企業(yè)合作合同管理制度

企業(yè)合作合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合作合同管理，規(guī)范合作合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合作風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與其他法人、非法人組織或自然人簽訂的各類合作合同，包括但不限于業(yè)務(wù)合作合同、技術(shù)合作合同、投資合作合同等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：合作合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。2.平等自愿原則：合作雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，體現(xiàn)雙方的權(quán)利和義務(wù)對等，不得損害任何一方的合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合作雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同管理職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合作項目的前期調(diào)研、洽談，提出合作意向和初步方案。2.作為合作合同的主辦部門，負(fù)責(zé)合同的起草、送審、簽訂、履行、變更、解除等具體工作，并及時向公司相關(guān)部門通報合同履行情況。3.對合作項目進(jìn)行跟蹤管理，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，定期向公司匯報合作項目進(jìn)展情況。（二）法務(wù)部門1.參與合作項目的前期洽談，提供法律意見和風(fēng)險評估。2.對業(yè)務(wù)部門起草的合同文本進(jìn)行合法性審查，提出修改意見和建議。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理合同糾紛，參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等活動。（三）財務(wù)部門1.參與合作項目的財務(wù)預(yù)算編制和成本核算，提供財務(wù)分析和建議。2.負(fù)責(zé)對合作合同涉及的資金往來進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保資金安全。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合同款項的收付結(jié)算，定期核對賬目，及時發(fā)現(xiàn)和解決財務(wù)問題。（四）審計部門1.對合作合同的簽訂、履行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查合同條款的執(zhí)行情況和資金使用的合規(guī)性。2.對重大合作項目進(jìn)行專項審計，提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門整改落實(shí)。（五）公司管理層1.負(fù)責(zé)審批合作合同，對合同的合法性、合理性、風(fēng)險性進(jìn)行決策。2.協(xié)調(diào)解決合作合同履行過程中涉及的重大問題，確保合作項目順利推進(jìn)。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合作項目的具體情況，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、合作事項、權(quán)利義務(wù)、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述清晰、準(zhǔn)確、完整，避免模糊不清或歧義性條款。（二）合同審核1.業(yè)務(wù)部門起草的合同文本應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見。2.合同文本經(jīng)法務(wù)部門審查通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本連同法務(wù)部門的審查意見一并提交財務(wù)部門進(jìn)行財務(wù)審核。財務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。3.合同文本經(jīng)法務(wù)部門和財務(wù)部門審核通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交公司管理層審批。公司管理層應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審批。（三）合同簽訂1.合同經(jīng)公司管理層審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合作方簽訂合同。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合作方已完成內(nèi)部審批流程，并具備簽訂合同的主體資格和履約能力。2.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并由法定代表人或其授權(quán)代表簽字（或蓋章），加蓋公司公章或合同專用章。3.合同簽訂過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同審批意見填寫合同條款，不得擅自變更或添加合同內(nèi)容。如因特殊情況需要變更合同內(nèi)容的，應(yīng)重新履行合同審批程序。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，向參與合同履行的人員詳細(xì)介紹合同的主要內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、履行要求、注意事項等。2.合同交底應(yīng)形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認(rèn)，并作為合同履行過程中的重要參考文件。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行跟蹤臺賬，對合同履行情況進(jìn)行實(shí)時跟蹤和記錄。跟蹤臺賬應(yīng)包括合同名稱、合同編號、簽訂日期、履行期限、合作方名稱、履行情況、存在問題及解決措施等內(nèi)容。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)合作方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時采取措施，并向公司相關(guān)部門報告。（三）款項收付1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和業(yè)務(wù)部門提交的付款申請，對款項收付進(jìn)行審核和辦理。付款申請應(yīng)包括合同編號、付款金額、付款事由、收款方名稱、銀行賬號等信息，并經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.財務(wù)部門在辦理款項收付時，應(yīng)嚴(yán)格按照財務(wù)管理制度和相關(guān)操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保資金安全。同時，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門核對賬目，定期編制資金收支報表，向公司管理層匯報資金收支情況。（四）變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化或合作雙方協(xié)商一致需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時起草合同變更協(xié)議，并按照合同簽訂的審批程序進(jìn)行審批。2.合同變更協(xié)議經(jīng)公司管理層審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合作方簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、履行期限等條款，并作為原合同的補(bǔ)充文件。3.如因合作方違約、不可抗力等原因需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合作方，并按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理合同解除手續(xù)。合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時清理合同履行過程中的相關(guān)事項，包括款項結(jié)算、資產(chǎn)交接等，并向公司相關(guān)部門報告。五、合同糾紛管理（一）糾紛預(yù)防1.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中應(yīng)加強(qiáng)與合作方的溝通與協(xié)調(diào)，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。2.法務(wù)部門應(yīng)定期對公司簽訂的合同進(jìn)行風(fēng)險排查，及時發(fā)現(xiàn)潛在的合同糾紛風(fēng)險，并提出防范措施和建議。（二）糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)材料，分析糾紛原因，制定糾紛解決方案，并向公司相關(guān)部門報告。2.法務(wù)部門應(yīng)參與合同糾紛的處理，提供法律支持和專業(yè)意見。根據(jù)糾紛的具體情況，法務(wù)部門可以采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。3.在合同糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門的工作，及時提供相關(guān)信息和資料，確保糾紛得到妥善解決。（三）糾紛總結(jié)1.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時對糾紛處理情況進(jìn)行總結(jié)分析，查找糾紛發(fā)生的原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。2.法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同糾紛處理情況，對公司合同管理制度進(jìn)行評估和完善，堵塞管理漏洞，防范類似糾紛的再次發(fā)生。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集合同履行過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、合同變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、往來函件、會議紀(jì)要、付款憑證、驗收報告等，并按照檔案管理的要求進(jìn)行整理和歸檔。2.合同檔案應(yīng)確保資料的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，不得遺漏或偽造相關(guān)文件資料。（二）檔案整理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的合同檔案進(jìn)行分類整理。合同檔案應(yīng)按照合同類別、合同編號、簽訂日期等順序進(jìn)行排列，便于查閱和管理。2.合同檔案應(yīng)編制目錄索引，注明每份文件資料的名稱、編號、日期、頁碼等信息，方便查找和使用。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，并采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照申請表的要求提供合同檔案，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、損毀合同檔案。3.涉及公司商業(yè)秘密或敏感信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。（五）檔案銷毀1.合同檔案超過保管期限或已失去保存價值的，由檔案管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.合同檔案銷毀應(yīng)編制銷毀清單，注明銷毀檔案的名稱、編號、日期等信息，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.銷毀合同檔案應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部門應(yīng)定期對公司合作合同管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和有效性。2.審計部門在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)存在違反合同管理制度的行為，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核評價1.公司將合同管理工作納入對業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員的績效考核體系，對合同管理工作成績突出的