財務(wù)部門印章管理制度

財務(wù)部門印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財務(wù)部門印章的管理，規(guī)范印章的使用流程，確保印章使用的安全性、合法性和嚴(yán)肅性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司財務(wù)部門各類印章的管理和使用，包括但不限于財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法人章等。（三）基本原則1.印章管理遵循“誰保管、誰負(fù)責(zé)”的原則，印章保管人員對印章的安全和正確使用負(fù)責(zé)。2.嚴(yán)格執(zhí)行印章使用審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個人不得擅自使用印章。3.印章使用應(yīng)基于真實、合法的業(yè)務(wù)需求，確保印章使用與業(yè)務(wù)性質(zhì)相符。4.印章的刻制、啟用、保管、使用、更換、廢止等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定流程辦理，并做好記錄。二、印章的種類及用途（一）財務(wù)專用章用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)背書、合同簽署等涉及財務(wù)事項的簽章。（二）發(fā)票專用章用于公司開具發(fā)票時的蓋章，確保發(fā)票的真實性和有效性。（三）法人章用于特定財務(wù)文件、重要合同協(xié)議等需要法人簽字確認(rèn)的場合，以代表法人意志。三、印章的刻制與啟用（一）刻制1.因工作需要刻制財務(wù)部門印章時，由財務(wù)部門提出書面申請，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、用途及刻制理由等，并經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人審核后報公司總經(jīng)理審批。2.經(jīng)審批同意后，由公司行政部門統(tǒng)一安排到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行刻制。3.刻章單位完成印章刻制后，應(yīng)將印章及印模交公司行政部門，行政部門核對無誤后，填寫《印章交接登記表》，將印章移交給財務(wù)部門專人保管。（二）啟用1.新印章啟用前，財務(wù)部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，詳細(xì)說明啟用日期、印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并附上印模。2.《印章啟用申請表》經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人審核、公司總經(jīng)理審批后，方可啟用新印章。3.印章啟用后，財務(wù)部門應(yīng)及時將新印章的啟用情況通知相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，以確保全體員工知曉。四、印章的保管（一）保管人員1.財務(wù)專用章由財務(wù)負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)保管，此人不得同時保管法人章。2.發(fā)票專用章由負(fù)責(zé)發(fā)票開具與管理的人員保管。3.法人章由財務(wù)負(fù)責(zé)人或其指定的專人保管。（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜等，確保印章安全。2.印章保管人員因事離崗時，應(yīng)將印章妥善交接給其他指定人員，并辦理交接手續(xù)，嚴(yán)禁擅自將印章交他人代管。3.嚴(yán)禁將印章攜帶外出使用，如因特殊情況確需攜帶外出的，必須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由兩人以上共同攜帶，使用完畢后及時交回保管。4.印章保管人員應(yīng)保持印章的整潔，定期對印章進(jìn)行清潔保養(yǎng)，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或字跡模糊，應(yīng)及時報告并按規(guī)定申請更換。五、印章的使用（一）使用范圍1.財務(wù)專用章：主要用于財務(wù)結(jié)算憑證、銀行票據(jù)、財務(wù)報表、財務(wù)合同等與財務(wù)相關(guān)文件的簽章。2.發(fā)票專用章：僅用于公司開具的各類發(fā)票上的蓋章。3.法人章：用于需要法人簽字確認(rèn)的財務(wù)文件、重要合同協(xié)議等。（二）使用流程1.經(jīng)辦人填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用途、金額、涉及合同編號等信息，并附上相關(guān)文件資料。2.將《印章使用申請表》連同附件提交給部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后簽字確認(rèn)。3.《印章使用申請表》及附件再提交給財務(wù)負(fù)責(zé)人審批，財務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)具體情況進(jìn)行審批，同意后方可蓋章。4.對于重大事項或金額較大的用印，還需報公司總經(jīng)理審批。5.印章保管人員在收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，應(yīng)仔細(xì)核對申請內(nèi)容與附件資料是否一致，確認(rèn)無誤后在相應(yīng)文件上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上登記蓋章日期、文件名稱、用印人等信息。（三）使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白支票、空白合同等上加蓋財務(wù)部門印章。2.如因業(yè)務(wù)需要確需在空白紙張上先加蓋印章的，必須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在蓋章后對空白紙張的用途進(jìn)行明確限制和監(jiān)督。3.對于涉及對外借款、擔(dān)保、投資等重大財務(wù)事項的合同協(xié)議，應(yīng)在條款審核無誤后，按照規(guī)定流程加蓋印章。六、印章的更換與廢止（一）更換1.當(dāng)印章磨損嚴(yán)重、字跡不清或因其他原因影響正常使用時，印章保管人員應(yīng)及時填寫《印章更換申請表》，詳細(xì)說明更換原因、擬更換印章的名稱、規(guī)格等信息，并附上原印章。2.《印章更換申請表》經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人審核、公司總經(jīng)理審批后，按印章刻制流程重新刻制新印章，并辦理新印章的啟用手續(xù)，同時廢止原印章。（二）廢止1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，導(dǎo)致財務(wù)部門印章不再使用時，由財務(wù)部門填寫《印章廢止申請表》，說明廢止原因、印章名稱、規(guī)格等信息。2.《印章廢止申請表》經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人審核、公司總經(jīng)理審批后，將廢止印章交回公司行政部門統(tǒng)一保管或按規(guī)定銷毀。3.印章廢止后，財務(wù)部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布公告，停止使用廢止印章。七、印章的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司審計部門負(fù)責(zé)對財務(wù)部門印章管理使用情況進(jìn)行定期審計監(jiān)督，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況，確保印章使用合法、合規(guī)、安全。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管是否安全，是否存在違規(guī)保管情況。2.印章使用流程是否嚴(yán)格執(zhí)行，審批手續(xù)是否齊全。3.印章使用登記記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否與實際用印情況相符。4.印章的刻制、啟用、更換、廢止等環(huán)節(jié)是否按規(guī)定辦理手續(xù)。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時出具審計報告，提出整改意見和建議。2.財務(wù)部門應(yīng)針對審計報告中提出的問題，認(rèn)真分析原因，制定整改措施，并在規(guī)定時間內(nèi)完成整改。3.對違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，對責(zé)任人員給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；如給公司造成損失的，還應(yīng)追究其經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。