有序。印章的刻制與啟用印章刻制1.各部門因工作需要刻制印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、樣式等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政部審核。2.行政部審核通過后，統(tǒng)一提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部指定具有資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行刻制。3.印章刻制完成后，行政部應(yīng)及時(shí)將印章移交申請(qǐng)部門，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)。印章啟用1.新印章啟用前，申請(qǐng)部門應(yīng)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、使用范圍等信息，并報(bào)行政部備案。2.行政部應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布印章啟用通知，明確印章的啟用時(shí)間、使用范圍和管理要求。3.印章啟用后，申請(qǐng)部門應(yīng)將印章的印模留存一份交行政部備案，以便日后核對(duì)。印章的保管保管責(zé)任1.部門印章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真細(xì)致等條件。2.保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。如因特殊情況需要帶出公司，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。3.保管人員離職或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)將印章移交給新的保管人員，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)。保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防潮、防火等設(shè)施。2.印章使用完畢后，應(yīng)立即放回原處保管，不得隨意放置。3.保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施。印章的使用使用范圍1.部門公章：用于以部門名義發(fā)布的文件、通知、報(bào)告等；簽訂部門內(nèi)部協(xié)議、合同等；辦理與部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他事項(xiàng)。2.合同專用章：用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等。3.財(cái)務(wù)專用章：用于辦理公司財(cái)務(wù)收支、結(jié)算等業(yè)務(wù)。4.業(yè)務(wù)專用章：用于辦理與部門業(yè)務(wù)相關(guān)的特定事項(xiàng)，如業(yè)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)證明等。使用流程1.填寫申請(qǐng)表：使用部門印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核審批：根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和金額大小，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核審批。一般事項(xiàng)由部門負(fù)責(zé)人審批；重要事項(xiàng)或涉及金額較大的事項(xiàng)，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.用印登記：經(jīng)審核審批通過后，保管人員應(yīng)在《印章使用登記表》上進(jìn)行登記，注明用印日期、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、審批人等信息，并加蓋印章。4.文件留存：用印完成后，保管人員應(yīng)將用印文件留存一份，以備日后查閱。使用要求1.嚴(yán)格按照審批后的用印內(nèi)容用印，不得擅自更改用印內(nèi)容。2.印章應(yīng)加蓋在文件的落款處或規(guī)定位置，確保印章清晰、端正。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需在空白紙張上加蓋印章，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在空白紙張上注明用途、使用期限等信息。印章的停用與銷毀停用1.因部門撤銷、合并、更名等原因，導(dǎo)致印章不再使用時(shí)，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)填寫《印章停用申請(qǐng)表》，報(bào)行政部審核。2.行政部審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部應(yīng)發(fā)布印章停用通知，并收回印章。3.印章停用后，保管人員應(yīng)將印章妥善保管，不得隨意丟棄或銷毀。銷毀1.對(duì)于不再使用且無保留價(jià)值的印章，由行政部統(tǒng)一組織銷毀。2.銷毀印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，注明印章名稱、銷毀原因、銷毀方式等信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀印章，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀情況，包括銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。4.銷毀印章時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、熔化等，確保印章無法復(fù)原。銷毀過程應(yīng)有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.公司行政部負(fù)責(zé)對(duì)各部門印章的管理情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保印章管理規(guī)范、安全。2.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門印章的使用情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)行政部備案。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因印章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。附