貨運(yùn)航空票證管理制度

貨運(yùn)航空票證管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司貨運(yùn)航空票證的管理，確保票證的安全、準(zhǔn)確、有效使用，保障公司貨運(yùn)業(yè)務(wù)的正常開展，維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及貨運(yùn)航空票證的所有部門和人員，包括但不限于市場營銷部門、運(yùn)營部門、財(cái)務(wù)部門、票務(wù)管理部門等。3.基本原則合法性原則：票證管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及民航相關(guān)規(guī)定。準(zhǔn)確性原則：確保票證信息的準(zhǔn)確無誤，包括航班信息、貨物信息、客戶信息等。安全性原則：采取有效措施保障票證的存儲(chǔ)、運(yùn)輸、使用安全，防止票證丟失、被盜、篡改等情況發(fā)生。及時(shí)性原則：及時(shí)處理票證的領(lǐng)用、開具、核銷等業(yè)務(wù)，保證貨運(yùn)流程的順暢。二、票證種類及適用范圍1.航空貨運(yùn)單是托運(yùn)人與承運(yùn)人之間締結(jié)的運(yùn)輸合同憑證，也是承運(yùn)人收運(yùn)貨物的證明文件。適用于公司承接的各類航空貨運(yùn)業(yè)務(wù)，包括國內(nèi)貨運(yùn)和國際貨運(yùn)。2.航空郵運(yùn)結(jié)算單用于記錄和結(jié)算航空郵件運(yùn)輸費(fèi)用的憑證。主要適用于公司承擔(dān)的航空郵運(yùn)業(yè)務(wù)。三、票證的印制與采購1.印制要求公司貨運(yùn)航空票證的印制必須符合民航總局規(guī)定的格式、內(nèi)容和防偽要求。委托具有資質(zhì)的印刷企業(yè)進(jìn)行印制，簽訂印刷合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。印刷企業(yè)應(yīng)按照公司提供的模板和要求進(jìn)行印制，確保票證質(zhì)量和信息準(zhǔn)確性。2.采購流程票務(wù)管理部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，定期評估票證庫存情況，提前制定票證采購計(jì)劃。采購計(jì)劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由采購部門按照既定的供應(yīng)商選擇程序進(jìn)行采購，優(yōu)先選擇信譽(yù)良好、價(jià)格合理、供貨及時(shí)的供應(yīng)商。采購的票證到貨后，票務(wù)管理部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，核對票證的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)。四、票證的存儲(chǔ)與保管1.存儲(chǔ)環(huán)境設(shè)立專門的票證存儲(chǔ)倉庫，倉庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，以確保票證不受損壞。2.存儲(chǔ)方式票證應(yīng)分類存放，按照票證種類、批次、有效期等進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理。采用貨架或保險(xiǎn)柜等方式存儲(chǔ)票證，確保票證擺放整齊、便于查找和盤點(diǎn)。3.保管責(zé)任票務(wù)管理部門指定專人負(fù)責(zé)票證的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。保管人員應(yīng)定期對票證進(jìn)行盤點(diǎn)，核對庫存數(shù)量與賬目是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)及時(shí)查明原因并報(bào)告。嚴(yán)格限制非保管人員進(jìn)入票證存儲(chǔ)倉庫，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)審批并在專人陪同下進(jìn)行。五、票證的領(lǐng)用與發(fā)放1.領(lǐng)用申請各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用票證時(shí)，應(yīng)填寫《貨運(yùn)航空票證領(lǐng)用申請表》，詳細(xì)注明領(lǐng)用票證的種類、數(shù)量、用途等信息。領(lǐng)用申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交票務(wù)管理部門。2.發(fā)放審批票務(wù)管理部門收到領(lǐng)用申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)領(lǐng)用部門的業(yè)務(wù)需求和庫存情況。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批同意后，票務(wù)管理部門方可辦理票證發(fā)放手續(xù)。3.發(fā)放方式票務(wù)管理部門按照審批后的領(lǐng)用申請表，向領(lǐng)用部門發(fā)放票證，并做好發(fā)放記錄，包括發(fā)放日期、票證種類、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。發(fā)放票證時(shí)，應(yīng)確保票證的編號連續(xù)，同時(shí)告知領(lǐng)用人員票證的使用注意事項(xiàng)和相關(guān)規(guī)定。六、票證的開具與使用1.開具要求業(yè)務(wù)人員在開具貨運(yùn)航空票證時(shí)，必須嚴(yán)格按照實(shí)際業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)確填寫票證內(nèi)容，包括航班信息、貨物信息、托運(yùn)人信息、收貨人信息等。票證內(nèi)容應(yīng)清晰、完整、準(zhǔn)確，不得涂改、偽造或擅自更改。如因特殊原因需要修改票證信息的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，并在修改處加蓋業(yè)務(wù)章或簽名確認(rèn)。2.使用規(guī)定票證僅限在公司規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或挪作他用。業(yè)務(wù)人員應(yīng)妥善保管已領(lǐng)用的票證，防止丟失或損壞。如發(fā)生票證丟失或損壞的情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告票務(wù)管理部門，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。在使用電子票證時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守電子票證系統(tǒng)的操作規(guī)范，確保電子信息的安全傳輸和存儲(chǔ)。七、票證的結(jié)算與核銷1.結(jié)算依據(jù)貨運(yùn)航空票證作為公司與客戶結(jié)算運(yùn)費(fèi)的重要憑證，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照票證開具的金額及時(shí)與客戶進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算時(shí)，應(yīng)核對票證信息與貨運(yùn)業(yè)務(wù)實(shí)際情況是否一致，確保結(jié)算金額的準(zhǔn)確性。2.核銷流程業(yè)務(wù)部門在完成貨運(yùn)業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時(shí)將已使用的票證交回票務(wù)管理部門進(jìn)行核銷。票務(wù)管理部門收到交回的票證后，對票證的使用情況進(jìn)行核對，包括票證號碼、開具日期、運(yùn)輸業(yè)務(wù)內(nèi)容、運(yùn)費(fèi)金額等信息。核對無誤后，在票證上加蓋“核銷章”，并登記票證核銷臺(tái)賬。同時(shí)，將核銷情況反饋給財(cái)務(wù)部門，作為財(cái)務(wù)核算和結(jié)算的依據(jù)。八、票證的作廢與銷毀1.作廢條件因填寫錯(cuò)誤、業(yè)務(wù)變更等原因?qū)е缕弊C無法正常使用的，應(yīng)及時(shí)作廢。作廢票證必須保持完整，票面上應(yīng)加蓋“作廢”戳記，并注明作廢原因和作廢日期。2.作廢流程業(yè)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)票證需要作廢時(shí)，應(yīng)填寫《貨運(yùn)航空票證作廢申請表》，詳細(xì)說明作廢原因。作廢申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交票務(wù)管理部門。票務(wù)管理部門審核通過后，對作廢票證進(jìn)行登記，并將作廢票證與存根聯(lián)一并保存。3.銷毀規(guī)定定期對作廢票證進(jìn)行清理，達(dá)到規(guī)定保管期限的作廢票證，由票務(wù)管理部門提出銷毀申請。銷毀申請經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀日期、票證種類、數(shù)量、銷毀方式等信息。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性，防止票證信息泄露。九、票證的盤點(diǎn)與清查1.盤點(diǎn)計(jì)劃票務(wù)管理部門應(yīng)制定年度票證盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)的時(shí)間、范圍、方式等內(nèi)容。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門，以便做好準(zhǔn)備工作。2.盤點(diǎn)實(shí)施按照盤點(diǎn)計(jì)劃，組織相關(guān)人員對票證進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括票證的實(shí)物數(shù)量、票證號碼、票證狀態(tài)等信息。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果，并與票證臺(tái)賬進(jìn)行核對。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并記錄。3.清查報(bào)告盤點(diǎn)結(jié)束后，票務(wù)管理部門應(yīng)編制《貨運(yùn)航空票證盤點(diǎn)清查報(bào)告》，報(bào)告內(nèi)容包括盤點(diǎn)基本情況、盤點(diǎn)結(jié)果、賬實(shí)差異原因分析、處理建議等。盤點(diǎn)清查報(bào)告經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。對于盤點(diǎn)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保票證管理的規(guī)范和準(zhǔn)確。十、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對貨運(yùn)航空票證管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查票證管理各環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定，票證的存儲(chǔ)、使用、核銷等是否規(guī)范。票務(wù)管理部門應(yīng)定期對自身票證管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.外部檢查配合積極配合民航管理部門等相關(guān)外部機(jī)構(gòu)對公司貨運(yùn)航空票證管理工作的檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對于外部檢查提出的問題和整改要求，應(yīng)及時(shí)組織落實(shí)，確保公司票證管理工作符合外部監(jiān)管要求。十一、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定本制度所指的違規(guī)行為包括但不限于：未按規(guī)定領(lǐng)用、開具、使用、保管票證；擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)讓票證；票證丟失或被盜未及時(shí)報(bào)告；未按規(guī)定進(jìn)行票證結(jié)算與核銷等。2.處理措施對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理措施，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成違法犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。十二、附則