erp系統(tǒng)管理制度

erp系統(tǒng)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司ERP系統(tǒng)的使用與管理，確保系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運(yùn)行，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)公司信息化管理目標(biāo)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在使用ERP系統(tǒng)過程中的相關(guān)行為管理。（三）基本原則1.合法性原則：ERP系統(tǒng)的使用與管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.安全性原則：保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全、保密，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。3.規(guī)范性原則：明確系統(tǒng)操作流程和規(guī)范，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中準(zhǔn)確、及時(shí)處理。4.高效性原則：充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的功能優(yōu)勢(shì)，提高工作效率和管理水平。二、職責(zé)分工（一）信息管理部門1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的整體規(guī)劃、建設(shè)和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.制定和完善ERP系統(tǒng)相關(guān)的管理制度、操作規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行培訓(xùn)，提供技術(shù)支持和咨詢服務(wù)。4.負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)和存儲(chǔ)管理，保障數(shù)據(jù)安全。（二）各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門在ERP系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)操作和數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.配合信息管理部門進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試、優(yōu)化和升級(jí)工作。3.負(fù)責(zé)本部門員工的ERP系統(tǒng)操作培訓(xùn)和日常指導(dǎo)，提高員工的系統(tǒng)應(yīng)用能力。（三）系統(tǒng)管理員1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常管理和維護(hù)工作，包括用戶權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)參數(shù)調(diào)整等。2.監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和異常情況。3.協(xié)助信息管理部門進(jìn)行系統(tǒng)安全管理，防止非法入侵和數(shù)據(jù)破壞。（四）數(shù)據(jù)錄入員1.按照規(guī)定的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確、及時(shí)地錄入各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。2.對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)錄入過程中的問題反饋和處理，協(xié)助相關(guān)部門解決數(shù)據(jù)錄入方面的問題。三、系統(tǒng)操作規(guī)范（一）賬號(hào)與密碼管理1.員工入職時(shí)，由系統(tǒng)管理員為其創(chuàng)建ERP系統(tǒng)賬號(hào)，并分配初始密碼。員工應(yīng)及時(shí)修改初始密碼，設(shè)置強(qiáng)度較高的密碼，包含字母、數(shù)字和特殊字符，長(zhǎng)度不少于[X]位。2.員工離職或崗位變動(dòng)時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)通知系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員在確認(rèn)相關(guān)工作交接完成后，及時(shí)刪除或調(diào)整其賬號(hào)權(quán)限。3.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或密碼泄露，應(yīng)立即通知系統(tǒng)管理員進(jìn)行處理。（二）登錄與退出系統(tǒng)1.員工登錄ERP系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)使用本人賬號(hào)和密碼，通過公司指定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行登錄。嚴(yán)禁在非公司網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下登錄系統(tǒng)，防止數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。2.登錄系統(tǒng)后，員工應(yīng)及時(shí)檢查系統(tǒng)界面和功能是否正常，如有異常情況應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng)管理員報(bào)告。3.員工在完成系統(tǒng)操作后，應(yīng)及時(shí)退出系統(tǒng)，避免他人非法使用其賬號(hào)進(jìn)行操作。（三）業(yè)務(wù)操作流程1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求，梳理并明確本部門在ERP系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)操作流程，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理符合系統(tǒng)要求和公司規(guī)定。2.員工在進(jìn)行業(yè)務(wù)操作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行，不得隨意跳過或簡(jiǎn)化操作步驟。操作過程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)輸入的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)于涉及多個(gè)環(huán)節(jié)或多個(gè)部門的業(yè)務(wù)流程，相關(guān)部門和人員應(yīng)密切配合，及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，確保業(yè)務(wù)流程的順暢進(jìn)行。（四）數(shù)據(jù)錄入與修改1.數(shù)據(jù)錄入員應(yīng)按照業(yè)務(wù)部門提供的原始資料和數(shù)據(jù)模板，準(zhǔn)確、及時(shí)地錄入各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、可靠，不得虛構(gòu)或篡改數(shù)據(jù)。2.對(duì)于已錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤需要修改，數(shù)據(jù)錄入員應(yīng)填寫數(shù)據(jù)修改申請(qǐng)單，注明修改原因、修改內(nèi)容和修改時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交系統(tǒng)管理員進(jìn)行修改。3.系統(tǒng)管理員在接到數(shù)據(jù)修改申請(qǐng)單后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容，確認(rèn)無誤后進(jìn)行修改操作。修改完成后，應(yīng)及時(shí)通知數(shù)據(jù)錄入員進(jìn)行復(fù)核，確保修改后的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。四、數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性與完整性1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立數(shù)據(jù)質(zhì)量管理制度，明確數(shù)據(jù)錄入、審核、維護(hù)等環(huán)節(jié)的責(zé)任人和工作要求，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.數(shù)據(jù)錄入員在錄入數(shù)據(jù)前，應(yīng)對(duì)原始資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保數(shù)據(jù)來源可靠。錄入過程中應(yīng)嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)格式和規(guī)范要求進(jìn)行操作，避免因格式錯(cuò)誤或數(shù)據(jù)缺失導(dǎo)致的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。3.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)本部門在ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和不完整的情況。信息管理部門應(yīng)不定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題進(jìn)行通報(bào)，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.信息管理部門應(yīng)制定完善的數(shù)據(jù)備份策略，定期對(duì)ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的地理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.備份數(shù)據(jù)的時(shí)間間隔應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的變化頻率和重要程度進(jìn)行合理設(shè)置，一般應(yīng)每天進(jìn)行一次全量備份，每周進(jìn)行一次增量備份。3.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或重新備份。4.在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況時(shí)，系統(tǒng)管理員應(yīng)按照數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，及時(shí)利用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)恢復(fù)操作，確保業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行?；謴?fù)數(shù)據(jù)后，應(yīng)對(duì)恢復(fù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和驗(yàn)證，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.公司應(yīng)高度重視ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全與保密工作，采取必要的技術(shù)措施和管理措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.信息管理部門應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)用戶的安全培訓(xùn)和教育，提高員工的數(shù)據(jù)安全意識(shí)。3.嚴(yán)格限制系統(tǒng)用戶對(duì)數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，根據(jù)員工的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，合理分配數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，確保員工只能訪問其工作所需的數(shù)據(jù)。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密的數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，并嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的訪問和使用范圍。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員訪問、復(fù)制、傳播或泄露公司機(jī)密數(shù)據(jù)。5.如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全事件或數(shù)據(jù)泄露情況，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向公司管理層報(bào)告。同時(shí)，應(yīng)配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查，查明原因，追究責(zé)任。五、系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)（一）日常維護(hù)1.系統(tǒng)管理員應(yīng)每日監(jiān)控ERP系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)，包括服務(wù)器性能、網(wǎng)絡(luò)連接、系統(tǒng)日志等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的異常情況。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行清理和優(yōu)化，包括清除系統(tǒng)臨時(shí)文件、優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)查詢語(yǔ)句、調(diào)整系統(tǒng)參數(shù)等，以提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率和響應(yīng)速度。3.及時(shí)安裝系統(tǒng)供應(yīng)商發(fā)布的安全補(bǔ)丁和軟件更新，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。在安裝補(bǔ)丁和更新前，應(yīng)進(jìn)行充分的測(cè)試，確保不會(huì)對(duì)系統(tǒng)的正常運(yùn)行造成影響。（二）故障處理1.當(dāng)ERP系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，系統(tǒng)管理員應(yīng)立即啟動(dòng)故障處理流程，迅速判斷故障原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行修復(fù)。2.對(duì)于一般性故障，系統(tǒng)管理員應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)完成修復(fù)工作，確保系統(tǒng)盡快恢復(fù)正常運(yùn)行。對(duì)于較為復(fù)雜的故障，應(yīng)及時(shí)組織技術(shù)人員進(jìn)行會(huì)診，制定解決方案，并在最短的時(shí)間內(nèi)完成修復(fù)。3.在故障處理過程中，系統(tǒng)管理員應(yīng)詳細(xì)記錄故障發(fā)生的時(shí)間、現(xiàn)象、處理過程和結(jié)果等信息，形成故障處理報(bào)告。故障處理報(bào)告應(yīng)及時(shí)提交給信息管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門，以便及時(shí)了解系統(tǒng)故障情況，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。（三）系統(tǒng)升級(jí)1.信息管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和系統(tǒng)供應(yīng)商的建議，制定系統(tǒng)升級(jí)計(jì)劃。系統(tǒng)升級(jí)計(jì)劃應(yīng)包括升級(jí)時(shí)間、升級(jí)內(nèi)容、升級(jí)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和應(yīng)對(duì)措施等。2.在系統(tǒng)升級(jí)前，信息管理部門應(yīng)組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和技術(shù)人員進(jìn)行充分的測(cè)試，確保升級(jí)后的系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，且不會(huì)對(duì)公司業(yè)務(wù)造成影響。3.系統(tǒng)升級(jí)過程中，系統(tǒng)管理員應(yīng)密切關(guān)注升級(jí)進(jìn)度和系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)處理升級(jí)過程中出現(xiàn)的問題。升級(jí)完成后，應(yīng)進(jìn)行全面的測(cè)試和驗(yàn)證，確保系統(tǒng)功能正常，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。4.系統(tǒng)升級(jí)完成后，信息管理部門應(yīng)組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和用戶進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉升級(jí)后的系統(tǒng)功能和操作方法。同時(shí)，應(yīng)收集用戶反饋意見，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化和完善。六、培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.信息管理部門應(yīng)根據(jù)公司員工的ERP系統(tǒng)應(yīng)用水平和業(yè)務(wù)需求，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)對(duì)象等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋ERP系統(tǒng)的基本操作、業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)維護(hù)等方面，以滿足不同層次員工的學(xué)習(xí)需求。3.培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。集中培訓(xùn)應(yīng)選擇在工作時(shí)間外進(jìn)行，避免影響員工的正常工作。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.信息管理部門應(yīng)按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開展培訓(xùn)工作，確保培訓(xùn)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。培訓(xùn)過程中，應(yīng)注重與學(xué)員的互動(dòng)交流，及時(shí)解答學(xué)員提出的問題。2.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)學(xué)員進(jìn)行考核，考核方式可采用理論考試、實(shí)際操作等多種形式?？己顺煽?jī)應(yīng)作為員工ERP系統(tǒng)應(yīng)用能力評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。3.對(duì)于考核不合格的學(xué)員，應(yīng)安排補(bǔ)考或進(jìn)行針對(duì)性的輔導(dǎo)，確保其掌握ERP系統(tǒng)的基本操作和業(yè)務(wù)流程。（三）技術(shù)支持1.信息管理部門應(yīng)設(shè)立專門的技術(shù)支持熱線或郵箱，及時(shí)解答員工在使用ERP系統(tǒng)過程中遇到的問題。技術(shù)支持人員應(yīng)在接到問題反饋后的[X]小時(shí)內(nèi)給予回復(fù)，對(duì)于較為復(fù)雜的問題應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)解決。2.定期收集員工對(duì)ERP系統(tǒng)的意見和建議，對(duì)系統(tǒng)存在的問題進(jìn)行及時(shí)改進(jìn)和優(yōu)化。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)員工的業(yè)務(wù)需求，不斷完善系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)的實(shí)用性和易用性。七、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核指標(biāo)1.對(duì)員工ERP系統(tǒng)應(yīng)用能力的考核指標(biāo)包括系統(tǒng)操作熟練程度、數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性、業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況、系統(tǒng)問題解決能力等。2.對(duì)業(yè)務(wù)部門ERP系統(tǒng)應(yīng)用情況的考核指標(biāo)包括系統(tǒng)使用的規(guī)范性、數(shù)據(jù)質(zhì)量、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化效果、系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)工作的支持程度等。（二）考核方式1.員工ERP系統(tǒng)應(yīng)用能力的考核由所在部門負(fù)責(zé)人和信息管理部門共同進(jìn)行，考核周期為每季度一次。2.業(yè)務(wù)部門ERP系統(tǒng)應(yīng)用情況的考核由信息管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，考核周期為每年一次。（三）獎(jiǎng)勵(lì)措施1.對(duì)于在ERP系統(tǒng)應(yīng)用方面表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)方式包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等。2.對(duì)積極推動(dòng)ERP系統(tǒng)應(yīng)用，提出合理化建議并取得顯著成效的業(yè)務(wù)部門，公司將給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如部門績(jī)效加分、