家家悅采購(gòu)管理制度

家家悅采購(gòu)管理制度一、總則1.目的本采購(gòu)管理制度旨在規(guī)范家家悅集團(tuán)采購(gòu)流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性、規(guī)范性、高效性，保障公司物資供應(yīng)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量可靠性，降低采購(gòu)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。2.適用范圍本制度適用于家家悅集團(tuán)總部及下屬各門(mén)店、子公司的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于商品采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、固定資產(chǎn)采購(gòu)等。3.基本原則合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。公平公正原則：在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境公正透明。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合公司要求的產(chǎn)品和服務(wù)。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門(mén)設(shè)置集團(tuán)采購(gòu)中心：負(fù)責(zé)制定集團(tuán)采購(gòu)戰(zhàn)略、政策和標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)集團(tuán)范圍內(nèi)的采購(gòu)活動(dòng)，對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策和管理。區(qū)域采購(gòu)部：根據(jù)集團(tuán)采購(gòu)政策和區(qū)域市場(chǎng)特點(diǎn)，負(fù)責(zé)本區(qū)域內(nèi)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，包括供應(yīng)商開(kāi)發(fā)、采購(gòu)談判、合同簽訂等。門(mén)店采購(gòu)組：負(fù)責(zé)門(mén)店日常商品采購(gòu)工作，根據(jù)門(mén)店銷售情況和庫(kù)存狀況，及時(shí)提出采購(gòu)需求，執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)。2.采購(gòu)人員職責(zé)采購(gòu)經(jīng)理負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。管理采購(gòu)團(tuán)隊(duì)，進(jìn)行人員培訓(xùn)和績(jī)效考核。開(kāi)發(fā)和維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性和供貨質(zhì)量。參與采購(gòu)合同的談判和簽訂，監(jiān)督合同執(zhí)行情況。采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，尋找和篩選合適的供應(yīng)商，收集供應(yīng)商信息。協(xié)助采購(gòu)經(jīng)理進(jìn)行采購(gòu)談判，起草采購(gòu)合同。跟進(jìn)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。負(fù)責(zé)采購(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，提供采購(gòu)決策支持。門(mén)店采購(gòu)人員了解門(mén)店商品銷售動(dòng)態(tài)和庫(kù)存情況，及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)反饋需求信息。參與門(mén)店促銷活動(dòng)的商品采購(gòu)策劃，確保商品供應(yīng)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。協(xié)助供應(yīng)商送貨人員進(jìn)行商品驗(yàn)收，對(duì)不合格商品及時(shí)反饋處理。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)需求計(jì)劃門(mén)店采購(gòu)需求：門(mén)店采購(gòu)人員根據(jù)每日銷售數(shù)據(jù)、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)情況以及市場(chǎng)趨勢(shì)預(yù)測(cè)，定期（每周或每月）編制采購(gòu)需求計(jì)劃，詳細(xì)列出所需商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。其他部門(mén)采購(gòu)需求：集團(tuán)總部及各子公司其他部門(mén)如有采購(gòu)需求，應(yīng)填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、用途等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)需求匯總與審核：采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)需求計(jì)劃和申請(qǐng)表后，進(jìn)行匯總整理。采購(gòu)經(jīng)理對(duì)采購(gòu)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，對(duì)于超出預(yù)算或不符合公司規(guī)定的需求，與需求部門(mén)溝通協(xié)商，提出調(diào)整建議。審核通過(guò)后的采購(gòu)需求計(jì)劃作為采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商開(kāi)發(fā)：采購(gòu)專員通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、同行交流等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。對(duì)于符合基本要求的供應(yīng)商，采購(gòu)專員填寫(xiě)《供應(yīng)商信息登記表》，并安排實(shí)地考察。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)基地、質(zhì)量管理體系、物流配送能力等。考察結(jié)束后，采購(gòu)專員撰寫(xiě)考察報(bào)告，提交采購(gòu)經(jīng)理審核。審核通過(guò)的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商評(píng)估與考核：采購(gòu)部門(mén)定期（每季度或每年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。采購(gòu)專員收集相關(guān)數(shù)據(jù)，填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》，采購(gòu)經(jīng)理根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，發(fā)出整改通知，要求其限期改進(jìn)。如供應(yīng)商整改后仍不符合要求，采購(gòu)部門(mén)有權(quán)終止合作關(guān)系。供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)：采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期回訪供應(yīng)商，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況和合作需求。及時(shí)向供應(yīng)商反饋公司的采購(gòu)政策、需求變化等信息，共同解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。通過(guò)良好的供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)，確保供應(yīng)商的忠誠(chéng)度和合作積極性。3.采購(gòu)談判與合同簽訂采購(gòu)談判：采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)需求，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判前，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情和供應(yīng)商情況，制定談判策略。談判過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)明確采購(gòu)商品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。談判結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面記錄，由雙方代表簽字確認(rèn)。采購(gòu)合同簽訂：采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)專員起草采購(gòu)合同。合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核后，提交至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門(mén)審查通過(guò)后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，如財(cái)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等，以便各部門(mén)做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。4.采購(gòu)訂單下達(dá)與執(zhí)行采購(gòu)訂單下達(dá)：采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)合同，在公司采購(gòu)管理系統(tǒng)中下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)商品的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等內(nèi)容。采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)將訂單信息發(fā)送給供應(yīng)商，確保供應(yīng)商能夠按時(shí)準(zhǔn)確接收訂單。采購(gòu)訂單跟蹤：采購(gòu)專員負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無(wú)法按時(shí)交貨，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施確保按時(shí)交貨。如供應(yīng)商因不可抗力等原因無(wú)法按時(shí)交貨，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)經(jīng)理匯報(bào)，并與需求部門(mén)協(xié)商解決方案，如調(diào)整交貨時(shí)間、尋找替代供應(yīng)商等。到貨驗(yàn)收：采購(gòu)商品到貨前，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)做好收貨準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。采購(gòu)商品到貨時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于驗(yàn)收合格的商品，驗(yàn)收人員在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的商品，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《不合格商品報(bào)告》，注明不合格原因，采購(gòu)專員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。5.付款管理付款申請(qǐng)：采購(gòu)合同執(zhí)行完畢后，采購(gòu)專員根據(jù)合同約定和實(shí)際到貨情況，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，注明采購(gòu)訂單號(hào)、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額等信息。《付款申請(qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。付款審核：財(cái)務(wù)部門(mén)收到《付款申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、發(fā)票開(kāi)具情況、付款條件等進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。對(duì)于不符合付款條件的申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)，說(shuō)明原因并要求其補(bǔ)充相關(guān)資料或進(jìn)行整改。付款方式：公司根據(jù)與供應(yīng)商的合作情況和付款政策，選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。對(duì)于長(zhǎng)期合作、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，可適當(dāng)給予一定的付款期限；對(duì)于新合作或風(fēng)險(xiǎn)較高的供應(yīng)商，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行付款條款，確保公司資金安全。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，風(fēng)險(xiǎn)類型包括但不限于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。通過(guò)收集市場(chǎng)信息、分析供應(yīng)商數(shù)據(jù)、審查采購(gòu)合同等方式，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。對(duì)于識(shí)別出的重大風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解商品價(jià)格波動(dòng)、供求關(guān)系變化等信息。通過(guò)與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款、建立戰(zhàn)略采購(gòu)聯(lián)盟、優(yōu)化采購(gòu)計(jì)劃等方式，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)采購(gòu)成本的影響。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選。與多家供應(yīng)商保持合作關(guān)系，避免過(guò)度依賴單一供應(yīng)商。對(duì)于重要物資的供應(yīng)商，可要求其提供銀行保函或其他擔(dān)保措施，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告和合格證明文件，對(duì)采購(gòu)商品進(jìn)行抽檢或全檢。對(duì)于質(zhì)量不合格的商品，嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行處理，確保公司所采購(gòu)商品的質(zhì)量符合要求。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整。在合同簽訂前，征求法務(wù)部門(mén)和其他相關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)，避免合同糾紛。合同簽訂后，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)處理合同變更、解除等事宜。付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立健全付款審批制度，加強(qiáng)對(duì)付款環(huán)節(jié)的審核和監(jiān)督。嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定的付款條件和方式辦理付款手續(xù)，避免提前付款或逾期付款。對(duì)于長(zhǎng)期未付款的供應(yīng)商，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，了解原因并采取相應(yīng)的措施。五、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估1.評(píng)估指標(biāo)采購(gòu)成本：考核采購(gòu)商品的實(shí)際采購(gòu)價(jià)格與預(yù)算價(jià)格的差異，評(píng)估采購(gòu)成本控制效果。采購(gòu)質(zhì)量：通過(guò)驗(yàn)收合格率、退貨率等指標(biāo)，評(píng)估采購(gòu)商品的質(zhì)量狀況。交貨期：考核供應(yīng)商的實(shí)際交貨時(shí)間與合同約定交貨時(shí)間的符合程度，評(píng)估采購(gòu)訂單的執(zhí)行效率。供應(yīng)商滿意度：通過(guò)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查或面談等方式，了解供應(yīng)商對(duì)公司采購(gòu)工作的滿意度，評(píng)估供應(yīng)商關(guān)系管理水平。采購(gòu)效率：考核采購(gòu)流程的執(zhí)行時(shí)間、審批環(huán)節(jié)的效率等，評(píng)估采購(gòu)工作的整體效率。2.評(píng)估方法定期評(píng)估：采購(gòu)部門(mén)每月或每季度對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行一次定期評(píng)估，收集相關(guān)數(shù)據(jù)，填寫(xiě)《采購(gòu)績(jī)效評(píng)估表》。數(shù)據(jù)分析：通過(guò)對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，如采購(gòu)金額、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)頻率等，評(píng)估采購(gòu)績(jī)效的變化趨勢(shì)。供應(yīng)商反饋：定期向供應(yīng)商發(fā)放滿意度調(diào)查問(wèn)卷，收集供應(yīng)商對(duì)公司采購(gòu)工作的意見(jiàn)和建議，作為采購(gòu)績(jī)效評(píng)估的參考依據(jù)。3.評(píng)估結(jié)果應(yīng)用績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)于采購(gòu)績(jī)效優(yōu)秀的采購(gòu)人員和團(tuán)隊(duì)，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)、榮譽(yù)證書(shū)等，激勵(lì)采購(gòu)人員提高工作績(jī)效。績(jī)效改進(jìn)：對(duì)于采購(gòu)績(jī)效不理想的方面，分析原因，制定改進(jìn)措施，明確責(zé)任人和改進(jìn)期限。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤改進(jìn)措施的執(zhí)行情況，確保采購(gòu)績(jī)效得到持續(xù)提升。決策支持：采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果可作為公司采購(gòu)決策的參考依據(jù)，如調(diào)整采購(gòu)策略、優(yōu)化供應(yīng)商選擇、改進(jìn)采購(gòu)流程等。六、監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督采購(gòu)部門(mén)自查：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行自查，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況、采購(gòu)人員的工作紀(jì)律等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，審查采購(gòu)項(xiàng)目的合法性、合規(guī)性、效益性。審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的制定、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)談判、合同簽訂、采購(gòu)訂單執(zhí)行、付款管理等環(huán)節(jié)。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)提出審計(jì)意見(jiàn)和建議，要求采購(gòu)部門(mén)限期整改。2.外部監(jiān)督法律法規(guī)監(jiān)督：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，接受政府有關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查。如遇法律法規(guī)政策調(diào)整，