中小企業(yè)行政管理制度

中小企業(yè)行政管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政管理工作，提高行政效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：行政管理活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，降低行政成本。3.服務(wù)性原則：以服務(wù)員工、服務(wù)部門、服務(wù)公司為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政支持。二、行政辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門、各崗位的辦公位置。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、明亮、通風(fēng)良好，符合安全、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。（二）辦公設(shè)施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.根據(jù)工作需要，合理配置會(huì)議室、接待室、茶水間等公共區(qū)域設(shè)施。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.實(shí)行環(huán)境衛(wèi)生責(zé)任制，各部門負(fù)責(zé)本區(qū)域的日常清潔工作。2.定期對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行全面清潔和消毒，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生。3.嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、亂扔垃圾，保持良好的辦公秩序。（四）安全管理1.加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全防范措施，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。2.定期組織安全檢查，及時(shí)消除安全隱患，確保員工生命財(cái)產(chǎn)安全。3.加強(qiáng)對(duì)員工的安全教育，提高員工的安全意識(shí)和自我防范能力。三、辦公用品管理（一）辦公用品的采購(gòu)1.各部門根據(jù)工作需要，定期提交辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部。2.行政部匯總各部門采購(gòu)申請(qǐng)，結(jié)合庫(kù)存情況，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織采購(gòu)。3.采購(gòu)辦公用品時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，確保辦公用品的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。（二）辦公用品的發(fā)放1.行政部設(shè)立辦公用品倉(cāng)庫(kù)，負(fù)責(zé)辦公用品的收發(fā)、保管和發(fā)放工作。2.員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部領(lǐng)取。3.行政部根據(jù)員工實(shí)際需求，限量發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。（三）辦公用品的使用與保管1.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，避免浪費(fèi)。2.辦公用品如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告，并說(shuō)明原因。3.行政部定期對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件的起草、審核、簽發(fā)、編號(hào)、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行。2.文件應(yīng)分類存放，便于查找和使用。3.嚴(yán)格控制文件的傳閱范圍，確保文件的安全和保密。4.文件的歸檔應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保文件的完整性和系統(tǒng)性。（二）檔案管理1.公司檔案包括行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編號(hào)、裝訂、保管等工作。3.建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案的安全和保密。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。五、會(huì)議管理（一）會(huì)議分類1.公司例會(huì)：由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，每周[X]召開，總結(jié)上周工作，部署本周工作。2.部門會(huì)議：由各部門自行組織召開，定期總結(jié)部門工作，安排部門內(nèi)部工作任務(wù)。3.專項(xiàng)會(huì)議：根據(jù)工作需要，不定期召開專項(xiàng)會(huì)議，研究解決特定問(wèn)題。（二）會(huì)議組織1.會(huì)議組織者應(yīng)提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等，并提前通知參會(huì)人員。2.會(huì)議組織者應(yīng)準(zhǔn)備好會(huì)議資料，如會(huì)議議程、匯報(bào)材料、討論文件等。3.會(huì)議期間應(yīng)做好會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。（三）會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退、缺席。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，不得隨意打斷他人發(fā)言。3.會(huì)議期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議期間接聽電話或玩手機(jī)。六、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。（二）印章保管1.公司印章由行政部指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，加鎖保管，確保印章的安全。（三）印章使用1.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。2.印章使用時(shí)，應(yīng)在印章使用登記表上登記使用日期、使用部門、使用內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上加蓋印章。七、車輛管理（一）車輛配置根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，合理配置公務(wù)車輛，確保車輛滿足工作需求。（二）車輛調(diào)度1.行政部負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度和管理工作，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。2.員工因工作需要使用車輛時(shí)，應(yīng)提前向行政部提交用車申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。3.行政部應(yīng)根據(jù)車輛使用情況，合理安排車輛維修、保養(yǎng)和年檢等工作。（三）車輛使用規(guī)定1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。2.車輛使用過(guò)程中，應(yīng)愛護(hù)車輛，保持車輛整潔衛(wèi)生。3.嚴(yán)禁公車私用，如有違反，將嚴(yán)肅處理。八、接待管理（一）接待原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌的態(tài)度接待來(lái)訪客人，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.對(duì)口接待原則：根據(jù)來(lái)訪客人的目的和性質(zhì)，安排相應(yīng)的部門和人員進(jìn)行接待。3.勤儉節(jié)約原則：在接待過(guò)程中，應(yīng)注重節(jié)約，避免鋪張浪費(fèi)。（二）接待流程1.接待人員接到來(lái)訪通知后，應(yīng)及時(shí)了解來(lái)訪客人的基本情況、來(lái)訪目的和行程安排等，并向行政部報(bào)告。2.行政部根據(jù)來(lái)訪客人的情況，制定接待方案，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實(shí)施。3.接待人員應(yīng)提前做好接待準(zhǔn)備工作，如安排會(huì)議室、準(zhǔn)備茶水、水果、資料等。4.接待過(guò)程中，接待人員應(yīng)熱情接待來(lái)訪客人，介紹公司基本情況，解答客人疑問(wèn)，安排好客人的參觀、考察、洽談等活動(dòng)。5.接待結(jié)束后，接待人員應(yīng)及時(shí)整理接待資料，總結(jié)接待工作經(jīng)驗(yàn)，向行政部報(bào)告。九、費(fèi)用報(bào)銷管理（一）報(bào)銷范圍1.辦公用品費(fèi)用：包括辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備的購(gòu)置費(fèi)用，以及筆、紙、文件夾等辦公用品的購(gòu)置費(fèi)用。2.差旅費(fèi)：包括員工因公務(wù)出差發(fā)生的交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)用等。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)：包括公司因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待客戶的餐飲費(fèi)用、禮品費(fèi)用等。4.車輛費(fèi)用：包括車輛購(gòu)置費(fèi)用、車輛維修費(fèi)用、車輛保養(yǎng)費(fèi)用、車輛加油費(fèi)用、車輛保險(xiǎn)費(fèi)用等。5.其他費(fèi)用：包括會(huì)議費(fèi)用、培訓(xùn)費(fèi)用、通訊費(fèi)用、水電費(fèi)等。（二）報(bào)銷流程1.員工發(fā)生費(fèi)用支出后，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)發(fā)票和憑證，并填寫費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表。2.費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表應(yīng)注明費(fèi)用發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、事由、金額等信息，并附上相關(guān)發(fā)票和憑證。3.員工將費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表提交給部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)費(fèi)用的合理性和真實(shí)性進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。4.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，員工將費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表提交給財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。5.財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，員工將費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)費(fèi)用的金額和性質(zhì)進(jìn)行審批，并簽字確認(rèn)。6.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，員工將費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表提交給財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審批結(jié)果及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)，并將報(bào)銷款項(xiàng)支付給員工。（三）報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品費(fèi)用：根據(jù)公司實(shí)際需求和預(yù)算，合理控制辦公用品的購(gòu)置費(fèi)用，確保辦公用品的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。2.差旅費(fèi)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要和員工出差的實(shí)際情況，制定合理的差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，確保差旅費(fèi)的合理性和真實(shí)性。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要和招待客戶的實(shí)際情況，制定合理的業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)招待費(fèi)的支出