合同部部門管理制度

合同部部門管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)合同部的規(guī)范化管理，提高合同管理水平，保障公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于合同部全體員工。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估與防控，確保公司利益不受損失。3.效率優(yōu)先原則：在確保合同質(zhì)量的前提下，提高合同管理工作效率，及時(shí)處理各類合同事務(wù)。4.協(xié)作溝通原則：合同部與公司其他部門密切協(xié)作，保持良好溝通，共同推進(jìn)公司業(yè)務(wù)發(fā)展。二、合同部職責(zé)（一）合同起草與審核1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，起草各類合同文本，確保合同條款合法、清晰、準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)公司各部門提交的合同初稿進(jìn)行審核，提出修改意見，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。（二）合同簽訂管理1.負(fù)責(zé)組織合同談判，參與重大合同談判工作，維護(hù)公司利益。2.審核合同對(duì)方主體資格、資信狀況等，確保合同簽訂主體合法合規(guī)。3.辦理合同簽訂手續(xù)，確保合同簽訂程序符合公司規(guī)定。（三）合同履行跟蹤1.建立合同履行臺(tái)賬，及時(shí)跟蹤合同履行情況，督促相關(guān)部門按時(shí)履行合同義務(wù)。2.協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，如糾紛處理、變更協(xié)商等。（四）合同檔案管理1.負(fù)責(zé)合同文件的收集、整理、歸檔和保管，確保合同檔案的完整性和安全性。2.按照公司檔案管理規(guī)定，辦理合同檔案的查閱、借閱手續(xù)。（五）合同統(tǒng)計(jì)與分析1.定期對(duì)合同簽訂、履行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。2.總結(jié)合同管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。三、合同起草與審核（一）合同起草1.合同起草人員應(yīng)深入了解業(yè)務(wù)背景和需求，明確合同目的、標(biāo)的、雙方權(quán)利義務(wù)等關(guān)鍵要素。2.參照公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板或相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況起草合同文本。合同文本應(yīng)語言規(guī)范、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或容易引發(fā)糾紛的條款。3.對(duì)于復(fù)雜或重大合同，起草人員應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)研和法律研究，必要時(shí)可咨詢專業(yè)律師或相關(guān)專家意見。（二）合同審核1.合同初稿完成后，由合同起草人員提交至合同部負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審查合同文本格式是否規(guī)范、條款是否完整、表述是否準(zhǔn)確等。2.合同部負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，將合同文本分發(fā)給相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)從各自專業(yè)角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，提出修改意見，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋至合同部。3.合同部匯總各部門會(huì)簽意見后，對(duì)合同進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括但不限于：合同主體資格：審查合同對(duì)方是否具有合法的經(jīng)營資格、履約能力等。合同條款合法性：檢查合同條款是否符合國家法律法規(guī)及政策要求，是否存在違法違規(guī)或無效條款。合同條款完整性：確保合同對(duì)雙方權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等主要條款約定明確，無遺漏或歧義。合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，并提出相應(yīng)的防控措施。合同文字表述：審核合同文字表述是否清晰、準(zhǔn)確、簡潔，避免使用模糊、含混或容易引起誤解的詞匯。4.合同審核人員應(yīng)填寫《合同審核意見表》，詳細(xì)記錄審核意見及修改建議，并與合同起草人員溝通確認(rèn)。合同起草人員根據(jù)審核意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，形成合同送審稿。四、合同簽訂管理（一）合同談判1.根據(jù)合同性質(zhì)和重要程度，確定合同談判人員組成。對(duì)于重大合同，應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)、合同部、法務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同參與談判。2.談判人員應(yīng)提前做好充分準(zhǔn)備，熟悉合同條款、業(yè)務(wù)背景及對(duì)方情況，明確談判目標(biāo)和底線。3.在談判過程中，談判人員應(yīng)保持冷靜、理智，靈活應(yīng)對(duì)對(duì)方提出的各種問題和要求，維護(hù)公司利益。同時(shí)，要注重溝通技巧，尋求雙方利益平衡點(diǎn)，爭取達(dá)成互利共贏的合作方案。4.談判結(jié)束后，談判人員應(yīng)及時(shí)整理談判記錄，形成《合同談判紀(jì)要》，明確談判達(dá)成的主要共識(shí)、遺留問題及下一步工作安排。（二）合同審批1.合同送審稿完成后，按照公司合同審批流程提交審批。審批流程一般包括部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理批準(zhǔn)等環(huán)節(jié)。2.各審批環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同內(nèi)容是否符合公司利益、審批手續(xù)是否齊全等。對(duì)于不符合要求的合同，審批人員應(yīng)提出明確的修改意見或不予批準(zhǔn)的理由。3.合同審批通過后，由合同部負(fù)責(zé)打印合同正本，并加蓋公司合同專用章。蓋章前，應(yīng)再次核對(duì)合同內(nèi)容與審批通過的文本是否一致。（三）合同簽訂1.合同簽訂前，合同部應(yīng)將合同正本及相關(guān)附件送達(dá)合同對(duì)方，并要求對(duì)方簽字蓋章確認(rèn)。合同對(duì)方簽字蓋章應(yīng)符合法律法規(guī)及公司規(guī)定的形式要求。2.合同簽訂時(shí)，雙方應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同條款，確保合同內(nèi)容與雙方協(xié)商一致的結(jié)果相符。如有修改或補(bǔ)充條款，應(yīng)在合同中注明并由雙方簽字蓋章確認(rèn)。3.合同簽訂后，合同部應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給公司相關(guān)部門，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好履行準(zhǔn)備工作。同時(shí)，將合同正本及相關(guān)資料按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保管。五、合同履行跟蹤（一）建立合同履行臺(tái)賬1.合同簽訂后，合同部應(yīng)及時(shí)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同基本信息、履行情況、款項(xiàng)收付、變更及解除等事項(xiàng)。2.合同履行臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。通過臺(tái)賬管理，能夠直觀地掌握合同履行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在問題。（二）履行情況跟蹤1.合同履行期間，合同部應(yīng)定期與相關(guān)業(yè)務(wù)部門溝通，了解合同履行進(jìn)展情況。對(duì)于重要合同或關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤。2.督促業(yè)務(wù)部門按照合同約定履行義務(wù)，如按時(shí)交付貨物、提供服務(wù)、支付款項(xiàng)等。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門存在履行困難或可能出現(xiàn)違約情況，應(yīng)及時(shí)提醒并協(xié)助解決。3.關(guān)注合同對(duì)方的履行情況，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方存在違約行為，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，并按照合同約定及法律法規(guī)規(guī)定采取相應(yīng)措施，維護(hù)公司合法權(quán)益。（三）變更與解除管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出書面申請(qǐng)，并提交合同部審核。合同部審核通過后，按照合同審批流程辦理變更手續(xù)。2.合同變更應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確變更內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)及生效時(shí)間等。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。3.如因各種原因需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出書面申請(qǐng)，說明解除合同的原因及依據(jù)。合同部審核后，按照合同審批流程辦理解除手續(xù)。4.合同解除后，雙方應(yīng)按照約定辦理結(jié)算、清理等相關(guān)事宜。合同部負(fù)責(zé)監(jiān)督合同解除的后續(xù)工作，確保公司利益不受損失。（四）糾紛處理1.如在合同履行過程中發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同部報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。合同部應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行分析研究，制定糾紛解決方案。2.根據(jù)糾紛的具體情況，可通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決。在糾紛處理過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)及公司規(guī)定，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.糾紛處理結(jié)束后，合同部應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，分析糾紛產(chǎn)生的原因，提出改進(jìn)措施和建議，避免類似糾紛再次發(fā)生。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂、履行過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、談判紀(jì)要、審批文件、往來函件、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、糾紛處理文件等，均應(yīng)及時(shí)收集整理。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂或履行完畢后規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將相關(guān)文件資料移交至合同部。合同部指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的完整性。（二）檔案整理1.合同部對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行編號(hào)、裝訂。2.每份合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、附件及相關(guān)審批文件、往來函件等，確保檔案資料的關(guān)聯(lián)性和系統(tǒng)性。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，便于查找和管理。（三）檔案歸檔1.整理好的合同檔案應(yīng)及時(shí)歸檔至公司檔案室。歸檔時(shí)，應(yīng)填寫《合同檔案歸檔登記表》，注明檔案名稱、編號(hào)、歸檔時(shí)間、保管期限等信息。2.合同部應(yīng)定期與檔案室核對(duì)檔案歸檔情況，確保檔案資料準(zhǔn)確無誤地存放于檔案室。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同部辦理查閱手續(xù)。2.合同部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案查閱服務(wù)，按照申請(qǐng)表要求提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱人員應(yīng)在規(guī)定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.因特殊情況需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、合同部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，按時(shí)歸還。七、合同統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)報(bào)表編制1.合同部應(yīng)定期（每月/每季度/每年）編制合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)合同簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表內(nèi)容應(yīng)包括合同類別、數(shù)量、金額、簽訂時(shí)間、履行進(jìn)度、款項(xiàng)收付情況等，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整、清晰。（二）數(shù)據(jù)分析1.對(duì)合同統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，挖掘數(shù)據(jù)背后的潛在信息和規(guī)律。分析內(nèi)容可包括合同業(yè)務(wù)分布、合同金額趨勢(shì)、合同履行情況、違約情況等。2.通過數(shù)據(jù)分析，評(píng)估合同管理工作的成效，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。例如，根據(jù)合同金額趨勢(shì)分析市場需求變化，為公司業(yè)務(wù)拓展提供方向；通過對(duì)違約情況的分析，總結(jié)合同風(fēng)險(xiǎn)防控的薄弱環(huán)節(jié)，采取針對(duì)性措施加以改進(jìn)。（三）報(bào)